1. Como configurar as notificações de despesas e para quais cenários é possível receber notificações? Todos os canais de notificação podem ser desativados?
Para configurar os alertas de despesas, vá para o seu Perfil e navegue até a seção Notificações.
Você pode optar por receber notificações por e-mail ou celular para os seguintes casos:
- Criação de um novo cartão
- Pagamento feito com cartão
- Rejeição de um cartão
- Solicitação de um novo cartão
- Disponibilidade de relatório de despesas para exportação
- Aprovação ou rejeição de uma despesa.
Embora você tenha a opção de desativar determinados canais (e-mail ou celular), nem todos eles podem ser desativados. Isso acontece porque as despesas exigem um nível extra de conscientização para garantir o monitoramento eficiente de todos os gastos que ocorrem na sua empresa.
2. E se a despesa for rejeitada após o dinheiro ter sido gasto?
A empresa tem autoridade para determinar o curso de ação quando um(a) gestor(a) opta por rejeitar uma despesa feita com um cartão. Por exemplo, eles podem criar manualmente uma dedução na folha de pagamento.
3. É possível baixar ou exportar despesas e documentos associados a elas em massa?
Com certeza! Você pode baixar ou exportar despesas em massa.
- Navegue até a seção Despesas
- Clique no menu localizado no canto superior direito
- Especifique o formato de arquivo desejado, o intervalo de datas e se deseja baixar os documentos também.
4. O que acontece com os comentários se eu rejeitar as despesas e depois reiniciar o fluxo de aprovação?
Quando você redefine o fluxo de aprovação, os comentários associados às despesas rejeitadas também são excluídos. Porém, se você decidir rejeitar a despesa novamente, terá a oportunidade de fornecer novos comentários, que ficarão visíveis nos detalhes da despesa.
5. É possível identificar se uma despesa foi marcada como Paga?
Com certeza! Depois que a despesa for aprovada, você terá a opção de marcá-la como paga na página de detalhes da despesa, ou em massa na tabela Despesas. O(a) colaborador(a) receberá uma notificação informando que a despesa foi marcada como paga, mas pode levar algum tempo até que o dinheiro seja recebido.
6. É possível relatar uma despesa em nome de outra pessoa?
No momento, não é possível relatar despesas em nome de outra pessoa.
7. É possível anexar diversos arquivos ao enviar meu relatório de despesas?
Com certeza. Você pode adicionar diversos arquivos conforme sua necessidade.
🇪🇸 Lembre-se de que apenas um documento será considerado válido e assinado para fins fiscais. Portanto, é recomendável digitalizar todas as páginas juntas usando seu aplicativo móvel antes de enviar o documento. Você pode identificar o documento assinado com a etiqueta "eSigned", ou "assinado eletrônicamente".
8. Como posso ativar o NIF (Número de Identificação Fiscal) do fornecedor?
- Vá para a página de configurações de Despesas
- Ative o botão para que fique visível ao adicionar uma despesa
- Abra a configuração para tornar este campo opcional ou obrigatório
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9. Posso criar ou modificar categorias?
Infelizmente, não é possível adicionar ou editar categorias. Entretanto, embora não seja possível modificá-las, você pode criar quantas subcategorias forem necessárias para cada categoria.
10. É possível registar o valor do IVA (Imposto sobre o Valor Agregado)?
Sim, você tem três campos disponíveis para inserir informações fiscais: o valor base, o tipo de imposto e o valor do imposto. O número de IVAs necessários pode variar dependendo da compra, mas você pode adicionar até 5 tipos de impostos.
11. Posso definir regras para aprovação automática de algumas despesas que correspondam à minha política de gastos? Por exemplo, um tipo específico de refeição abaixo de um determinado valor.
Sim, você pode criar uma regra para a categoria "Refeições" e a subcategoria "Jantar", definir o valor e estabelecer um período de tempo.
Em seguida, você pode criar outra regra para a categoria "Refeições" e a subcategoria "Café da manhã", definir o valor e definir o período.
As despesas que atenderem a todas as condições definidas serão automaticamente aprovadas. As demais passarão pelo processo de aprovação manual.
Saiba mais sobre regras inteligentes para aprovação automática de despesas