Cuando un gasto permanece pendiente, retrasa el reembolso y genera problemas financieros. A continuación, se presenta una guía concisa de solución de problemas que puede seguir en Factorial .

Lista de verificación rápida: primeras cosas a comprobar

1. Consultar el estado del gasto (Pendiente, Cambios solicitados, Aprobados, Rechazados).
2. Mira el próximo aprobador que se muestra en los detalles de gastos (persona o rol).
3. Confirme que el aprobador pueda ver las notificaciones (bandeja de entrada en la aplicación, correo electrónico, push).
4. Verifique que el aprobador esté activo en Factorial y asignado al rol o equipo correcto.
5. Verifique si el empleado está asignado a un flujo de aprobación.

¿Por qué se estancan los gastos?

• El gasto está en estado de cambios solicitados y esperando la acción del empleado.
• El aprobador nunca recibió o no recibió la notificación.
• El aprobador no está asignado correctamente (aprobador basado en roles, pero el empleado no está en ese equipo o el gerente no está configurado).
• El aprobador está inactivo, de licencia o no hay ningún delegado configurado.
• El flujo de aprobación está mal configurado o el empleado no está asignado a ningún flujo.
• Error o fallo del sistema (raro).

Solución de problemas paso a paso

1. Identifica quién está bloqueando

• Abra el gasto, marque “próximo aprobador” y el nivel de aprobación.
• Si dice Cambios solicitados , el comentario de la solicitud explicará lo que debe hacer el empleado.

2. Contacte directamente al aprobador

• Envíe un mensaje breve pidiéndoles que revisen el elemento pendiente en Factorial y verifiquen la carpeta de spam/correo no deseado en busca de notificaciones por correo electrónico.
• Recuérdeles que pueden aprobar desde la bandeja de entrada de la aplicación o la aplicación móvil.

3. Si el aprobador no puede ver el gasto

• Verificar el tipo de aprobador:
  • Gerente → verifique el campo de gerente del empleado en su perfil.
  • Equipo o Líder de Equipo → verificar la asignación de equipo del empleado y la asignación de líder de equipo.
  • Aprobador de tiempo libre → asegúrese de que el rol esté configurado para este empleado.
  • Administradores → Los administradores deben tener acceso para aprobar si se les asigna ese rol.
• Si un aprobador basado en roles está vacío debido a que falta un equipo o gerente, asigne el equipo o gerente correcto o cambie temporalmente el aprobador a una persona.

4. El aprobador está ausente o inactivo

• Utilice un delegado o aprobador suplente para días festivos y licencias.
• Si no tiene configurada la delegación, asigne temporalmente al empleado a un flujo diferente que incluya un aprobador disponible (administrador o líder del equipo).

5. El empleado necesita actuar

• Si el gasto es “Cambios solicitados”, solicite al empleado que actualice el recibo, la descripción o el monto reembolsable y lo vuelva a enviar.

6. Intervención administrativa (usar con precaución)

• Como administrador, puedes:
  • Reasignar al empleado a un flujo de aprobación diferente temporalmente, o
  • Cambie el nivel de aprobación para incluir administradores para que el departamento de finanzas pueda resolver elementos urgentes.
• Precaución : restablecer un flujo de aprobación de gastos o forzar la aprobación puede requerir pasos de nueva aprobación y debe registrarse para auditoría.

7. Problemas del sistema

• Si todo parece correcto pero el gasto aún no se mueve:
  • Reproduzca el problema en otro navegador o en modo de incógnito para descartar problemas de interfaz de usuario en caché.
  • Recopile el ID del gasto, las capturas de pantalla y los pasos exactos, luego comuníquese con el soporte Factorial .

Acciones preventivas

• Proporcione a los flujos nombres y descripciones claros para que los administradores sepan qué empleados cubre cada flujo.
• Utilice aprobadores basados en roles, pero asegúrese de que los datos del equipo y del gerente se mantengan actualizados.
• Establecer aprobadores alternativos o delegación para períodos de ausencia comunes.
• Mantenga las cadenas de aprobación cortas, normalmente de 1 a 2 niveles, para reducir los cuellos de botella.
• Incentive a los aprobadores a habilitar las notificaciones y revisar la bandeja de entrada de la aplicación periódicamente.

Cuándo contactar con el soporte Factorial

• Si el aprobador está activo y asignado correctamente, pero la interfaz de usuario de gastos muestra estados inconsistentes o errores.
• Proporcionar: ID del gasto, capturas de pantalla del detalle del gasto y flujo de aprobación, nombre del aprobador y hora del incidente.