Quando uma despesa fica pendente, o reembolso é adiado e gera ruído para o setor financeiro. Abaixo, você encontra um guia conciso de solução de problemas e resolução de problemas que você pode seguir na Factorial .
Lista de verificação rápida - primeiras coisas a verificar
- Verifique o status da despesa (Pendente, Alterações solicitadas, Aprovado, Rejeitado).
- Observe o próximo aprovador mostrado nos detalhes da despesa (pessoa ou função).
- Confirme se o aprovador pode ver notificações (caixa de entrada no aplicativo, e-mail, push).
- Verifique se o aprovador está ativo no Factorial e atribuído à função ou equipe correta.
- Verifique se o funcionário está atribuído a um fluxo de aprovação.
Por que as despesas ficam estagnadas
- A despesa está no estado Alterações solicitadas e aguardando ação do funcionário.
- O aprovador nunca recebeu ou perdeu a notificação.
- O aprovador não está mapeado corretamente (aprovador baseado em função, mas o funcionário não está naquela equipe ou o gerente não está definido).
- O aprovador está inativo, de licença ou não há nenhum delegado definido.
- O fluxo de aprovação está mal configurado ou o funcionário não está atribuído a nenhum fluxo.
- Erro ou bug do sistema (raro).
Solução de problemas passo a passo
1. Identifique quem está bloqueando
- Abra a despesa, marque “próximo aprovador” e o nível de aprovação.
- Se disser Alterações solicitadas , o comentário da solicitação explicará o que o funcionário deve fazer.
2. Contate o aprovador diretamente
- Envie uma mensagem curta pedindo que eles revisem o item pendente no Factorial e verifiquem a caixa de spam/lixo eletrônico para notificações por e-mail.
- Lembre-os de que eles podem aprovar na caixa de entrada do aplicativo ou no aplicativo móvel.
3. Se o aprovador não puder ver a despesa
- Verifique o tipo de aprovador:
- Gerente → verifique o campo de gerente do funcionário no perfil dele.
- Equipe ou Líder de Equipe → verifique a atribuição de equipe do funcionário e o mapeamento do líder de equipe.
- Aprovador de folgas → certifique-se de que a função esteja configurada para este funcionário.
- Administradores → os administradores devem ter acesso para aprovar se essa função for atribuída a eles.
- Se um aprovador baseado em função estiver vazio devido à ausência de uma equipe/gerente, atribua a equipe ou gerente correto ou altere temporariamente o aprovador para uma pessoa.
4. O aprovador está ausente ou inativo
- Use um delegado ou aprovador alternativo para feriados e licenças.
- Se você não tiver uma delegação configurada, atribua temporariamente o funcionário a um fluxo diferente que inclua um aprovador disponível (administrador ou líder de equipe).
5. O funcionário precisa agir
- Se a despesa for “Alterações solicitadas”, peça ao funcionário para atualizar o recibo, a descrição ou o valor reembolsável e reenviar.
6. Intervenção administrativa (usar com cuidado)
- Como administrador, você pode:
- Reatribuir o funcionário a um fluxo de aprovação diferente temporariamente ou
- Altere o nível de aprovação para incluir administradores para que o financeiro possa liberar itens urgentes.
- Cuidado : redefinir um fluxo de aprovação de despesas ou forçar uma aprovação pode exigir etapas de reaprovação e deve ser registrado para auditoria.
7. Problemas de sistema
- Se tudo parece correto, mas a despesa ainda não se move:
- Reproduza o problema em outro navegador ou no modo anônimo para descartar problemas de interface do usuário em cache.
- Colete o ID da despesa, capturas de tela e etapas exatas e entre em contato com o Suporte Factorial .
Ações preventivas
- Dê aos fluxos nomes e descrições claros para que os administradores saibam quais funcionários cada fluxo abrange.
- Use aprovadores baseados em funções, mas garanta que os dados da equipe e do gerente sejam mantidos atualizados.
- Defina aprovadores alternativos ou delegação para períodos de ausência comuns.
- Mantenha as cadeias de aprovação curtas, normalmente de 1 a 2 níveis, para reduzir gargalos.
- Incentive os aprovadores a habilitar notificações e verificar a caixa de entrada do aplicativo regularmente.
Quando entrar em contato com o Suporte Factorial
- Se o aprovador estiver ativo e mapeado corretamente, mas a interface de despesas mostrar estados inconsistentes ou erros.
- Forneça: ID da despesa, capturas de tela dos detalhes da despesa e fluxo de aprovação, nome do aprovador e hora do incidente.