Lorsqu'une dépense reste en attente, son remboursement est retardé et le service financier est perturbé. Vous trouverez ci-dessous un guide concis de dépannage et de résolution des problèmes que vous pouvez suivre dans Factorial .

Liste de contrôle rapide - premières choses à vérifier

1. Vérifiez l' état des dépenses (En attente, Modifications demandées, Approuvé, Rejeté).
2. Regardez le prochain approbateur affiché dans les détails des dépenses (personne ou rôle).
3. Confirmez que l'approbateur peut voir les notifications (boîte de réception intégrée à l'application, e-mail, push).
4. Vérifiez que l'approbateur est actif dans Factorial et affecté au bon rôle ou à la bonne équipe.
5. Vérifiez si l’employé est affecté à un flux d’approbation.

Pourquoi les dépenses restent bloquées

• La dépense est dans l'état Modifications demandées et en attente d'action de l'employé.
• L'approbateur n'a jamais reçu ou manqué la notification.
• L'approbateur n'est pas correctement mappé (approbateur basé sur le rôle, mais employé ne faisant pas partie de cette équipe ou responsable non défini).
• L'approbateur est inactif, en congé ou aucun délégué n'est défini.
• Le flux d'approbation est mal configuré ou l'employé n'est affecté à aucun flux.
• Erreur système ou bug (rare).

Dépannage étape par étape

1. Identifiez qui bloque

• Ouvrez la dépense, cochez « prochain approbateur » et le niveau d’approbation.
• S'il est indiqué « Modifications demandées » , le commentaire de la demande expliquera ce que l'employé doit faire.

2. Contactez directement l'approbateur

• Envoyez un court message leur demandant de vérifier l'élément en attente dans Factorial et de vérifier les spams/indésirables pour les notifications par e-mail.
• Rappelez-leur qu'ils peuvent approuver depuis la boîte de réception de l'application ou depuis l'application mobile.

3. Si l'approbateur ne peut pas voir la dépense

• Vérifiez le type d'approbateur :
  • Responsable → vérifiez le champ responsable de l'employé dans son profil.
  • Équipe ou chef d'équipe → vérifiez l'affectation de l'employé à l'équipe et la cartographie du chef d'équipe.
  • Approbateur de congés → assurez-vous que le rôle est configuré pour cet employé.
  • Administrateurs → Les administrateurs doivent avoir accès pour approuver s'ils se voient attribuer ce rôle.
• Si un approbateur basé sur les rôles est vide en raison d'une équipe/d'un responsable manquant, attribuez l'équipe ou le responsable approprié ou remplacez temporairement l'approbateur par une personne.

4. L'approbateur est absent ou inactif

• Utilisez un délégué ou un approbateur alternatif pour les jours fériés et les congés.
• Si vous n'avez pas configuré de délégation, affectez temporairement l'employé à un flux différent qui inclut un approbateur disponible (administrateur ou chef d'équipe).

5. L'employé doit agir

• Si la dépense est « Modifications demandées », demandez à l’employé de mettre à jour le reçu, la description ou le montant remboursable et de le soumettre à nouveau.

6. Intervention de l'administrateur (à utiliser avec précaution)

• En tant qu'administrateur, vous pouvez :
  • Réaffecter temporairement l'employé à un flux d'approbation différent, ou
  • Modifiez le niveau d’approbation pour inclure les administrateurs afin que le service financier puisse traiter les éléments urgents.
• Attention : la réinitialisation d'un flux d'approbation de dépenses ou le forçage d'une approbation peut nécessiter des étapes de réapprobation et doit être enregistrée pour audit.

7. Problèmes système

• Si tout semble correct mais que la dépense ne bouge toujours pas :
  • Reproduisez le problème dans un autre navigateur ou en mode navigation privée pour exclure les problèmes d'interface utilisateur mis en cache.
  • Collectez l'identifiant des dépenses, les captures d'écran et les étapes exactes, puis contactez le support Factorial .

Actions préventives

• Donnez aux flux des noms et des descriptions clairs afin que les administrateurs sachent quels employés chaque flux couvre.
• Utilisez des approbateurs basés sur les rôles, mais assurez-vous que les données de l'équipe et du responsable sont tenues à jour.
• Définissez des approbateurs alternatifs ou une délégation pour les périodes d'absence courantes.
• Gardez les chaînes d’approbation courtes, généralement 1 à 2 niveaux, pour réduire les goulots d’étranglement.
• Encouragez les approbateurs à activer les notifications et à consulter régulièrement la boîte de réception de l'application.

Quand contacter le support Factorial

• Si l'approbateur est actif et correctement mappé, mais que l'interface utilisateur des dépenses affiche des états incohérents ou des erreurs.
• Fournir : l'ID de dépense, des captures d'écran des détails de la dépense et du flux d'approbation, le nom de l'approbateur et l'heure de l'incident.