Wenn eine Ausgabe aussteht, verzögert sich die Erstattung und es entsteht Ärger in der Finanzabteilung. Nachfolgend finden Sie eine kurze Anleitung zur Fehlerbehebung und -behebung, die Sie in Factorial befolgen können.

Kurze Checkliste – Erste Dinge, die Sie überprüfen sollten

1. Überprüfen Sie den Ausgabenstatus (Ausstehend, Änderungen angefordert, Genehmigt, Abgelehnt).
2. Sehen Sie sich den nächsten Genehmiger an, der in den Ausgabendetails angezeigt wird (Person oder Rolle).
3. Bestätigen Sie, dass der Genehmiger Benachrichtigungen sehen kann (Posteingang in der App, E-Mail, Push).
4. Überprüfen Sie, ob der Genehmiger in Factorial aktiv ist und der richtigen Rolle oder dem richtigen Team zugewiesen ist.
5. Prüfen Sie, ob der Mitarbeiter einem Genehmigungsablauf zugeordnet ist.

Warum Ausgaben stecken bleiben

• Die Ausgabe befindet sich im Status „Änderungen angefordert “ und wartet auf eine Aktion des Mitarbeiters.
• Der Genehmiger hat die Benachrichtigung nie erhalten oder verpasst.
• Der Genehmiger ist nicht richtig zugeordnet (rollenbasierter Genehmiger, aber Mitarbeiter nicht in diesem Team oder Manager nicht festgelegt).
• Der Genehmiger ist inaktiv, im Urlaub oder es wurde kein Stellvertreter festgelegt.
• Der Genehmigungsablauf ist falsch konfiguriert oder der Mitarbeiter ist keinem Ablauf zugewiesen.
• Systemfehler oder Bug (selten).

Schritt-für-Schritt-Fehlerbehebung

1. Identifizieren Sie, wer blockiert

• Öffnen Sie die Ausgabe, aktivieren Sie „Nächster Genehmiger“ und die Genehmigungsebene.
• Wenn dort „Änderungen angefordert“ steht, wird im Anforderungskommentar erläutert, was der Mitarbeiter tun muss.

2. Kontaktieren Sie den Genehmiger direkt

• Senden Sie eine kurze Nachricht mit der Bitte, das ausstehende Element in Factorial zu überprüfen und Spam/Junk auf E-Mail-Benachrichtigungen zu prüfen.
• Erinnern Sie sie daran, dass sie die Genehmigung über den In-App-Posteingang oder die mobile App erteilen können.

3. Wenn der Genehmiger die Ausgabe nicht sehen kann

• Überprüfen Sie den Genehmigertyp:
  • Manager → Überprüfen Sie das Managerfeld des Mitarbeiters in seinem Profil.
  • Team oder Teamleiter → Überprüfen Sie die Teamzuordnung des Mitarbeiters und die Teamleiterzuordnung.
  • Urlaubsgenehmiger → Stellen Sie sicher, dass die Rolle für diesen Mitarbeiter konfiguriert ist.
  • Administratoren → Administratoren sollten Zugriff zur Genehmigung haben, wenn ihnen diese Rolle zugewiesen ist.
• Wenn ein rollenbasierter Genehmiger aufgrund eines fehlenden Teams/Managers leer ist, weisen Sie das richtige Team oder den richtigen Manager zu oder ändern Sie den Genehmiger vorübergehend in eine Person.

4. Der Genehmiger ist abwesend oder inaktiv

• Nutzen Sie für Urlaub und Abwesenheit einen Delegierten oder alternativen Genehmiger.
• Wenn Sie keine Delegation eingerichtet haben, weisen Sie den Mitarbeiter vorübergehend einem anderen Ablauf zu, der einen verfügbaren Genehmiger (Administrator oder Teamleiter) umfasst.

5. Der Mitarbeiter muss handeln

• Wenn für die Ausgabe „Änderungen angefordert“ angegeben ist, bitten Sie den Mitarbeiter, den Beleg, die Beschreibung oder den erstattungsfähigen Betrag zu aktualisieren und erneut einzureichen.

6. Admin-Eingriff (mit Vorsicht verwenden)

• Als Administrator können Sie:
  • Den Mitarbeiter vorübergehend einem anderen Genehmigungsprozess zuordnen oder
  • Ändern Sie die Genehmigungsebene, um Administratoren einzubeziehen, damit die Finanzabteilung dringende Posten genehmigen kann.
• Achtung : Das Zurücksetzen eines Ausgabengenehmigungsablaufs oder das Erzwingen einer Genehmigung kann erneute Genehmigungsschritte erfordern und sollte zur Prüfung protokolliert werden.

7. Systemprobleme

• Wenn alles korrekt aussieht, sich die Ausgabe aber trotzdem nicht bewegt:
  • Reproduzieren Sie das Problem in einem anderen Browser oder im Inkognito-Modus, um Probleme mit der zwischengespeicherten Benutzeroberfläche auszuschließen.
  • Sammeln Sie die Ausgaben-ID, Screenshots und genauen Schritte und wenden Sie sich dann an Factorial Support.

Präventivmaßnahmen

• Geben Sie den Flows eindeutige Namen und Beschreibungen, damit Administratoren wissen, welche Mitarbeiter jeder Flow abdeckt.
• Verwenden Sie rollenbasierte Genehmiger, stellen Sie jedoch sicher, dass die Team- und Managerdaten auf dem neuesten Stand gehalten werden.
• Legen Sie alternative Genehmiger oder Delegationen für häufige Abwesenheitszeiten fest.
• Halten Sie Genehmigungsketten kurz, normalerweise 1–2 Ebenen, um Engpässe zu vermeiden.
• Fordern Sie die Genehmiger auf, Benachrichtigungen zu aktivieren und den Posteingang in der App regelmäßig zu überprüfen.

Wann Sie Factorial Support kontaktieren sollten

• Wenn der Genehmiger aktiv und korrekt zugeordnet ist, die Benutzeroberfläche der Ausgaben jedoch inkonsistente Zustände oder Fehler anzeigt.
• Geben Sie Folgendes an: Ausgaben-ID, Screenshots der Ausgabendetails und des Genehmigungsablaufs, Name des Genehmigers und Uhrzeit des Vorfalls.