Agilize seu faturamento com o Invoice Tracking System da Factorial . Carregue faturas facilmente e use nossa tecnologia OCR para extração automatizada de dados, economizando tempo e reduzindo erros. Simplifique lançamentos contábeis e obtenha melhor controle financeiro.

Onde encontrar faturas

1. Na barra lateral, vá para Gastos → Faturas

Status de pagamento de faturas

Acompanhe o status do pagamento da sua fatura aqui. Acesse informações detalhadas para gerenciar suas finanças de forma eficaz e garantir pagamentos pontuais aos fornecedores. As principais métricas fornecidas incluem:

• Total: valor total de pagamentos registrados.
• Pago: valor total que foi pago com sucesso.
• Pendentes: faturas que ainda não foram pagas, mas estão dentro do prazo de pagamento.
• Vencidas: faturas que permanecem sem pagamento após a data de vencimento.
• Número de faturas pendentes e vencidas: uma contagem de faturas pendentes e vencidas.
• Valor base e impostos: detalhamento dos valores da fatura, distinguindo entre o valor base e quaisquer impostos associados.

Como gerenciar o status das faturas

Suas faturas podem passar por quatro status distintos:

• Para revisar: faturas carregadas entram neste estágio para verificações de precisão. Após a verificação, clique em Aprovar ou Rejeitar .
• Aprovado: as faturas estão prontas para serem pagas.
• Rejeitadas: as faturas são marcadas como Rejeitadas devido a discrepâncias ou erros.
• Pago: faturas que concluíram todos os processos e foram pagas. Você pode marcá-las como pagas lá ou por meio de conciliação bancária.

Para alterar o status:

1. Abra a fatura que deseja atualizar
2. Selecione a ação

Como fazer upload de faturas em massa

1. Na seção Faturas, clique em Carregar faturas no canto superior direito
2. Selecione um arquivo ou arraste-o para a área designada
3. Clique em Concluir e fechar
4. Nosso sistema OCR lerá automaticamente os dados e preencherá automaticamente as informações
5. Revise os dados pré-preenchidos para verificar a precisão
6. Se necessário, você pode criar um novo fornecedor diretamente desta página
7. Clique em Aprovar

Como receber faturas na caixa de correio

Você tem uma caixa de correio para receber e visualizar faturas por e-mail. Ela funciona apenas como uma caixa de entrada, então você não pode enviar ou responder e-mails deste endereço.

1. Vá para a seção Faturas
2. Copie o endereço de e-mail no canto superior direito
3. Todas as suas faturas serão recebidas na caixa de correio e lidas automaticamente pelo nosso OCR

Como exportar faturas

1. Vá para a seção Faturas
2. Clique no ícone de três pontos no canto superior direito
3. Selecione Exportar faturas
4. Escolha o formato desejado, aplique os filtros necessários e configure os nomes das colunas de acordo com suas necessidades
5. Clique em Salvar

Como gerenciar contas bancárias

Aprenda a gerenciar suas contas bancárias dentro Factorial , simplificando as operações financeiras com integração e automação perfeitas.

1. Adicionando manualmente uma conta bancária

1. Clique no botão "Adicionar conta".
2. Selecione a entidade legal para a qual você deseja adicionar a conta bancária.
3. Selecione 'Adicionar manualmente' e clique em 'Avançar'.

Informações básicas : Insira os detalhes necessários para iniciar a agregação de dados:

• Alias da conta : atribua um nome exclusivo para fácil identificação.
• Opções de formato de conta : Escolha uma das seguintes:
  • IBAN
  • Número da conta + código de classificação
  • Número da conta + número de roteamento
  • Nome do banco + número da conta
  • CLABE
  • Outro
• Moeda : especifique a moeda da conta.

Sua conta será criada automaticamente após o preenchimento desses detalhes!

2. Adicionar uma conta bancária via Open Banking

1. Clique no botão "Adicionar conta".
2. Selecione a entidade legal à qual você deseja adicionar a conta bancária.
3. Escolha seu banco na lista fornecida e clique em "Avançar".
4. Clique em 'Finish and Synchronize'. Você será redirecionado para a página de login do seu banco para fazer login com segurança.

Insira suas credenciais de login bancário para começar a importar suas contas bancárias e transações. Sua conta bancária será conectada com Factorial por 90 dias, permitindo que mantenhamos suas transações atualizadas para fácil reconciliação com faturas e facilitando processos de reconciliação bancária suaves.

Reconecte sua conta bancária

Informações adicionais

• O que significa "Concluir configuração da conta"?
  • Você deve revisar certos detalhes bancários, como alias da conta, IBAN ou moeda, e pediremos que você selecione uma conta contábil para o banco. Esta etapa é necessária para criar os lançamentos contábeis correspondentes em seu sistema de contabilidade.
• O que significa "Concluir criação de conta"?
  • Este status indica que você iniciou o processo de conexão com um banco, mas não o concluiu.

Como excluir uma conta?

Dentro da conta, clique em ver detalhes e lá você encontrará a opção de excluir a conta.

Principais funcionalidades na seção Contas bancárias

Ver detalhes

Acesse um painel lateral que exibe detalhes da conta, incluindo entidade legal, nome do beneficiário, IBAN e moeda.

1. Clique em Ver detalhes

Lá dentro você encontrará:

• Informações da conta : exibe detalhes como entidade legal, nome do beneficiário, IBAN e moeda.
• Seleção de conta contábil : permite selecionar a conta contábil correspondente para o banco.
• Última sincronização : mostra a data de sincronização mais recente com o banco.
• Excluir conta : se precisar remover a conta bancária do sistema, você pode fazer isso aqui.

Importar transações bancárias

Carregue um arquivo para importar suas transações bancárias para Factorial . Basta arrastar e soltar o modelo concluído, que fornecemos para você preencher com dados exportados do seu banco, no sistema.

Para importar transações bancárias:

1. Clique em Importar transações bancárias
2. Baixe nosso modelo
3. Recupere os dados da transação do seu banco e preencha o modelo adequadamente
4. Arraste e solte o modelo preenchido no Factorial . Se ocorrer algum erro, nós o guiaremos para corrigi-lo até que o upload seja bem-sucedido.
5. Clique em Importar dados

Transações de exportação

Personalize e exporte seus dados de transações em vários formatos, adaptando as informações exportadas às suas necessidades.

Para exportar transações:

1. Navegue até a seção da conta bancária desejada
2. Clique no ícone de três pontos e selecione Exportar transações
3. Escolha seu formato, aplique os filtros necessários e configure os nomes das colunas de acordo com suas necessidades
4. Clique em Salvar

Conciliação bancária

A reconciliação bancária envolve a correspondência de suas transações bancárias com registros comerciais, incluindo faturas de clientes, contas de fornecedores e pagamentos. Esse processo essencial é necessário para a maioria das empresas e fornece vários benefícios. Ele ajuda a minimizar erros em relatórios financeiros, melhora a detecção de fraudes e otimiza o gerenciamento de fluxo de caixa.

Visão geral da visão de reconciliação bancária

A interface de reconciliação bancária é dividida em três seções principais: transações, entradas de contrapartida e entrada resultante .

• Painel esquerdo : exibe transações bancárias que estão pendentes de reconciliação. Você pode utilizar o filtro para alternar entre transações pendentes e reconciliadas
• Painel direito : aqui, você pode combinar transações com as faturas aprovadas e visualizar entradas de contrapartida. Apenas faturas aprovadas são elegíveis para reconciliação

Processo de reconciliação

Siga estas etapas para reconciliar uma transação bancária:

1. Selecione uma transação bancária : clique na transação que deseja conciliar
2. Sugestão de IA : nossa ferramenta de IA irá sugerir automaticamente a fatura correspondente
3. Reconciliar : Se os detalhes estiverem corretos, clique no botão "Reconciliar"
4. Confirmação : a transação será marcada como reconciliada e o status da fatura será atualizado para 'Pago'.
5. Opção de rejeição : se necessário, você pode rejeitar a sugestão da IA e escolher outra fatura manualmente

Cenários abrangidos

1. Uma fatura - Uma transação bancária
2. Pagamento parcial: uma fatura → 1ª transação bancária + 2ª transação bancária
3. Várias faturas - Uma transação bancária
4. Uma fatura - Várias transações bancárias
5. Reconciliar sem documento

Reconciliação dentro da seção Fatura

Você também pode iniciar a reconciliação diretamente na seção de fatura:

1. Acesse a fatura : navegue até uma fatura aprovada e clique nela
2. Transações associadas : nos detalhes da fatura, você encontrará uma seção “Transações associadas” com um botão “Reconciliar”
3. Reconciliar : ao clicar, uma nova visualização exibirá todas as transações bancárias relacionadas
4. Reconciliação completa : selecione a transação apropriada e confirme a reconciliação

Este método suporta os mesmos cenários de reconciliação mencionados anteriormente.

Como exportar seus dados de transação

1. Selecione o formato de exportação e o intervalo de datas:
   • Escolha entre um arquivo CSV ou Excel e as datas de início e término para as transações que você deseja baixar. Isso permite que você personalize o período para o qual você precisa dos dados.
2. Receba seus dados:
   • Após selecionar as datas, o sistema processará sua solicitação. Você receberá uma notificação por e-mail com um link para baixar seus dados.
3. Baixe e revise o arquivo Excel:
   • O arquivo que você receberá estará no formato Excel. Ele inclui todas as transações, faturas, links para as faturas e detalhes de reconciliação.
   • Baixe o arquivo no link fornecido no e-mail e salve-o no seu dispositivo.

Contabilidade

Plano de Contas

O Plano de Contas é uma lista abrangente de todas as contas usadas para registrar transações financeiras no razão geral de uma organização. Você pode acessar o Plano de Contas na seção Contabilidade .

Configuração

Para importar contas, navegue até a seção Contabilidade e clique em Importar contas .

Uma caixa de diálogo aparecerá, permitindo que você:

• Baixar um modelo : Baixe um modelo do Excel que inclua todas as contas contábeis usadas atualmente pela sua empresa.
• Carregar modelo concluído : depois de inserir suas contas contábeis no modelo do Excel, carregue-o novamente no Factorial para atualizar seu sistema com as novas informações.

Benefícios de ter um plano de contas

Ter um Plano de Contas bem organizado ajuda você a:

• Associe contas contábeis a contas bancárias e fornecedores específicos, melhorando a clareza e o gerenciamento financeiro.

Reconciliação Automatizada

Factorial criará automaticamente lançamentos contábeis para este segmento da contabilidade, simplificando seu processo de reconciliação e reduzindo a entrada manual de dados.

Contas contábeis

Como adicionar novas contas contábeis

1. 1. Crie uma nova conta : adicione facilmente novas contas contábeis diretamente no Factorial , garantindo que seu Plano de Contas permaneça abrangente e atualizado.

1. 2. Baixe e modifique o modelo de conta : baixe o modelo de conta pré-preenchido com dados existentes, adicione novas contas contábeis no Excel e importe-o novamente para Factorial .

Editar uma conta contábil

• Para editar uma conta contábil existente, basta clicar no botão "Editar" .
• Faça as alterações necessárias e salve as atualizações.

Mesclar uma conta contábil

• Para mesclar duas contas contábeis, selecione a conta que deseja mesclar.
• Siga as instruções para combinar as transações e saldos das duas contas em um único livro-razão. Mesclar é útil para consolidar contas semelhantes ou redundantes.

Excluir uma conta contábil

• A exclusão de uma conta contábil só é possível quando nenhuma transação ou movimentação foi registrada nessa conta.
• Se uma conta não tiver histórico de movimentação, você pode excluí-la com segurança selecionando a opção "Excluir" .

Razão Geral

A página Razão Geral é onde você encontrará todos os lançamentos contábeis que registram as transações financeiras da sua empresa.

Diários de entrada gerados automaticamente

• Os diários de entrada são criados automaticamente nos seguintes cenários:
  • Quando você recebe uma fatura de um fornecedor.
  • Quando uma transação bancária é recebida na sua conta bancária conectada.
  • Quando você concilia transações bancárias com faturas.
• Factorial cuida da criação desses lançamentos contábeis, garantindo a precisão, desde que você tenha atribuído contas contábeis às entidades apropriadas (por exemplo, impostos, fornecedores, contas bancárias).

Edição manual de diários de faturas

• Ao contrário das transações e reconciliações bancárias, os lançamentos contábeis de faturas podem precisar de revisão ou ajustes manuais.
• Você pode editar as linhas de lançamento contábil das faturas antes de registrá-las no Razão Geral.
• Certifique-se de que todas as linhas de entrada estejam corretas (como valores de débito e crédito correspondentes) antes de finalizar.

Finalizando e registrando entradas

• Depois de revisar as entradas e verificar se tudo está correto, você pode prosseguir para registrar os lançamentos contábeis no Razão Geral.

Entradas de rascunho

A seção Lançamentos de Rascunho armazena os lançamentos contábeis não finalizados, normalmente criados ao contabilizar uma fatura.

Revisando entradas de rascunho

• Nesta seção, você encontrará rascunhos que precisam de revisão ou conclusão adicional antes de serem publicados no Razão Geral.
• Factorial irá alertá-lo sobre quaisquer problemas com o rascunho, como:
  • Valores de débito e crédito desequilibrados .
  • Informações ausentes ou campos obrigatórios.

Finalizando entradas de rascunho

• Depois que todos os erros forem corrigidos e as linhas de entrada forem balanceadas, o diário de entrada será considerado pronto para lançamento.
• Você pode então prosseguir para registrar o rascunho no Razão Geral.

Como gerenciar e atribuir contas contábeis

Configure e atribua facilmente contas contábeis a cada fornecedor, conta bancária e entidade tributária com nossas configurações contábeis simplificadas.

Acessando o Painel de Configuração

1. Navegue até Configurações .
2. Selecione Contabilidade para abrir o painel de configuração.
    

1. Definir contas contábeis padrão

• Factorial fornece uma configuração para atribuir automaticamente contas contábeis às transações.
• Na seção Configurações por padrão , você pode atribuir contas contábeis padrão para:
  • Impostos
  • Fornecedores
  • Contas bancárias

2. Evite a atribuição manual

• Ao definir contas contábeis padrão, você economiza tempo e elimina a necessidade de atribuir contas manualmente para cada transação ou entidade. 
   

Atribuição de contas contábeis

• Contas bancárias
  • Atribuição direta : navegue até cada conta bancária e atribua diretamente a conta contábil apropriada.
  • Via Painel de Detalhes : Alternativamente, acesse o painel "Exibir Detalhes" em cada conta bancária específica para fazer atribuições.
     
• Fornecedores
  • Atribuição direta : clique em cada fornecedor e selecione a conta contábil adequada para aquele fornecedor.
  • Via Perfil do Fornecedor : Vá para a seção do fornecedor na barra lateral e você pode adicionar ou atualizar a conta contábil no perfil de cada fornecedor.
     
• Gerenciando impostos
  • Criar e Atribuir Impostos : Clique em Impostos nas configurações de contabilidade. Aqui, você pode criar e definir os impostos que sua empresa utiliza.
  • Atribuir contas contábeis : para cada imposto, como IVA ou outros impostos aplicáveis, você pode atribuir a conta contábil correspondente para garantir rastreamento e relatórios precisos.

Como pagar faturas e reembolsar despesas via arquivo SEPA

Com esse recurso, você pode pagar faturas e reembolsar despesas por meio de um arquivo SEPA, agilizando seus processos de pagamento. Abaixo está um guia passo a passo sobre como usar esse recurso.

Pagando faturas

1. Selecione as faturas a pagar

• Navegue até a seção Faturas .
• Selecione as faturas que deseja pagar.
• Clique no botão CTA "Enviar para pagar" à direita

2. Vá para Pagamentos Pendentes

• Após enviar as faturas para pagamento, acesse a seção Pagamento através da barra de navegação.
• Na seção Pagamentos Pendentes , você verá uma lista de faturas e despesas prontas para pagamento.
   

3. Crie um pagamento em massa

• Selecione as faturas que deseja pagar.
• Pressione o CTA “Pagamento em massa”.
• Aparecerá um modal onde você pode:
  • Crie um novo pagamento em massa ou
  • Adicionar faturas a um pagamento em massa existente

4. Preencha os detalhes do pagamento

• Ao criar um novo pagamento em massa, forneça as seguintes informações:
  • Nome do pagamento
  • Conta bancária da qual pagar
  • Descrição do pagamento
• Para adicionar a um pagamento em massa existente, basta selecionar o pagamento relevante na lista:

5. Rastreie o status dos pagamentos em massa

• O novo pagamento em massa aparecerá na página Pagamento em massa .
• Aqui, você verá detalhes importantes do pagamento, como:
  • Montante total
  • Faturas
  • Despesas
  • Datas de vencimento
• Você também verá o status de cada pagamento em massa:
  • Pendente
  • Em andamento
  • Pago

6. Gerenciar faturas em um pagamento em massa

• Clique em qualquer pagamento em massa para visualizar a lista de faturas que ele inclui.
• Você pode:
  • Remova faturas do pagamento em massa.
  • Adicione mais faturas , se necessário.

7. Baixe o arquivo SEPA

• Quando o pagamento em massa estiver pronto, pressione o botão "Baixar arquivo SEPA" .
• Esta ação fará o download de um arquivo XML, que você deverá enviar ao seu banco para pagamento.

8. Reconciliar pagamentos

• Assim que o pagamento aparecer nas suas transações bancárias, Factorial sugerirá automaticamente a conciliação com o pagamento em massa correspondente.
• Esta etapa garante que todas as faturas sejam marcadas como Pagas , o status do pagamento em massa seja atualizado para Pago e as entradas contábeis relacionadas sejam criadas no Razão Geral.

Reembolso de despesas

1. Selecione Despesas Aprovadas

• Na seção Despesas , selecione as despesas aprovadas que você deseja reembolsar.
• Selecione a opção “Reembolsar através da SEPA”.

2. Adicionar despesas aos pagamentos pendentes

• Essas despesas selecionadas serão adicionadas à seção Outstanding Payments , semelhante às faturas. Se houver um IBAN faltando para um funcionário, informaremos você sobre esse erro.

3. Crie um pagamento em massa

• Siga os mesmos passos descritos para faturas para criar um pagamento em massa para despesas.

4. Finalize o pagamento

• Baixe o arquivo SEPA e carregue-o no seu banco.
• Factorial reconciliará automaticamente o pagamento assim que ele aparecer nas suas transações bancárias.

Como reconciliar um pagamento em massa SEPA

Visão geral

Quando o banco da sua empresa estiver conectado ao Factorial , você poderá facilmente reconciliar pagamentos em massa SEPA diretamente da seção Transações Bancárias . Veja como reconciliar pagamentos e garantir que suas faturas e lançamentos contábeis estejam atualizados corretamente.

Reconciliar um pagamento em massa SEPA

1. Revise as transações bancárias

• Navegue até a seção Transações Bancárias .
• Factorial refletirá automaticamente o pagamento assim que ele aparecer na sua conta bancária conectada.

2. Pagamento em massa sugerido

• Ao clicar na transação bancária, Factorial sugerirá automaticamente o Pagamento em Massa correspondente ao valor da transação.

3. Confirmar reconciliação

• Selecione a opção "Conciliar" para concluir o processo de reconciliação.

4. Atualizações Automáticas

• Uma vez reconciliados:
  • O status das faturas associadas ao pagamento em massa será atualizado para Pago .
  • O Pagamento em Massa também será marcado como Pago .
  • Os diários de entrada serão criados automaticamente no Razão Geral , garantindo que seus registros contábeis sejam atualizados corretamente.