Os dados são transferidos do Factorial para o Silae através da nossa seção "Atualizações de Folha de Pagamento de Funcionários" . Qualquer ação que você realizar no Factorial que afete a folha de pagamento gerará uma atualização de funcionário.

Para garantir que as atualizações corretas sejam sincronizadas, é importante ativar as atualizações relevantes dos funcionários no Factorial . Isso pode incluir novas contratações, alterações de contrato, atualizações de dados pessoais e ausências. Para fazer isso, acesse Configurações > Folha de Pagamento > Atualizações de Funcionários e habilite todas as atualizações que deseja sincronizar com o Silae.

Quando uma atualização de funcionário for gerada, você poderá revisá-la e enviá-la para a Silae marcando-a como "Concluída". O tempo de transmissão pode variar dependendo do período. Por exemplo, se um grande número de ocorrências for enviado no final do mês, durante o fechamento da folha de pagamento, o processamento poderá levar de 5 a 10 minutos para ser concluído.

Quando um novo funcionário é cadastrado no Factorial , uma atualização do funcionário é criada. Você pode abri-la, verificar se todos os dados estão corretos e, em seguida, marcá-la como "Concluída" para sincronizar a alteração com o Silae.

Outros pontos importantes a considerar:

• Ao cadastrar o funcionário e inserir as informações do contrato, certifique-se de que a DATA DO CONTRATO seja a mesma no SILAE. Caso contrário, o Silae criará um novo contrato, resultando em duplicação.
• Quando tiver funcionários sem número de Segurança Social → Primeiro, você precisa cadastrar o funcionário no Silae para obter um número de Segurança Social provisório (após a primeira folha de pagamento) e, em seguida, inseri-lo no Factorial . A partir desse momento, você poderá sincronizar as alterações desse funcionário do Factorial para o Silae.
• A data de nascimento e o sexo informados devem ser consistentes com o número do seguro social .
• O nome de nascimento é obrigatório. Se for deixado em branco, o sobrenome utilizado será considerado o nome de nascimento para evitar o bloqueio da criação do perfil.
• A matriz não precisa ser adicionada no Factorial . Quando o novo funcionário for sincronizado, preencheremos automaticamente o campo da matriz no Factorial . Você pode habilitar uma opção no Silae para garantir a exclusividade do número de pessoal em vários arquivos ou grupos de arquivos, se necessário.
• O motivo de início do emprego será enviado por padrão com o código 001: Contratação, início de atividade, recrutamento direto ou por concurso (serviço público), início de afastamento, início da vida cultural (religiões). Você pode modificar isso no Silae, se necessário.

Campos sendo enviados para Silae

1. Dados do funcionário
   • Primeiro nome
   • Sobrenome
   • Número de segurança social (o cliente deve selecionar o número de segurança social no campo de número de identificação)
   • Nome de solteira (se deixado em branco no Factorial , o primeiro nome também será sincronizado aqui)
   • Gênero
   • E-mail profissional
   • E-mail pessoal (se deixado em branco no Factorial , o e-mail pessoal será substituído pelo e-mail profissional)
   • Celular
   • Endereço residencial (cidade, país, estado, rua, número e CEP)
   • Código da comuna INSEE
   • Data de nascimento
   • Departamento de Nascimento (obtém o número do Seguro Social e, se for fora da França, é enviado com o código “99”, sendo necessário que o usuário o edite manualmente no Silae)
   • Código do país de nascimento (obtido do número do Seguro Social).
   • Nacionalidade
   • IBAN
   • BIC
2. Dados do contrato
   • Data de entrada (com base no campo Data de início do contrato da Factorial )
   • Data de início do contrato (com base na data de vigência do contrato da Factorial )
   • Versão do contrato Data de início (com base na data de vigência do contrato da Factorial )
   • Data de término
   • Motivo de início (por padrão, motivo sincronizado: 001)
   • Estabelecimento
   • Cargo - em “outro cargo”
   • Código do contrato de trabalho (deve ser um tipo de contrato disponível por padrão no Factorial )
   • Salário base (deve ser mensal ou anual)
   • Para funcionários horistas → Horário de trabalho em contrato (deve ser mensal ou semanal). Isso preencherá automaticamente os campos “Horas mensais normais” e “Horas mensais extras” no Silae.
   • Para funcionários com contrato por diária → Número de dias

Quando o perfil ou os dados contratuais de um funcionário são atualizados no Factorial , uma atualização do funcionário é criada. Você pode abri-la, verificar se todos os dados estão corretos e, em seguida, marcá-la como "Concluída" para sincronizar a alteração com o Silae.

Os seguintes campos gerarão uma atualização do funcionário que poderá ser sincronizada com o Silae:

1. Dados do funcionário
   • Sobrenome
   • Primeiro nome
   • E-mail profissional
   • Celular
   • Endereço residencial (cidade, país, estado, rua, número e CEP)
   • Nacionalidade (apenas o código é alterado, o texto precisa ser alterado manualmente a partir de Silae)
   • IBAN
   • BIC
2. Dados do contrato
   • data de início do emprego
   • Data de início do contrato
   • Data de entrada
   • Data de término
   • Estabelecimento
   • Cargo (em "outro cargo")
   • Código do contrato de trabalho (deve ser um tipo de contrato disponível por padrão no Factorial )
   • Salário base (deve ser o salário mensal ou o salário anual)
   • Para funcionários horistas:
     • Horas contratuais - as horas mensais ou semanais devem ser inseridas (estes valores serão preenchidos nos campos “Horas mensais normais” e “Horas mensais extraordinárias” no Silae).
   • Para funcionários com contrato por diária:
     • Número de dias

Como criar um adendo ou simplesmente modificar um contrato

• Criar um adendo: Quando ocorre uma alteração contratual, se você deseja criar um novo trabalho no Silae, acesse a aba Contrato no perfil do seu funcionário no Factorial , clique em Novas Condições e insira a data da alteração.
• Modificar um contrato: Se você deseja fazer uma modificação sem criar um novo trabalho no Silae, clique nos três pontos e selecione Corrigir Condições .

Certifique-se de que a data de início coincida com a data de término da tarefa anterior no Silae. Caso contrário, uma nova tarefa será criada automaticamente no Silae.

Como gerenciar contratos adicionais ou sucessivos

Quando devo criar um novo contrato para um funcionário?

Você deve criar um novo contrato sempre que um funcionário deixar a empresa e posteriormente retornar sob termos ou condições diferentes.

Seguir o fluxo de trabalho correto garante que tanto o motivo da rescisão quanto os dados do novo funcionário sejam registrados corretamente no Silae.

Qual é o fluxo de trabalho correto a seguir?

1. Se o funcionário estiver saindo:
   • Feche o perfil do funcionário no Factorial .
2. Se o funcionário retornar à empresa:
   • Reative o mesmo perfil para criar o novo contrato .

Este processo aciona automaticamente a criação de um novo registro de contratação no Factorial e garante que o motivo da rescisão ou contratação do contrato anterior seja relatado corretamente no Silae .

O que acontece se eu não encerrar o vínculo empregatício com o funcionário antes de recontratá-lo?

Para clientes que utilizam frequentemente contratos de curto prazo , é comum pular a etapa de encerramento antes de uma nova contratação.

No entanto, se isso acontecer:

• Apenas o contrato existente será atualizado, em vez de criar um novo.
• Isso pode levar a inconsistências com:
  • a data de início do novo contrato,
  • o motivo da contratação ,
  • a data de término e o motivo da rescisão do contrato anterior.

Como posso evitar erros?

Certifique-se de fechar o perfil do funcionário antes de reativá-lo:

Isso evitará confusões e garantirá a sincronização precisa dos dados entre Factorial e Silae.

Quando a ausência de um funcionário é aprovada no Factorial , uma atualização na folha de pagamento é criada. Você pode verificar se todos os dados estão corretos e, em seguida, marcar o incidente como "Concluído" para sincronizar os dados com o Silae.

Tipos de ausências que podem ser sincronizadas

As ausências de meio dia, dia inteiro e por hora podem ser sincronizadas. As ausências que envolvem regras complexas (como períodos de espera, benefícios da Segurança Social, complementos do empregador ou limites) são enviadas do Factorial , mas calculadas no Silae , que neste caso funciona como o sistema principal . O Silae determina tanto a duração da compensação como os valores a pagar.

Outras ausências, geralmente mais simples, são gerenciadas diretamente no Factorial , que funciona como o sistema principal — nenhum processamento adicional é necessário por parte da Silae.

• A licença remunerada e o RTT ( Retorno ao Trabalho) devem sempre ser comunicados em dias ou meio-dias .
• O cálculo da licença médica é feito pelo sistema Silae. Se o pedido for enviado em dias, o processamento é automático.
• As ausências por hora devem ter seus contadores configurados corretamente em horas (por exemplo, treinamento, licença para conversão, feriados, licença compensatória, licença remunerada/não remunerada).

Se forem enviadas várias solicitações de ausência por hora, o total de horas pode não aparecer imediatamente , mas o cálculo será refletido corretamente no contracheque .

Modificar e excluir uma ausência sincronizada

Se uma ausência já sincronizada com o Silae for posteriormente modificada ou excluída, ela também deverá ser atualizada ou removida manualmente no Silae. Você pode exportar um arquivo delta do Factorial para realizar atualizações em lote. Atualmente, estamos trabalhando para aprimorar esse processo.

A integração recupera os contadores de férias atualizados do Silae para Factorial de forma recorrente, obtendo o saldo de férias acumulado. Os contadores são atualizados uma vez por mês, no início do mês seguinte. Após essa atualização, os contadores de férias remuneradas (FR) e de férias não remuneradas (ANR) são preenchidos automaticamente, incluindo tanto os dias já adicionados no ano anterior (N-1) quanto os dias que estão sendo adicionados no ano atual (N). Para a sincronização do saldo de férias, os IDs dos funcionários no Silae devem estar presentes e serem idênticos no Factorial .

Como recuperar os contadores de férias acumuladas do SILAE para Factorial ?

1. Antes de ativar os contadores, você deve definir os contadores de férias para 0 dias disponíveis em todas as políticas de férias.
2. Além disso, você precisa configurar os contadores de ausências nas configurações do Marketplace. Cada linha corresponde a um contador diferente, vinculado a uma política de ausências.
   

3. Após a ativação e o preenchimento dos códigos dos contadores, os contadores Factorial acumulado serão ajustados 5 dias após o fechamento do ciclo de folha de pagamento no Silae. Assim que o ajuste for feito, o usuário verá uma mensagem no contador informando “ Atualizado automaticamente pelo Silae + um código”. No entanto, o funcionário não receberá nenhuma notificação.
4. Os dias disponíveis devem ser ajustados manualmente pelo administrador, exportando os dados do Silae e importando-os para Factorial .

Se a Silae acabou de começar a calcular os recibos de pagamento, é normal que os contadores ainda não tenham sido atualizados. Os contadores mensais só são considerados depois que todos os recibos de pagamento forem validados e impressos .

Por exemplo, se os recibos de pagamento já foram calculados, mas ainda não foram revisados ou impressos , o indicador na parte superior permanecerá amarelo . Assim que o indicador ficar verde , as informações serão atualizadas corretamente.

Lista de contadores e seus respectivos códigos em Silae:

Caso ocorra um erro de sincronização, um relatório de erros será enviado ao cliente por e-mail. O cliente deverá especificar o endereço de e-mail para o qual deseja que o relatório seja enviado.

Esses relatórios fornecerão um resumo detalhado de todos os dados enviados para a Silae, juntamente com o status de sua atualização, permitindo ao usuário:

• Verifique se todos os dados foram transmitidos corretamente.
• Identificar e resolver quaisquer problemas relacionados a dados que não foram transferidos com sucesso.

Segue um exemplo de relatório de erros:

O novo funcionário NÃO será sincronizado (ocorrerá um erro).

Os dados do novo funcionário no Factorial substituirão os dados do funcionário já cadastrado no Silae.

A maior parte dos dados é sincronizada do Factorial para o Silae. No entanto, existem dois pontos de dados específicos que são sincronizados do Silae para Factorial :

• Matricule - sincronizado com Factorial assim que o funcionário for criado no Silae.
• Contadores de tempo de ausência - ajustados automaticamente no Factorial 5 dias após o cálculo da folha de pagamento no Silae.

Para criar um funcionário no Silae, é necessário preencher o Número de Segurança Social (SSN). Caso o funcionário não o possua, ele deverá ser criado manualmente tanto no Silae quanto no Factorial . Após atribuir o SSN temporário no Silae, você precisará copiá-lo e colá-lo no Factorial .

• Os dados de nascimento e o número do Seguro Social não são coerentes.
• Os códigos não estão preenchidos na página Factorial Marketplace.
• Sem acesso à API para alguns dossiês de clientes.