Aquisições refere-se ao processo de compra de bens ou serviços a partir de uma fonte externa. Envolve várias atividades, como a identificação de necessidades, a procura de fornecedores, a negociação de condições e a gestão de contratos.
O objetivo é obter os produtos ou serviços certos ao custo e qualidade adequados, garantindo que são entregues a tempo e cumprem os requisitos da organização.
Esta funcionalidade está atualmente em fase de teste beta. Para participar na fase de testes, contacte o seu gestor de conta.
Fluxo de aprovação de aquisições
Uma das principais características de um processo de aquisição são os fluxos de aprovação, que organizam a sequência em que os processos devem seguir cada pedido. O fluxo de aprovação acrescenta uma camada extra de controlo e supervisão.
Grupos de aprovação e configurações de fluxo
Para criar um processo de aprovação específico, é necessário criar um grupo de aprovações, no qual é possível definir o fluxo específico.
- Na sua barra lateral, aceda a Configurações
- Desloque-se para baixo até Finanças e clique em Pedidos de compra
- Clique em Adicionar novo grupo de aprovação
- Adicionar um nome e uma descrição (facultativo)
- Clicar em Guardar grupo de aprovação
Fluxo de aprovação
O fluxo de aprovação é estruturado em níveis:
- Um ou mais aprovadores são atribuídos a cada nível
- Para passar para o nível seguinte, os aprovadores do nível anterior têm de aprovar o pedido
Por defeito, o administrador é o aprovador do primeiro nível de aprovação.
Para alterar ou adicionar aprovadores:
- Para adicionar outros aprovadores ao mesmo nível de aprovação, basta clicar no ícone de mais.
- Pode editar ou eliminar o nível de aprovação clicando no ícone dos três pontos.
Para atribuir colaboradores:
Depois de ter definido o fluxo de aprovação, pode atribuir os colaboradores.
Todas as pessoas que são atribuídas a um grupo de autorização seguirão o fluxo de autorização que foi definido.
Os colaboradores só podem ser atribuídos a um grupo de aprovação.
- Abra a guia de Colaboradores
- Clique em + no canto superior direito
- Selecione e adicione os colaboradores
Permissões de aquisição
Existem duas permissões que podem ser geridas:
- Restringir os colaboradores que podem efetuar pedidos
- Restringir os colaboradores que podem gerir as ordens de compra
Como criar um pedido de compra
Quando as definições estiverem prontas, os colaboradores podem começar a fazer pedidos de Compra.
- Na sua barra lateral, aceda a Meus gastos
- Abra Meus pedidos de compra
- Clique em + Nova solicitação
- Escolha entre Novo produto ou serviço ou Software
- Preencha todas as informações:
- Informações gerais
- Informações do fornecedor
- Anexos
- Feito isso, clique em Enviar para aprovação
Depois de um pedido de compra ter sido enviado para aprovação, o pedido seguirá o fluxo de aprovação que foi definido para esse colaborador no grupo de aprovação a que pertence. O colaborador receberá ocorrências sobre o pedido na Caixa de entrada > Notificações.
Como aprovar pedidos de compra
💡 Para facilitar a gestão dos pedidos de compra, o aprovador receberá uma notificação de pedido também através da Caixa de Entrada, na secção Pedidos.
O aprovador encontrará o pedido de compra nas secções Pedido de compra.
- Na sua barra lateral, aceda a Gastos
- Abra Pedidos de compra
A lista de pedidos de compra ajuda os aprovadores e os gestores financeiros a compreenderem melhor o estado de todos os pedidos de compra de que precisam de ter conhecimento.
A partir desta lista, ao clicar na seta à direita, o aprovador pode ver os detalhes do pedido e aprová-lo.
💡 Comentários sobre o pedido de compra
É comum que tanto o solicitante quanto o aprovador de um pedido de compra tenham dúvidas. Utilize a secção Comentários para iniciar uma conversa diretamente no pedido de compra, tornando a comunicação mais fácil. As pessoas associadas à solicitação de compra receberão notificações sempre que novos comentários forem adicionados.
Lista de pedidos de compra
As ordens de compra são pedidos de compra aprovados com todos os pormenores sobre a compra, o fornecedor e o requisitante.
Podem ser exportados como .CSV ou Excel.
Fornecedores
Sempre que é criado um pedido de compra, é também gerado um novo fornecedor na secção Fornecedores. Este fornecedor permanece no modo "editar" durante todo o processo do pedido, permitindo que os aprovadores e validadores finais modifiquem as informações e garantam um armazenamento correto.
Existe a possibilidade de criar um novo fornecedor diretamente a partir da secção Fornecedores. Estes fornecedores estarão então disponíveis para pesquisa durante os pedidos de compra.