Regulamentos do RGPD para o recrutamento de pessoal
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Qualidade dos dados: os dados pessoais não devem ser tratados para além do necessário.
- Exemplo: as perguntas sobre se uma pessoa já foi condenada por um crime devem ser evitadas, uma vez que a pessoa candidata pode sentir-se obrigada a revelar informações que não são necessárias para o recrutamento (exceto se for um requisito legal).
- Direito de informação: as pessoas candidatas devem ser informadas dos seus direitos e dos fins para os quais as suas informações são tratadas, tanto antes do início do processo de seleção (ou seja, antes de se candidatarem) como quando são recrutadas.
- Direitos de acesso: os(as) candidatos(as) devem ter acesso às informações e aos resultados que lhes dizem respeito em todas as fases do processo de seleção. Estas pessoas devem ter acesso aos resultados agregados.
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Período de retenção:as organizações têm frequentemente de manter as informações pessoais em arquivo para determinados fins. No entanto, é proibido por lei conservar essas informações indefinidamente. Os ficheiros que contêm informações sobre candidatos(as) não seleccionados(as) não devem ser conservados durante tanto tempo como os ficheiros das pessoas seleccionadas. As informações que são simplesmente uma condição para o recrutamento não devem ser conservadas depois de o recrutamento ter sido efectuado.
- Exemplo: não há justificação para manter registos criminais, uma vez que são instantâneos da vida de uma pessoa que podem já não refletir a realidade.
Dentro da Factorial
Retenção de dados
Pode definir o tempo de retenção para as candidaturas a emprego e para o Banco de Talentos. Os dados dos candidatos serão apagados, se a eliminação de dados estiver activada, de acordo com o tempo definido nos campos de tempo de retenção de dados que especificar para a sua empresa.
- Exemplo: se a empresa decidir um período de retenção de 6 meses para as candidaturas a emprego, após esses 6 meses o(a) candidato(a) será apagado(a).
- Na sua barra lateral, vá a Configurações
- Na secção Pessoas, seleccione Recrutamento
- Vá para o separador Dados dos candidatos
- Na secção Retenção de dados, active os Limites de expiração da permissão
Eliminação de dados
Ao ativar esta opção, os dados das pessoas candidatas serão apagados.
Alguns dados dos(as) candidatos(as) podem perder-se, pelo que será apresentado um sinal de aviso ⚠️.
- Na sua barra lateral, vá a Configurações
- Na secção Pessoas, seleccione Recrutamento
- Vá para o separador Dados dos candidatos
- Na secção Eliminação de dados, ative Apagar candidatos com permissão expirada
- Os dados de uma pessoa candidata relativos a uma candidatura de emprego serão, por defeito, apagados em 6 meses, se a opção de Eliminação de dados estiver ativada.
- Os dados de uma pessoa candidata relacionados com o Banco de Talentos serão, por defeito, apagados em 12 meses, se a opção de Eliminação de dados estiver activada.
O tempo de expiração é configurável com base nas preferências. Tenha em conta a legislação nacional em matéria de conservação de dados.
Nota: no caso de se pretender um tempo de retenção, a Factorial oferece a opção de ter um tempo de retenção antes de os dados serem apagados. É importante verificar com o departamento jurídico da empresa os tempos de retenção no respetivo país para evitar qualquer infração à lei.