Onde encontrar as despesas?

• Vá para Gastos, no menu da barra lateral
• Selecione Despesas

Como adicionar uma despesa?

Existem duas formas de adicionar despesas: automática ou manualmente.

Despesas Automáticas

1. Aceda a Minhas despesas
2. Clique na despesa que foi criada automaticamente
   1. Não poderá editar o fornecedor, categoria, valor e data.
   2. Se pretender, pode editar o valor do IVA e adicionar uma descrição ou uma referência interna.
3. Role para baixo até arquivos e adicione uma foto do recibo .
4. Clique em Enviar para aprovação.

Despesas manuais

1. Aceda a Minhas Despesas, localizado no menu da barra lateral
2. Clique em + Adicionar
3. Escolha entre Despesa regular ou Despesas de quilometragem

Despesa regular:

Pode adicionar sua despesa de duas maneiras:

• Utilizar a digitalização inteligente de documentos

1. Adicione um documento para que possamos iniciar o formulário de despesas e preencher alguns campos para si utilizando a Digitalização Inteligente de Documentos (OCR)
2. O documento será lido e as informações serão carregadas automaticamente

A digitalização inteligente de documentos cria uma nova despesa como um Rascunho com as informações do documento.

• Os utilizadores podem editar e adicionar mais informações.
• Guarde o seu progresso como um Rascunho ou Envie para aprovação.

• Preencher as informações manualmente:

1. Clique em Saltar este passo
2. Preencha manualmente as informações relativas à sua despesa

Despesas de quilometragem:

1. Clique em + Adicionar
2. Selecione Despesas de quilometragem
3. Preencher o formulário com os pormenores da despesa

Configurando a taxa de quilometragem:

Esta funcionalidade elimina a necessidade de os colaboradores introduzirem manualmente as informações sempre que comunicam a sua quilometragem. Em vez disso, terão acesso às opções pré-configuradas que foram previamente definidas.

1. Vá para Despesas
2. Clique nos três pontos localizados no canto superior direito
3. Clique em Configurações de Despesas
4. Desloque-se até Formulário de despesas
5. Seleccione Quilometragem
6. A partir daí, seleccione Taxa de quilometragem
   1. Clique no ícone de engrenagem
   2. + Adicionar opção
   3. Aceitar

Comunique as despesas de quilometragem no celular:

Se você não consegue ver esse recurso no celular, verifique se você baixou a última versão do aplicativo da Factorial.

1. Na sua aplicação, aceda a Despesas
2. Seleccione Despesas de quilometragem
3. Adicione o total de quilómetros e a data e envie.

Nota: no último passo, não precisa de preencher manualmente a taxa de quilometragem se tiver uma predefinida.

❗ Para colaboradores(as) com despesas em rascunho:

Se for um colaborador(a) com despesas em rascunho, terá agora um acesso mais fácil às mesmas utilizando filtros para uma gestão de despesas rápida e organizada. Sempre que criar um rascunho de despesa, este aparecerá na secção As minhas despesas, garantindo que nada é esquecido.

 

Para gestores com tarefas pendentes:

Se for um(a) gestor(a) com despesas pendentes para aprovação, terá agora um acesso mais fácil às mesmas. Sempre que tiver uma despesa pendente para aprovação, esta aparecerá na secção Despesas.

 

Como adicionar subcategorias ao comunicar uma despesa?

1. Em Minhas despesas
2. Clique em + Adicionar despesa
3. Seleccione entre Regular ou Quilometragem
4. Seleccione a categoria à qual adicionou as subcategorias
5. Preencha as informações necessárias
6. Envie para aprovação

🚨  É necessário criar a subcategoria, uma vez que nenhuma das categorias existentes tem opções predefinidas.

❗️ As subcategorias são opcionais e não é possível torná-las obrigatórias.

 

❗ Ao pagar com Cartões Factorial, também pode modificar a categoria da despesa antes de a submeter. Desta forma, pode certificar-se de que a despesa é apresentada com a categoria correcta.

 

 

Como adicionar uma despesa de outra moeda?

Seleccione qualquer moeda quando comunicar uma despesa de quilometragem ou uma despesa manual regular. Esta moeda também será visível na tabela de despesas, nos painéis e nos relatórios.

• Vá para Minhas despesas
• Clique no botão + Adicionar despesa
• Seleccione o tipo de despesa: Regular ou Quilometragem
• Preencha as informações
• No campo Moeda, seleccione a moeda da despesa
• Conclua o processo e seleccione Enviar para aprovação

Diferentes estados de uma despesa

Uma Despesa pode ter um estado diferente. Existem:

• Rascunho: a despesa foi criada automática ou manualmente, mas não está pronta para ser aprovada. O(a) colaborador(a) ainda pode fazer alterações.
• Pendente: é o estado após o rascunho. A despesa está pronta para ser aprovada e já não pode ser editada.
• Aprovada: a despesa foi aprovada.
• Rejeitada: a despesa foi rejeitada.
• Revertida: a despesa foi reembolsada (apenas para despesas automáticas)

Como relatar despesas em nome de outra pessoa

Para ativar a funcionalidade

1. Na barra lateral, aceda a Configurações
2. Em Geral, clique em Permissões
3. Escolha o grupo de permissões para o qual pretende ativar a funcionalidade
4. Clique em Despesas
5. Ative a permissão Adicionar novas despesas em nome de outra pessoa
6. Guarde as alterações

Para relatar uma despesa em nome de outra pessoa

1. Na barra lateral, aceda a Minhas despesas
2. Clique em + Adicionar
3. Carregue um documento
4. Selecione um Titular da despesa. Por predefinição, será o mesmo que o Relator.
5. Preencha os campos em falta, envie-o para aprovação e já está!