👉 Dokumentvorlagen sind für alle Enterprise-Konten verfügbar.
Die erste Frage, die Sie sich stellen sollten, ist, welche Art von Dokument Sie benötigen: mit Variablen, ausfüllbaren Formularfeldern oder beidem.
Vorlage mit ausfüllbaren Formularfeldern
Wenn der Mitarbeiter lediglich Informationen ausfüllen oder ein Kästchen ankreuzen muss, müssen Sie ein ausfüllbares PDF-Dokument erstellen.
Einige Tools, mit denen Sie diesen Dokumenttyp erstellen können, sind Adobe Acrobat Pro (die Reader-Version verfügt nicht über diese Funktionalität) oder Sedja .
Sobald Sie das Dokument mit diesem Tool erstellt haben, müssen Sie die Vorlage in Factorial im PDF-Format speichern.
Vorlage mit Factorial
Wenn Sie nur Factorial verwenden müssen, um Dokumente zu erstellen, die automatisch Mitarbeiter- oder Unternehmensdaten enthalten, können Sie einen Texteditor wie Microsoft Word oder Google Docs verwenden.
Das Dateiformat, das Sie zum Hochladen auf Factorial benötigen, ist DOCX .
Verfügbare Variablen
- Gehen Sie in der Seitenleiste zu Dokumente → Dokumentvorlagen
- Öffnen Sie die Registerkarte Variablen
- Klicken Sie neben der Variablen auf das Symbol „Kopieren“ und fügen Sie die Variable in geschweiften Klammern in Ihr Dokument ein, um sie durch die Informationen des Mitarbeiters zu ersetzen
Vorlage mit Variablen und Formularfeldern
Sie können beide Funktionen kombinieren, um Dokumentvorlagen zu erstellen, die teilweise automatisch mit den Informationen des Mitarbeiters generiert werden und Teile enthalten, die der Mitarbeiter ausfüllen oder markieren muss.
Um solche Vorlagen zu erstellen, müssen Sie ein ausfüllbares PDF-Erstellungstool verwenden.
Die Variablen, die Sie im Dokument verwenden möchten, müssen sich in einem Textfeld befinden, damit Factorial sie lesen und durch die Informationen des Mitarbeiters oder Unternehmens ersetzen kann.