1. Ist es möglich, sich offline einzustempeln?
Nein, das ist nicht möglich.
2. Wann wird die Benachrichtigung im Falle eines verpassten Eincheckens versendet?
Wenn der Zeitstempelzeitraum abgelaufen ist und der Mitarbeiter sich noch nicht eingestempelt hat, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Mitarbeiter und den Vorgesetzten gesendet. Die E-Mail wird etwa eine Minute nach dem versäumten Einstempeln versendet.
Stempelt der Mitarbeiter innerhalb des zulässigen Toleranzbereichs ein, wird keine Benachrichtigung versendet. Stempelt er jedoch nach Ablauf des Toleranzbereichs ein, wird eine Benachrichtigung versendet.
Die Manager erhalten außerdem wöchentlich eine E-Mail-Zusammenfassung aller Pünktlichkeitsvorfälle ihrer Teammitglieder.
3. Was passiert, wenn ein Mitarbeiter vergisst, sich auszustempeln?
Wenn die geleisteten Arbeitsstunden die auf Basis von Arbeitsplänen, Vertragsdaten und/oder Urlaubsansprüchen geschätzten Stunden überschreiten, wird eine Meldung mit zwei Optionen angezeigt:
- Bestätigen Sie die geschätzten Stunden.
- Die tatsächlichen Arbeitsstunden abstempeln.
Die Meldung wird angezeigt, wenn der Benutzer nach Überschreiten der geschätzten Arbeitszeit um mindestens eine Minute auf die Ausstempeltaste klickt.
Wenn ein Mitarbeiter an einem Tag mehrere Schichten hat, ändert das System nur die Ausstempelzeit der letzten Schicht, um sicherzustellen, dass die Gesamtzeit mit den geplanten Arbeitsstunden übereinstimmt.
Im Stundenzettel und im exportierten PDF wird angezeigt, ob ein Mitarbeiter das Dialogfeld „Ausstempeln vergessen“ verwendet hat, um sich auszustempeln und seine Ausstempelzeit zu bearbeiten.
4. Wie kann ich verhindern, dass Mitarbeiter die Stundenzettel manipulieren?
Um die Genauigkeit der Stundenzettel zu gewährleisten, haben wir ein Warnsystem implementiert, das Manipulationen erkennt und davor warnt. Dieses System analysiert die Zeiterfassungseinträge auf Unstimmigkeiten oder verdächtige Aktivitäten.
Sollten Stundenzettel manipuliert werden, wird automatisch ein Vorfallsbericht erstellt, in dem die „manipulierten Ein- und Ausstempelzeiten“ dokumentiert werden, um gegebenenfalls weitere Untersuchungen durchzuführen oder Disziplinarmaßnahmen einzuleiten.
Um Fehlalarme aufgrund geringfügiger Zeitabweichungen zu minimieren, vergleicht das System die Uhrzeit mit der Serverzeit und lässt dabei einen Spielraum von 2 Minuten für Zeitzonenunterschiede zu.
Bei verdächtigen Schichten werden E-Mail-Benachrichtigungen an den Zeiterfassungsbeauftragten des Mitarbeiters gesendet. Autorisierte Benutzer, einschließlich Personalverantwortliche, erhalten diese Benachrichtigungen ebenfalls, um ein schnelles Eingreifen zu gewährleisten.
5. Wenn sich jemand mit aktivierter Geolokalisierung einloggt und anschließend die Uhrzeit ändert, verschwindet dann der Standort oder ändert er sich?
Nein, der Standort wird nicht verschwinden. Stattdessen erscheinen zwei Einträge im Verlauf: Der erste zeigt den Zeitpunkt des Eincheckens mit Geolokalisierung, der zweite die bearbeitete Zeit ohne Änderungen an den Standortinformationen.
6. Wie funktionieren automatische Pausen für verschiedene Zeitzonen?
Automatische Pausen richten sich nach den Arbeitsstunden des Mitarbeiters, daher hat die Zeitzone keinen Einfluss darauf.
7. Ist es möglich, das Ein- und Ausstempeln auf einen bestimmten Bereich zu beschränken?
Derzeit ist es nicht möglich, das Ein- und Ausstempeln auf einen bestimmten Bereich zu beschränken.
8. In welchem Genauigkeitsbereich liegen die Geodaten?
Die Genauigkeit von Geodaten kann je nach Faktoren wie Mobilfunkempfang, geografischer Lage, Wetterbedingungen und dem Standort (drinnen oder draußen) variieren. Um die Präzision jeder Geoposition zu bestimmen, speichern wir Parameter namens „Genauigkeit“ für Längen- und Breitengrad. Dieser Wert gibt die Abweichung in Metern an, wobei ein niedrigerer Wert eine höhere Genauigkeit bedeutet. Beispielsweise bedeutet ein Wert von 0 eine Abweichung von nur Zentimetern, während 1000 eine Abweichung von Kilometern angibt.
9. Wie kann ich sicherstellen, dass ein Mitarbeiter vor Ort ist, wenn er sich einstempelt?
Wenn die Angabe „Arbeitet von zu Hause aus“ oder „Arbeitet im Büro“ beim Ein- und Ausstempeln nicht ausreicht, ist die einzige Möglichkeit, die physische Anwesenheit zu bestätigen, die Verwendung von Geolocation und die Überprüfung der angegebenen Koordinaten in Google Maps.
Wie man Geolokalisierung zur Zeiterfassung nutzt
10. Ist es möglich, das Ein- und Ausstempeln auf einen bestimmten Bereich zu beschränken?
Derzeit ist es nicht möglich, das Ein- und Ausstempeln auf einen bestimmten Bereich zu beschränken.
11. Wie erfolgt die Beschaffung von unterschriebenen Stundenzetteln der Mitarbeiter?
Exportieren Sie Ihre genehmigten Stundenzettel:
- Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Zeiterfassung
- Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten in der oberen rechten Ecke.
- Wählen Sie „Zeiterfassung exportieren“ .
- Wählen Sie unter Exporttyp „ Zeiterfassung exportieren – Vollversion“ aus.
- Wählen Sie unter Dateiformat PDF aus.
- Mitarbeiter auswählen
- Füllen Sie die übrigen Felder aus und klicken Sie auf „Absenden“.
Sie erhalten eine E-Mail mit den Exportinformationen.
Stundenzettel gesammelt versenden und elektronische Unterschrift anfordern:
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Dokumente“.
- Klicken Sie auf „Massensendung“.
- Laden Sie Ihre Stundenzettel hoch.
- Ordnernamen auswählen
- Wählen Sie unter Upload-Typ die Option „Dokumente mit allen Seiten behalten“.
- Klicken Sie auf „Dokument hochladen“.
- Klicken Sie auf „Dokumente Mitarbeitern zuordnen“ .
- Aktivieren Sie die Option „Elektronische Signatur für alle Empfänger anfordern“.
- Klicken Sie auf „Senden“. X übereinstimmende Dokumente
12. Hat die manuelle Bearbeitung der Stempelzeiten Auswirkungen auf die Pausenzeiten in den Stundenzetteln?
Die Auswirkungen der manuellen Bearbeitung der Stempelzeiten auf die Pausenzeiten hängen von der jeweiligen Situation ab:
- Wenn die automatische Pause für die Zukunft geplant ist, wird sie zum entsprechenden Zeitpunkt im Stundenzettel angezeigt, auch wenn dies möglicherweise nicht Echtzeit-Aktualisierungen widerspiegelt.
- Wurde die automatische Pause jedoch bereits im Stundenzettel erfasst, müssen die Mitarbeiter die Pausenzeit manuell anpassen, um die Genauigkeit zu gewährleisten.
13. Ist es möglich, Zeiterfassungsdaten einzeln oder in großen Mengen zu importieren?
Zeiterfassungsdaten können nicht direkt über die Factorial Oberfläche importiert werden. Dies ist jedoch über die API möglich, die das Hochladen und Verwalten mehrerer Zeiterfassungsdaten ermöglicht.
14. Wann erscheint die Meldung „Sie haben noch Schichten zu absolvieren“?
Die Meldung „Sie haben noch Schichten zu absolvieren“ erscheint in Factorial , wenn ein Mitarbeiter geplante Schichten hat, die er noch nicht absolviert oder ein- bzw. ausgestempelt hat .
- Dem Mitarbeiter wurden Arbeitszeiten zugewiesen .
- Das System erinnert sie daran, dass sie diese Schichten absolvieren oder registrieren müssen.
- Es erscheint üblicherweise im Bereich „Zeiterfassung“ oder im Dashboard des Mitarbeiters, wenn geplante Arbeitszeit aussteht .