Erstellen einer benutzerdefinierten Gruppe in Berechtigungen

Eine Berechtigungsgruppe ist eine Gruppe von Mitarbeitenden mit denselben Befugnissen innerhalb der Factorial-Plattform. Einfacher ausgedrückt, handelt es sich um eine festgelegte Gruppe mit identischen Berechtigungen. Benutzerdefinierte Gruppen ermöglichen es Ihnen, Benutzer mit ähnlichen Zugriffsbedürfnissen zu gruppieren - ideal, um wiederholte Einstellungen zu vermeiden. Zum Beispiel müssen Sie möglicherweise eine spezielle Autorisierungsgruppe für Manager, IT-Team und Finanzteam erstellen.

Factorial bietet standardmäßig zwei Berechtigungsgruppen an:

• Administratoren
  • Individuen in dieser Gruppe haben volle Kontrolle über die Plattform
• Standardmitarbeitende

Um eine benutzerdefinierte Gruppe zu erstellen:

1. Gehen Sie im Berechtigungen-Bereich auf Neue benutzerdefinierte Gruppe
2. Geben Sie einen klaren, beschreibenden Gruppennamen ein (z. B. „Urlaubsmanager“)
3. Klicken Sie auf Speichern, um die Gruppe zu erstellen

 

Berechtigungen einer Gruppe zuweisen

Definieren Sie, was Gruppenmitglieder sehen oder verwalten können - Abwesenheiten, Berichte, Mitarbeitendendaten usw.

1. Öffnen Sie die erstellte Gruppe
2. Überprüfen Sie die verfügbaren Optionen für Rollen wie Mitarbeitende, Manager, Teamleiter oder Abwesenheitsaufsicht
3. Aktivieren oder deaktivieren Sie die erforderlichen Berechtigungen basierend auf den Verantwortlichkeiten
4. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen anzuwenden

Benutzer zu einer Berechtigungsgruppe hinzufügen

Sobald konfiguriert, müssen Sie Teammitglieder in die Gruppe aufnehmen. Sie können jederzeit Mitglieder aus den Berechtigungsgruppen hinzufügen oder entfernen.

1. Wählen Sie innerhalb der Gruppe die Registerkarte Mitarbeitende
2. Klicken Sie auf das ( + )-Symbol
3. Verwenden Sie Mitarbeitenden zuweisen, um Benutzer zu suchen und auszuwählen
4. Klicken Sie auf Speichern, um zu bestätigen

Sie können Alle auswählen, um die Mitglieder eines bestimmten Filters auszuwählen; das können Sie mit nur einem Klick tun.

 

Externe Benutzer hinzufügen

1. Gehen Sie in der Gruppe, in die Sie den externen Benutzer hinzufügen möchten, zur Registerkarte Externe Benutzer
2. Klicken Sie auf das ( + )-Symbol
3. Verwenden Sie Einen externen Benutzer zuweisen, um Benutzer zu suchen und auszuwählen
4. Klicken Sie auf Speichern, um zu bestätigen

Gruppen-Sichtbarkeitsberechtigung konfigurieren 

Sichtbarkeit ist eine zusätzliche Sicherheitseinstellung, die Sie für Ihre Berechtigungsgruppe konfigurieren können. Sie können auswählen, welche Mitarbeitenden und deren Informationen von Mitgliedern der Berechtigungsgruppe eingesehen werden können.

1. Öffnen Sie die Berechtigungsgruppe
2. Klicken Sie auf die Sichtbarkeit-Registerkarte
3. Wählen Sie aus, welche Mitarbeitenden und Informationen über sie von Mitgliedern dieser Gruppe eingesehen werden können. Sie haben vier Optionen zur Auswahl:
   • Das gesamte Unternehmen: beinhaltet alle, die als Mitarbeitende im Unternehmen registriert sind.
   • Dynamische Gruppe: beinhaltet automatisch alle Mitarbeitenden der ausgewählten Gruppen. Die Gruppe wird nicht bearbeitbar sein.
   • Ihre eigenen: beinhaltet alle, die die ausgewählte Beziehung zu den Gruppenmitgliedern haben.
   • Manuelle Auswahl: beinhaltet alle manuell ausgewählten Mitarbeitenden. Sie werden in der Lage sein, Mitarbeitende später hinzuzufügen oder zu entfernen.
4. Klicken Sie auf Änderungen speichern

Sie können dies auch tun, indem Sie auf die drei Punkte neben dem Gruppennamen auf der Berechtigungsseite klicken.

 

Mitarbeitende von einer Berechtigungsgruppe in eine andere verschieben

Wenn Sie es einzeln tun möchten, müssen Sie:

1. Öffnen Sie die Berechtigungsgruppe
2. Klicken Sie auf die Mitarbeitende-Registerkarte
3. Klicken Sie auf die 3 Punkte bei dem Mitarbeitenden, den Sie verschieben möchten
4. Wählen Sie die Option In eine andere Gruppe verschieben
5. Ein Pop-up-Fenster wird erscheinen, in dem Sie auswählen können, in welche Gruppe Sie den Mitarbeitenden verschieben möchten

Wenn Sie es in großer Menge tun möchten:

1. Öffnen Sie die Berechtigungsgruppe
2. Klicken Sie auf die Mitarbeitende-Registerkarte
3. Klicken Sie auf + und wählen Sie Mitarbeitende hinzufügen
4. Alle Mitarbeitenden werden angezeigt (auch wenn sie in einer anderen Gruppe sind)
5. Wählen Sie die Mitarbeitenden aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Speichern
6. Die ausgewählten Mitarbeitenden werden automatisch in die von Ihnen gewählte Gruppe verschoben

Wie man eine Berechtigungsgruppe dupliziert

Die Funktion Berechtigungsgruppe duplizieren ermöglicht es Ihnen, alle Berechtigungen von einer bestehenden Gruppe in eine neue Gruppe zu kopieren. Sie können dann die einzelnen Berechtigungen nach Bedarf ändern, ohne alles manuell neu konfigurieren zu müssen.

1. Lokalisieren Sie die Berechtigungsgruppe, die Sie duplizieren möchten
2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) neben dem Gruppennamen
3. Wählen Sie Duplizieren aus dem Dropdown-Menü

FAQ

1. Kann ich jemanden aus einer Gruppe entfernen?
   Alle Mitarbeitenden müssen einer Berechtigungsgruppe angehören, daher müssen Sie sie anstelle von Entfernen in eine andere Gruppe verschieben. Gehen Sie dazu zur Registerkarte Mitarbeitende, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben ihrem Namen, wählen Sie In eine andere Gruppe verschieben und wählen Sie die neue Gruppe aus.
    
2. Kann ich eine benutzerdefinierte Gruppe löschen?
   Ja, aber zuerst müssen Sie alle Mitarbeitenden, die dieser Gruppe zugewiesen sind, in eine andere Berechtigungsgruppe verschieben. Sobald die Gruppe leer ist, können Sie sie löschen.
    
3. Was ist mit Administratorrollen?
   Benutzer mit einer Administratorrolle haben standardmäßig vollen Zugriff auf alle Funktionen und Daten. Sie müssen ihnen keine benutzerdefinierte Berechtigungsgruppe zuweisen.
    
4. Wer kann eine Zugriffsberechtigung entfernen?
   Nur die Person, die ursprünglich die Zugriffsberechtigung erteilt hat, kann sie entfernen.