1. Como configurar as notificações de despesas e para que cenários é possível receber notificações? É possível desativar todos os canais de notificação?
Para configurar os seus alertas de despesas, vá ao seu Perfil e navegue até à secção Notificações.
Pode optar por receber notificações por correio eletrónico ou telemóvel para os seguintes cenários:
- Criação de um novo cartão
- Pagamento efectuado com um cartão
- Rejeição de um cartão
- Pedido de um novo cartão
- Disponibilidade de um relatório de despesas para exportação
- Aprovação ou rejeição de uma despesa
Embora tenha a opção de desativar determinados canais (e-mail ou telemóvel), nem todos podem ser desativados. Isto deve-se ao fato de as despesas exigirem um nível extra de consciência para garantir um controlo eficiente de todas as despesas que ocorrem na sua empresa.
2. E se a despesa for rejeitada depois de o dinheiro ter sido gasto?
A empresa tem autoridade para determinar o curso de ação quando um(a) gestor(a) opta por rejeitar uma despesa efectuada com um cartão. Por exemplo, pode criar manualmente uma dedução no processamento de salários.
3. É possível descarregar ou exportar despesas e respectivos documentos em massa?
Sem dúvida! Tem a possibilidade de descarregar ou exportar despesas em massa.
- Vá para a secção Despesas
- Clique no menu no canto superior direito
- Especifique o formato de ficheiro pretendido, o intervalo de datas e se também pretende transferir os documentos
4. O que acontece aos comentários se eu rejeitar as despesas e depois reiniciar o fluxo de aprovação?
Quando reiniciar o fluxo de aprovação, os comentários associados às despesas rejeitadas também serão eliminados. No entanto, se decidir rejeitar novamente a despesa, terá a oportunidade de fornecer novos comentários, que ficarão visíveis nos detalhes da despesa.
5. É possível identificar se uma despesa foi marcada como Paga?
Claro que sim! Depois de a despesa ter sido aprovada, tem a opção de a marcar como paga na página de detalhes da despesa, ou em massa na tabela Despesas. O(a) colaborador(a) receberá uma notificação a informar que a despesa foi marcada como Paga, mas pode demorar algum tempo até que o dinheiro seja recebido.
6. É possível declarar uma despesa em nome de outra pessoa?
De momento, não é possível declarar despesas em nome de outra pessoa.
7. É possível anexar vários ficheiros ao apresentar o meu pedido de reembolso de despesas?
Absolutamente. Tem a opção de adicionar vários ficheiros conforme necessário.
🇪🇸 Tenha em atenção que apenas um documento será considerado válido e assinado para efeitos fiscais. Por conseguinte, recomenda-se que digitalize todas as páginas em conjunto utilizando a sua aplicação móvel antes de apresentar o documento. Pode identificar o documento assinado com a etiqueta "eSigned" ou "assinado eletrónicamente".
8. Como posso ativar o NIF (Número de Identificação Fiscal) do fornecedor?
- Vá para a página de configurações de Despesas
- Ative o botão para que fique visível quando adicionar uma despesa
- Abra a configuração para tornar este campo opcional ou obrigatório
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9. Posso criar ou modificar categorias?
Infelizmente, não é possível adicionar ou editar categorias. No entanto, apesar de não poder as modificar, pode criar tantas subcategorias quantas as necessárias para cada categoria.
10. É possível registar o montante do IVA (Imposto sobre o Valor Acrescentado)?
Sim! Tem três campos disponíveis para introduzir informações fiscais: o montante de base, o tipo de imposto e o montante do imposto. O número de IVAs necessários pode variar consoante a compra, mas pode adicionar até 5 tipos de impostos.
11. Posso definir regras para a aprovação automática de algumas despesas que correspondem à minha política de despesas? Por exemplo, um tipo específico de refeição abaixo de um determinado montante.
Sim, pode criar uma regra para a categoria "Refeições" e a subcategoria "Jantar", definir o montante e definir um período de tempo.
E depois, pode criar outra regra para a categoria "Refeições" e a subcategoria "Pequeno-almoço", definir o montante e definir o período de tempo.
As despesas que cumpram todas as condições definidas serão automaticamente aprovadas. As restantes serão submetidas ao processo de aprovação manual.
Saiba mais sobre regras inteligentes para aprovação automática de despesas