Els fluxos d'aprovació defineixen qui ha de revisar i aprovar les despeses enviades abans que es processin. Aquests fluxos poden ser senzills, com ara l'aprovació d'un sol gestor, o més complexos, amb diversos passos i regles específiques per a diferents equips o rols. Teniu la flexibilitat de configurar tants nivells d'aprovació com calgui i assignar-los a usuaris, rols o equips específics, proporcionant un control granular sobre el vostre procés de validació de despeses.

On trobar fluxos d'aprovació

1. A la barra lateral, aneu a Configuració
2. Podeu utilitzar la barra de cerca per trobar i seleccionar el mòdul de configuració de despeses o anar a la secció de finances i fer clic a Despeses.
3. Cerca la secció Aprovacions i regles intel·ligents
4. Aquí és on gestionaràs la lògica d'aprovació global de les despeses.

Com crear un nou flux d'aprovació

1. A la barra lateral, aneu a Configuració
2. Podeu utilitzar la barra de cerca per trobar i seleccionar el mòdul de configuració de despeses o anar a la secció de finances i fer clic a Despeses.
3. Cerqueu la secció Aprovacions i regles intel·ligents i feu clic a + Afegeix un nou grup d'aprovació
4. Emplena:
   • Un nom clar per al flux (per exemple, Equip de vendes - UE )
   • Una breu descripció (opcional)
   • Activeu l'interruptor per al grup d'aprovació automàtica si no cal cap aprovació.
5. Feu clic a Desa per continuar

El flux nou apareixerà ara amb un nivell d'aprovació predeterminat:

1. Feu clic a la fletxa cap avall del quadre Flux d'aprovació per defecte
2. Utilitzeu el menú dels tres punts per editar el nivell d'aprovació actual:
   • Feu clic a la icona del llapis i, a continuació, trieu els aprovadors filtrant usuaris o rols.
   • Feu clic a Desa per confirmar
3. Feu servir la icona "+" per afegir més aprovadors al mateix nivell (només cal que un d'ells aprovi)
4. Feu servir "+ Afegeix nivell d'aprovació" per crear nivells addicionals; cadascun s'ha d'aprovar en seqüència.
5. Feu clic a Desa els canvis per finalitzar el flux

Ara defineix a qui s'aplica aquest flux :

1. Aneu a la subpestanya Empleats
2. Feu clic a “Afegeix empleats”
   • Filtra per empleats, llocs de treball o equips
   • Seleccioneu les persones rellevants
   • Feu clic a Desa

Com editar o actualitzar un flux d'aprovació existent

1. A la barra lateral, aneu a Configuració
2. Podeu utilitzar la barra de cerca per trobar i seleccionar el mòdul de configuració de despeses o anar a la secció de finances i fer clic a Despeses.
3. A la llista de fluxos d'aprovació, feu clic a la fletxa dreta que hi ha al costat del grup que voleu editar.
4. Obriu l'estructura d'aprovació mitjançant la fletxa cap avall al quadre Flux d'aprovació per defecte
5. Ús:
   • Tres punts → Edita el nivell d'aprovació per actualitzar els usuaris o rols assignats
   • La icona "+" per afegir més aprovadors a un nivell
   • «+ Afegeix nivell d'aprovació» per ampliar el flux
6. Feu clic a Desa els canvis quan hàgiu acabat
7. Canvia a la subpestanya Empleats per ajustar a qui s'aplica el flux

Consells i bones pràctiques

• Utilitzeu l'aprovació automàtica: configureu fluxos d'aprovació automàtica per a despeses de baix risc per estalviar temps i optimitzar el procés.
• Limitar els nivells d'aprovació: mantenir els nivells d'aprovació al mínim per evitar retards en el reemborsament.
• Utilitzeu rols i gestors: Assigneu responsabilitats d'aprovació a rols i gestors en lloc de persones específiques per garantir l'escalabilitat i la continuïtat.
• Comunica't clarament: Informa el teu equip sobre les estructures d'aprovació perquè sàpiguen què esperar i qui és el responsable de les aprovacions de les seves despeses.
• Revisió trimestral: reviseu regularment els fluxos d'aprovació per assegurar-vos que es mantenen alineats amb els canvis organitzatius i els pressupostos actuals.

Preguntes freqüents

1. Pot requerir diverses aprovacions un únic informe de despeses?
   Sí, podeu afegir diversos nivells d'aprovació a un flux. Cada nivell ha d'aprovar la despesa en seqüència abans que pugui passar a la següent etapa, garantint un procés de revisió exhaustiu.