Os fluxos de aprovação definem quem precisa revisar e aprovar as despesas enviadas antes que sejam processadas. Esses fluxos podem ser simples, como a aprovação de um único gerente, ou mais complexos, com várias etapas e regras específicas para diferentes equipes ou funções. Você tem a flexibilidade de configurar quantos níveis de aprovação forem necessários e atribuí-los a usuários, funções ou equipes específicos, proporcionando controle granular sobre o processo de validação de despesas.
Onde encontrar os fluxos de aprovação
- Na barra lateral, acesse as Configurações.
- Você pode usar a barra de pesquisa para encontrar e selecionar o módulo de configuração de Despesas ou acessar a seção de finanças e clicar em Despesas.
- Encontre a seção Aprovações e regras inteligentes
- Aqui você gerenciará a lógica de aprovação global para despesas.
Como criar um novo fluxo de aprovação
- Na barra lateral, acesse as Configurações.
- Você pode usar a barra de pesquisa para encontrar e selecionar o módulo de configuração de Despesas ou acessar a seção de finanças e clicar em Despesas.
- Localize a seção Aprovações e regras inteligentes e clique em + Adicionar novo grupo de aprovação
- Preencha:
- Um nome claro para o fluxo (ex: Equipe de Vendas - UE )
- Uma breve descrição (opcional)
- Ative a opção " Aprovação automática" caso não sejam necessárias aprovações.
- Clique em Salvar para continuar.
Seu novo fluxo agora aparecerá com um nível de aprovação padrão:
- Clique na seta para baixo na caixa de fluxo de aprovação padrão.
- Utilize o menu de três pontos para editar o nível de aprovação atual:
- Clique no ícone de lápis e, em seguida, selecione os aprovadores filtrando por usuários ou funções.
- Clique em Salvar para confirmar.
- Use o ícone “+” para adicionar mais aprovadores ao mesmo nível (apenas um deles precisa aprovar).
- Use “+ Adicionar nível de aprovação” para criar níveis adicionais — cada um deve ser aprovado em sequência.
- Clique em Salvar alterações para finalizar o fluxo.
Não é possível alterar o assunto de um e-mail gerado automaticamente e enviado quando uma despesa é aprovada.
Agora defina a quem se aplica este fluxo :
- Acesse a subguia Funcionários .
- Clique em “Adicionar funcionários”
- Filtre por funcionários, locais de trabalho ou equipes.
- Selecione as pessoas relevantes
- Clique em Salvar
Dica: Cada funcionário só pode ser afetado por um fluxo de aprovação. Se ele for realocado para um novo fluxo, todas as aprovações pendentes serão reiniciadas e enviadas pelo novo fluxo.
Como editar ou atualizar um fluxo de aprovação existente
- Na barra lateral, acesse as Configurações.
- Você pode usar a barra de pesquisa para encontrar e selecionar o módulo de configuração de Despesas ou acessar a seção de finanças e clicar em Despesas.
- Na lista de fluxos de aprovação, clique na seta à direita ao lado do grupo que deseja editar.
- Abra a estrutura de aprovação através da seta para baixo na caixa Fluxo de aprovação padrão.
- Usar:
- Três pontos → Editar nível de aprovação para atualizar os usuários ou funções atribuídos.
- O ícone “+” serve para adicionar mais aprovadores a um nível.
- “+ Adicionar nível de aprovação” para expandir o fluxo
- Clique em Salvar alterações quando terminar.
- Acesse a subguia Funcionários para ajustar a quem o fluxo se aplica.
Editar um fluxo de aprovação reinicia todas as despesas pendentes atribuídas a esse grupo. Se apenas parte da equipe precisar de um novo fluxo, considere duplicar o fluxo e aplicá-lo somente aos membros afetados.
Dicas e boas práticas
- Utilize a aprovação automática: configure fluxos de aprovação automática para despesas de baixo risco para economizar tempo e agilizar o processo.
- Limitar os níveis de aprovação: Mantenha os níveis de aprovação no mínimo para evitar atrasos no reembolso.
- Utilize funções e gestores: atribua responsabilidades de aprovação a funções e gestores em vez de indivíduos específicos para garantir escalabilidade e continuidade.
- Comunique-se com clareza: informe sua equipe sobre as estruturas de aprovação para que eles saibam o que esperar e quem é o responsável por aprovar suas despesas.
- Revisão trimestral: Analise regularmente seus fluxos de aprovação para garantir que permaneçam alinhados com as mudanças organizacionais e os orçamentos atuais.
Perguntas frequentes
- Um único relatório de despesas pode exigir múltiplas aprovações?
Sim, você pode adicionar vários níveis de aprovação a um fluxo. Cada nível deve aprovar a despesa em sequência antes que ela possa passar para a próxima etapa, garantindo um processo de revisão completo.