Os fluxos de aprovação definem quem precisa revisar e aprovar as despesas enviadas antes que sejam processadas. Esses fluxos podem ser simples, como a aprovação de um único gerente, ou mais complexos, com várias etapas e regras específicas para diferentes equipes ou funções. Você tem a flexibilidade de configurar quantos níveis de aprovação forem necessários e atribuí-los a usuários, funções ou equipes específicos, proporcionando controle granular sobre o processo de validação de despesas.

Onde encontrar os fluxos de aprovação

1. Na barra lateral, acesse as Configurações.
2. Você pode usar a barra de pesquisa para encontrar e selecionar o módulo de configuração de Despesas ou acessar a seção de finanças e clicar em Despesas.
3. Encontre a seção Aprovações e regras inteligentes
4. Aqui você gerenciará a lógica de aprovação global para despesas.

Como criar um novo fluxo de aprovação

1. Na barra lateral, acesse as Configurações.
2. Você pode usar a barra de pesquisa para encontrar e selecionar o módulo de configuração de Despesas ou acessar a seção de finanças e clicar em Despesas.
3. Localize a seção Aprovações e regras inteligentes e clique em + Adicionar novo grupo de aprovação
4. Preencha:
   • Um nome claro para o fluxo (ex: Equipe de Vendas - UE )
   • Uma breve descrição (opcional)
   • Ative a opção " Aprovação automática" caso não sejam necessárias aprovações.
5. Clique em Salvar para continuar.

Seu novo fluxo agora aparecerá com um nível de aprovação padrão:

1. Clique na seta para baixo na caixa de fluxo de aprovação padrão.
2. Utilize o menu de três pontos para editar o nível de aprovação atual:
   • Clique no ícone de lápis e, em seguida, selecione os aprovadores filtrando por usuários ou funções.
   • Clique em Salvar para confirmar.
3. Use o ícone “+” para adicionar mais aprovadores ao mesmo nível (apenas um deles precisa aprovar).
4. Use “+ Adicionar nível de aprovação” para criar níveis adicionais — cada um deve ser aprovado em sequência.
5. Clique em Salvar alterações para finalizar o fluxo.

Agora defina a quem se aplica este fluxo :

1. Acesse a subguia Funcionários .
2. Clique em “Adicionar funcionários”
   • Filtre por funcionários, locais de trabalho ou equipes.
   • Selecione as pessoas relevantes
   • Clique em Salvar

Como editar ou atualizar um fluxo de aprovação existente

1. Na barra lateral, acesse as Configurações.
2. Você pode usar a barra de pesquisa para encontrar e selecionar o módulo de configuração de Despesas ou acessar a seção de finanças e clicar em Despesas.
3. Na lista de fluxos de aprovação, clique na seta à direita ao lado do grupo que deseja editar.
4. Abra a estrutura de aprovação através da seta para baixo na caixa Fluxo de aprovação padrão.
5. Usar:
   • Três pontos → Editar nível de aprovação para atualizar os usuários ou funções atribuídos.
   • O ícone “+” serve para adicionar mais aprovadores a um nível.
   • “+ Adicionar nível de aprovação” para expandir o fluxo
6. Clique em Salvar alterações quando terminar.
7. Acesse a subguia Funcionários para ajustar a quem o fluxo se aplica.

Dicas e boas práticas

• Utilize a aprovação automática: configure fluxos de aprovação automática para despesas de baixo risco para economizar tempo e agilizar o processo.
• Limitar os níveis de aprovação: Mantenha os níveis de aprovação no mínimo para evitar atrasos no reembolso.
• Utilize funções e gestores: atribua responsabilidades de aprovação a funções e gestores em vez de indivíduos específicos para garantir escalabilidade e continuidade.
• Comunique-se com clareza: informe sua equipe sobre as estruturas de aprovação para que eles saibam o que esperar e quem é o responsável por aprovar suas despesas.
• Revisão trimestral: Analise regularmente seus fluxos de aprovação para garantir que permaneçam alinhados com as mudanças organizacionais e os orçamentos atuais.

Perguntas frequentes

1. Um único relatório de despesas pode exigir múltiplas aprovações?
   Sim, você pode adicionar vários níveis de aprovação a um fluxo. Cada nível deve aprovar a despesa em sequência antes que ela possa passar para a próxima etapa, garantindo um processo de revisão completo.