Los flujos de aprobación definen quién debe revisar y aprobar los gastos presentados antes de su procesamiento. Estos flujos pueden ser sencillos, como la aprobación de un solo gerente, o más complejos, con múltiples pasos y reglas específicas para diferentes equipos o roles. Tiene la flexibilidad de configurar tantos niveles de aprobación como necesite y asignarlos a usuarios, roles o equipos específicos, lo que le brinda un control preciso sobre el proceso de validación de gastos.

Dónde encontrar los flujos de aprobación

1. En la barra lateral, ve a Configuración.
2. Puede utilizar la barra de búsqueda para encontrar y seleccionar el módulo de configuración de Gastos o ir a la sección de finanzas y hacer clic en Gastos.
3. Encuentra la sección de Aprobaciones y reglas inteligentes
4. Aquí es donde gestionarás la lógica de aprobación global para los gastos.

Cómo crear un nuevo flujo de aprobación

1. En la barra lateral, ve a Configuración.
2. Puede utilizar la barra de búsqueda para encontrar y seleccionar el módulo de configuración de Gastos o ir a la sección de finanzas y hacer clic en Gastos.
3. Busque la sección Aprobaciones y reglas inteligentes y haga clic en + Agregar nuevo grupo de aprobación.
4. Llenar:
   • Un nombre claro para el flujo (por ejemplo, Equipo de Ventas - UE )
   • Una breve descripción (opcional)
   • Active la opción " Grupo de aprobación automática" si no se requieren aprobaciones.
5. Haz clic en Guardar para continuar.

Su nuevo flujo aparecerá ahora con un nivel de aprobación predeterminado:

1. Haga clic en la flecha hacia abajo en el cuadro Flujo de aprobación predeterminado
2. Utilice el menú de tres puntos para editar el nivel de aprobación actual:
   • Haz clic en el icono del lápiz y, a continuación, elige los aprobadores filtrando por usuarios o roles.
   • Haz clic en Guardar para confirmar
3. Utilice el icono "+" para agregar más aprobadores al mismo nivel (solo uno de ellos necesita aprobar).
4. Utilice “+ Agregar nivel de aprobación” para crear niveles adicionales; cada uno debe ser aprobado en secuencia.
5. Haz clic en Guardar cambios para finalizar el flujo.

Ahora defina a quién se aplica este flujo :

1. Ve a la subpestaña Empleados
2. Haz clic en “Agregar empleados”.
   • Filtrar por empleados, lugares de trabajo o equipos.
   • Seleccione a las personas pertinentes
   • Haz clic en Guardar

Cómo editar o actualizar un flujo de aprobación existente

1. En la barra lateral, ve a Configuración.
2. Puede utilizar la barra de búsqueda para encontrar y seleccionar el módulo de configuración de Gastos o ir a la sección de finanzas y hacer clic en Gastos.
3. En la lista de flujos de aprobación, haga clic en la flecha derecha junto al grupo que desea editar.
4. Abra la estructura de aprobación mediante la flecha hacia abajo en el cuadro Flujo de aprobación predeterminado.
5. Usar:
   • Tres puntos → Editar nivel de aprobación para actualizar usuarios o roles asignados
   • El icono “+” sirve para añadir más aprobadores a un nivel.
   • “+ Agregar nivel de aprobación” para expandir el flujo
6. Haz clic en Guardar cambios cuando hayas terminado.
7. Cambie a la subpestaña Empleados para ajustar a quién se aplica el flujo.

Consejos y buenas prácticas

• Utilice la aprobación automática: configure flujos de aprobación automática para gastos de bajo riesgo para ahorrar tiempo y agilizar el proceso.
• Limite los niveles de aprobación: Mantenga los niveles de aprobación al mínimo para evitar retrasos en los reembolsos.
• Utilice roles y administradores: asigne responsabilidades de aprobación a roles y administradores en lugar de a personas específicas para garantizar la escalabilidad y la continuidad.
• Comunícate con claridad: Informa a tu equipo sobre los mecanismos de aprobación para que sepan qué esperar y quién es responsable de la aprobación de sus gastos.
• Revisión trimestral: Revise periódicamente sus flujos de aprobación para asegurarse de que sigan alineados con los cambios organizativos y los presupuestos actuales.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puede un único informe de gastos requerir múltiples aprobaciones?
   Sí, puedes añadir varios niveles de aprobación a un flujo. Cada nivel debe aprobar el gasto en secuencia antes de que pueda pasar a la siguiente etapa, lo que garantiza un proceso de revisión exhaustivo.