Genehmigungsabläufe definieren, wer eingereichte Ausgaben prüfen und genehmigen muss, bevor sie verarbeitet werden. Diese Abläufe können einfach sein, z. B. die Genehmigung eines einzelnen Managers, oder komplexer, mit mehreren Schritten und spezifischen Regeln für verschiedene Teams oder Rollen. Sie haben die Flexibilität, beliebig viele Genehmigungsstufen zu konfigurieren und diese bestimmten Benutzern, Rollen oder Teams zuzuweisen. So haben Sie eine detaillierte Kontrolle über Ihren Ausgabenvalidierungsprozess.

Wo finde ich Genehmigungsabläufe?

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu den Einstellungen
2. Sie können die Suchleiste verwenden, um das Konfigurationsmodul „Ausgaben“ zu finden und auszuwählen, oder zum Finanzbereich gehen und auf „Ausgaben“ klicken.
3. Suchen Sie den Abschnitt „Genehmigungen und intelligente Regeln“
4. Hier verwalten Sie die globale Genehmigungslogik für Ausgaben

So erstellen Sie einen neuen Genehmigungsablauf

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu den Einstellungen
2. Sie können die Suchleiste verwenden, um das Konfigurationsmodul „Ausgaben“ zu finden und auszuwählen, oder zum Finanzbereich gehen und auf „Ausgaben“ klicken.
3. Suchen Sie den Abschnitt „Genehmigungen und intelligente Regeln“ und klicken Sie auf „+ Neue Genehmigungsgruppe hinzufügen“.
4. Ausfüllen:
   • Ein eindeutiger Name für den Ablauf (z. B. Sales Team – EU )
   • Eine kurze Beschreibung (optional)
   • Aktivieren Sie den Schalter für die Gruppe „Automatische Genehmigung“, wenn keine Genehmigungen erforderlich sind.
5. Klicken Sie auf „Speichern“ , um fortzufahren

Ihr neuer Flow wird jetzt mit einer Standardgenehmigungsstufe angezeigt:

1. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil im Feld „Standardgenehmigungsablauf“.
2. Verwenden Sie das Drei-Punkte -Menü, um die aktuelle Genehmigungsstufe zu bearbeiten :
   • Klicken Sie auf das Stiftsymbol und wählen Sie dann Genehmiger aus, indem Sie Benutzer oder Rollen filtern
   • Klicken Sie zur Bestätigung auf Speichern
3. Verwenden Sie das „+“-Symbol, um weitere Genehmiger auf derselben Ebene hinzuzufügen (nur einer von ihnen muss genehmigen).
4. Verwenden Sie „+ Genehmigungsebene hinzufügen“, um zusätzliche Ebenen zu erstellen – jede muss nacheinander genehmigt werden
5. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“, um den Ablauf abzuschließen.

Definieren Sie nun , für wen dieser Ablauf gilt :

1. Gehen Sie zur Unterregisterkarte „Mitarbeiter“
2. Klicken Sie auf „Mitarbeiter hinzufügen“
   • Filtern Sie nach Mitarbeitern, Arbeitsplätzen oder Teams
   • Wählen Sie die relevanten Personen aus
   • Klicken Sie auf Speichern

So bearbeiten oder aktualisieren Sie einen vorhandenen Genehmigungsablauf

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu den Einstellungen
2. Sie können die Suchleiste verwenden, um das Konfigurationsmodul „Ausgaben“ zu finden und auszuwählen, oder zum Finanzbereich gehen und auf „Ausgaben“ klicken.
3. Klicken Sie in der Liste der Genehmigungsabläufe auf den rechten Pfeil neben der Gruppe, die Sie bearbeiten möchten
4. Öffnen Sie die Genehmigungsstruktur über den Abwärtspfeil im Feld Standard-Genehmigungsablauf
5. Verwenden:
   • Drei Punkte → Genehmigungsebene bearbeiten , um zugewiesene Benutzer oder Rollen zu aktualisieren
   • Das „+“-Symbol, um einer Ebene weitere Genehmiger hinzuzufügen
   • „+ Genehmigungsebene hinzufügen“ , um den Ablauf zu erweitern
6. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“, wenn Sie fertig sind
7. Wechseln Sie zur Unterregisterkarte „Mitarbeiter“ , um festzulegen, für wen der Flow gilt.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

• Automatische Genehmigung verwenden: Konfigurieren Sie automatische Genehmigungsabläufe für Ausgaben mit geringem Risiko, um Zeit zu sparen und den Prozess zu optimieren.
• Genehmigungsstufen begrenzen: Beschränken Sie die Genehmigungsstufen auf ein Minimum, um Verzögerungen bei der Erstattung zu vermeiden.
• Verwenden Sie Rollen und Manager: Weisen Sie die Genehmigungsverantwortung Rollen und Managern statt bestimmten Einzelpersonen zu, um Skalierbarkeit und Kontinuität sicherzustellen.
• Kommunizieren Sie klar: Informieren Sie Ihr Team über die Genehmigungsstrukturen, damit es weiß, was es erwartet und wer für die Genehmigung seiner Ausgaben verantwortlich ist.
• Vierteljährliche Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Genehmigungsabläufe, um sicherzustellen, dass sie mit organisatorischen Änderungen und aktuellen Budgets übereinstimmen.

Häufig gestellte Fragen

1. Kann ein einzelner Spesenbericht mehrere Genehmigungen erfordern?
   Ja, Sie können einem Ablauf mehrere Genehmigungsebenen hinzufügen. Jede Ebene muss die Ausgabe nacheinander genehmigen, bevor sie zur nächsten Stufe weitergeleitet werden kann. So wird ein umfassender Überprüfungsprozess gewährleistet.