I flussi di approvazione definiscono chi deve esaminare e approvare le spese inviate prima che vengano elaborate. Questi flussi possono essere semplici, come l'approvazione di un singolo responsabile, oppure più complessi, con più passaggi e regole specifiche per diversi team o ruoli. È possibile configurare tutti i livelli di approvazione necessari e assegnarli a utenti, ruoli o team specifici, garantendo un controllo granulare sul processo di convalida delle spese.

Dove trovare i flussi di approvazione

1. Nella barra laterale, vai alle Impostazioni
2. È possibile utilizzare la barra di ricerca per trovare e selezionare il modulo di configurazione delle spese oppure andare alla sezione finanza e fare clic su Spese
3. Trova la sezione Approvazioni e regole intelligenti
4. Qui gestirai la logica di approvazione globale per le spese.

Come creare un nuovo flusso di approvazione

1. Nella barra laterale, vai alle Impostazioni
2. È possibile utilizzare la barra di ricerca per trovare e selezionare il modulo di configurazione delle spese oppure andare alla sezione finanza e fare clic su Spese
3. Individua la sezione Approvazioni e regole intelligenti e fai clic su + Aggiungi nuovo gruppo di approvazione
4. Riempire:
   • Un nome chiaro per il flusso (es. Team Vendite - UE )
   • Una breve descrizione (facoltativa)
   • Attiva l'interruttore per il gruppo di approvazione automatica se non sono richieste approvazioni.
5. Fai clic su Salva per continuare

Il tuo nuovo flusso verrà ora visualizzato con un livello di approvazione predefinito:

1. Fai clic sulla freccia rivolta verso il basso nella casella Flusso di approvazione predefinito
2. Utilizza il menu con i tre puntini per modificare il livello di approvazione corrente:
   • Fai clic sull'icona della matita , quindi scegli gli approvatori filtrando per utenti o ruoli.
   • Fai clic su Salva per confermare
3. Utilizza l' icona "+" per aggiungere altri approvatori allo stesso livello (è sufficiente l'approvazione di uno solo di loro).
4. Utilizzare “+ Aggiungi livello di approvazione” per creare livelli aggiuntivi: ognuno deve essere approvato in sequenza.
5. Fai clic su Salva modifiche per finalizzare il flusso

Ora definisci a chi si applica questo flusso :

1. Vai alla sottoscheda Dipendenti
2. Fai clic su “Aggiungi dipendenti”
   • Filtra per dipendenti, luoghi di lavoro o team
   • Selezionare le persone pertinenti
   • Fai clic su Salva

Come modificare o aggiornare un flusso di approvazione esistente

1. Nella barra laterale, vai alle Impostazioni
2. È possibile utilizzare la barra di ricerca per trovare e selezionare il modulo di configurazione delle spese oppure andare alla sezione finanza e fare clic su Spese
3. Nell'elenco dei flussi di approvazione, fai clic sulla freccia a destra accanto al gruppo che desideri modificare.
4. Apri la struttura di approvazione tramite la freccia rivolta verso il basso nella casella Flusso di approvazione predefinito
5. Utilizzo:
   • Tre puntini → Modifica il livello di approvazione per aggiornare gli utenti o i ruoli assegnati
   • L' icona “+” per aggiungere altri approvatori a un livello
   • Aggiungi il livello di approvazione “+” per espandere il flusso
6. Fai clic su Salva modifiche al termine.
7. Passa alla sottoscheda Dipendenti per modificare a chi si applica il flusso

Suggerimenti e buone pratiche

• Utilizza l'approvazione automatica: configura i flussi di approvazione automatica per le spese a basso rischio per risparmiare tempo e semplificare il processo.
• Limitare i livelli di approvazione: mantenere i livelli di approvazione al minimo per evitare ritardi nei rimborsi.
• Utilizzo di ruoli e responsabili: Assegna le responsabilità di approvazione a ruoli e responsabili anziché a singoli individui per garantire scalabilità e continuità.
• Comunicare in modo chiaro: informate il vostro team sulle procedure di approvazione, in modo che sappiano cosa aspettarsi e chi è responsabile dell'approvazione delle loro spese.
• Revisione trimestrale: rivedi regolarmente i tuoi flussi di approvazione per assicurarti che rimangano allineati ai cambiamenti organizzativi e ai budget attuali.

FAQ

1. È possibile che una singola nota spese richieda più approvazioni?
   Sì, è possibile aggiungere più livelli di approvazione a un flusso. Ogni livello deve approvare la spesa in sequenza prima che questa possa passare alla fase successiva, garantendo un processo di revisione completo.