Les flux d'approbation définissent qui doit examiner et approuver les notes de frais soumises avant leur traitement. Ces flux peuvent être simples, comme l'approbation d'un seul responsable, ou plus complexes, avec plusieurs étapes et des règles spécifiques pour différentes équipes ou rôles. Vous pouvez configurer autant de niveaux d'approbation que nécessaire et les attribuer à des utilisateurs, rôles ou équipes spécifiques, ce qui vous permet de contrôler précisément votre processus de validation des dépenses.
Où trouver les flux d'approbation
- Dans votre barre latérale, accédez aux Paramètres
- Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour trouver et sélectionner le module de configuration des dépenses ou accéder à la section Finance et cliquer sur Dépenses.
- Trouvez la section Approbations et règles intelligentes
- C'est ici que vous gérerez la logique d'approbation globale des dépenses.
Comment créer un nouveau flux d'approbation
- Dans votre barre latérale, accédez aux Paramètres
- Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour trouver et sélectionner le module de configuration des dépenses ou accéder à la section Finance et cliquer sur Dépenses.
- Accédez à la section Approbations et règles intelligentes et cliquez sur + Ajouter un nouveau groupe d'approbation
- Remplir:
- Un nom clair pour le flux (par exemple, Équipe commerciale - UE )
- Une brève description (facultatif)
- Activez l'option « Groupe d'approbation automatique » si aucune approbation n'est requise.
- Cliquez sur Enregistrer pour continuer
Votre nouveau flux apparaîtra désormais avec un niveau d'approbation par défaut :
- Cliquez sur la flèche vers le bas dans la boîte de dialogue « Flux d'approbation par défaut ».
- Utilisez le menu à trois points pour modifier le niveau d'approbation actuel :
- Cliquez sur l' icône en forme de crayon , puis choisissez les approbateurs en filtrant par utilisateurs ou par rôles.
- Cliquez sur Enregistrer pour confirmer
- Utilisez l’ icône « + » pour ajouter d’autres approbateurs au même niveau (une seule approbation est nécessaire).
- Utilisez « + Ajouter un niveau d’approbation » pour créer des niveaux supplémentaires ; chacun doit être approuvé successivement.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications pour finaliser le flux
Il n'est pas possible de modifier l'objet d'un courriel généré automatiquement et envoyé lorsqu'une dépense est approuvée.
Définissez maintenant à qui ce flux s'applique :
- Accédez à l'onglet Employés
- Cliquez sur « Ajouter des employés »
- Filtrer par employés, lieux de travail ou équipes
- Sélectionnez les personnes concernées
- Cliquez sur Enregistrer
Conseil : Chaque employé ne peut être concerné que par un seul flux d’approbation. S’il est réaffecté à un nouveau flux, toutes les approbations en attente seront réactivées et transmises via ce nouveau flux.
Comment modifier ou mettre à jour un flux d'approbation existant
- Dans votre barre latérale, accédez aux Paramètres
- Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour trouver et sélectionner le module de configuration des dépenses ou accéder à la section Finance et cliquer sur Dépenses.
- Dans la liste des flux d'approbation, cliquez sur la flèche droite en regard du groupe que vous souhaitez modifier.
- Ouvrez la structure d'approbation via la flèche vers le bas dans la boîte de dialogue Flux d'approbation par défaut
- Utiliser:
- Trois points → Modifier le niveau d'approbation pour mettre à jour les utilisateurs ou les rôles attribués
- L' icône « + » permet d'ajouter des approbateurs supplémentaires à un niveau.
- « + Ajouter un niveau d’approbation » pour étendre le flux
- Cliquez sur « Enregistrer les modifications » une fois terminé.
- Passez à l'onglet « Employés » pour ajuster les personnes concernées par le flux.
La modification d'un flux d'approbation entraîne la réinitialisation de toutes les dépenses en attente affectées à ce groupe. Si seule une partie de l'équipe a besoin d'un nouveau flux, envisagez de le dupliquer et de l'appliquer uniquement aux personnes concernées.
Conseils et bonnes pratiques
- Utilisez l'approbation automatique : configurez des flux d'approbation automatique pour les dépenses à faible risque afin de gagner du temps et de rationaliser le processus.
- Limiter les niveaux d'approbation : Réduisez les niveaux d'approbation au minimum afin d'éviter les retards de remboursement.
- Utilisez des rôles et des responsables : attribuez les responsabilités d’approbation à des rôles et à des responsables plutôt qu’à des personnes spécifiques afin de garantir l’évolutivité et la continuité.
- Communiquez clairement : informez votre équipe des procédures d’approbation afin qu’elle sache à quoi s’attendre et qui est responsable de l’approbation de ses dépenses.
- Examen trimestriel : Examinez régulièrement vos processus d’approbation afin de vous assurer qu’ils restent alignés sur les changements organisationnels et les budgets actuels.
FAQ
- Une seule note de frais peut-elle nécessiter plusieurs approbations ?
Oui, vous pouvez ajouter plusieurs niveaux d'approbation à un flux. Chaque niveau doit approuver la dépense successivement avant de passer à l'étape suivante, garantissant ainsi un processus d'examen complet.