Comment fonctionnent les centres de coûts ?
Les centres de coûts sont couramment utilisés par de nombreuses entreprises pour surveiller les coûts de manière segmentée et personnalisée. Ils permettent aux entreprises de gérer les coûts globaux, d'allouer des ressources et de déterminer la rentabilité en fonction des produits ou des départements.
Comment configurer correctement l'approbation des notes de frais ?
Pour configurer l'approbation des dépenses :
- Installez l'application en vous rendant sur Marketplace → Applications, en faisant défiler jusqu'à trouver Notes de frais et en cliquant sur Installer l'application.
- Configurez les paramètres d'approbation en accédant à Paramètres > Finances > Notes de frais. Ici, dans Approbations et règles intelligentes, vous pouvez créer un groupe d'approbation et définir qui peut approuver ou rejeter les dépenses. Il peut s'agir d'employés spécifiques ou de personnes ayant des rôles relatifs comme un manager ou des superviseurs en congé. Vous pouvez également affecter des employés ou des rôles spécifiques à un groupe d'approbation.
- Dans le Groupe d'approbation > Collaborateurs, vous pouvez voir les collaborateurs affectés à ce groupe d'approbation. Vous pouvez ajouter des personnes en cliquant sur l'icône "+" dans le coin supérieur droit.
- Configurez vos dépenses et votre compte bancaire. Une fois le compte bancaire créé, la vue des informations du compte de dépenses sera visible.
- Définissez les autorisations pour la gestion des dépenses en accédant à Paramètres > Général > Droits d'accès. Ouvrez un groupe d'autorisations et faites défiler jusqu'à Dépenses pour trouver toutes les autorisations que vous pouvez accorder pour les dépenses.
- Seul l'approbateur désigné peut approuver ou rejeter une dépense. Il peut le faire en cliquant sur les trois points (...) de la dépense en attente d'approbation et en choisissant entre Approuver ou Rejeter. Les dépenses de plusieurs employés peuvent être approuvées ou rejetées en même temps.
Quel est le processus d'exportation des données de dépenses ?
Pour exporter des données sur les dépenses, vous devez suivre ces étapes :
- Commencez par ajouter et approuver les dépenses. Les dépenses peuvent être ajoutées automatiquement, par exemple en les chargeant sur votre carte Factorial, ou manuellement en cliquant sur "+Ajouter une note de frais" dans la section "Mes notes de frais".
- Lors de l'ajout d'une dépense, assurez-vous de joindre un document, comme une photo du reçu, car il sera nécessaire pour l'approbation.
- Une fois les dépenses approuvées, vous pouvez utiliser divers filtres pour affiner vos données exportées. Par exemple, vous pouvez filtrer par employés actifs, types de dépenses et définir des conditions de date spécifiques pour afficher les dépenses générées au cours du mois en cours.
- De plus, vous avez la possibilité d'inclure des sous-catégories lors de la déclaration d'une dépense et de gérer les dépenses dans différentes devises.
En suivant ces étapes, vous pouvez exporter efficacement les données de dépenses souhaitées du système.
Est-il possible d'inclure des centres de coûts dans le formulaire de dépenses ?
Absolument ! Vous avez la possibilité de créer et d'attribuer des centres de coûts aux employés, puis d'utiliser ces informations pour gérer les dépenses.
Pourquoi ne puis-je pas afficher le centre de coûts ?
Si vous ne pouvez pas voir le centre de coût dans le détail des dépenses, veuillez vérifier vos autorisations. Assurez-vous que vos droits d'accès soient correctement configurés pour afficher les informations sur le centre de coûts.
Que se passe-t-il si je n'ai créé aucun centre de coûts ?
Si vous n'avez pas créé de centre de coûts et n'avait pas affecté de collaborateurs, cette fonctionnalité ne fonctionnera pas correctement. Il est donc crucial de créer et paramétrer les centres de coûts avant d'activer la fonctionnalité.
Qui peut voir les centres de coûts ?
La visibilité des centres de coûts est déterminée par les paramètres d'autorisation du centre de coûts dans le module Finance.