Les utilisateurs externes sont des collaborateurs qui ne sont pas employés directement par l'entreprise. Par exemple, les comptables peuvent être considérés comme des utilisateurs externes. Ces utilisateurs externes n'engendrent aucun coût pour l'entreprise et ne peuvent ni pointer ni demander de congés.
Les utilisateurs externes ne seront pas enregistrés en tant qu'employés et n'auront pas de profil d'employé dans Factorial .
Comment ajouter un utilisateur externe ?
- Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
- Sous Général, cliquez sur Utilisateurs externes
- Cliquez sur + Créer un utilisateur externe
- Veuillez renseigner l' adresse e-mail, le prénom et le nom.
- Cliquez sur Enregistrer
Comment ajouter un utilisateur externe à un groupe d'autorisation ?
Nous vous recommandons de créer un groupe d'autorisation personnalisé avec des niveaux de visibilité et d'accès spécifiques pour vos employés externes, mais cette étape n'est pas obligatoire.
Factorial vous propose un niveau d'accès par défaut entièrement dédié aux utilisateurs externes :
Les utilisateurs externes (visiteurs/invités) effectuent des réservations pour eux-mêmes et pour les personnes qu'ils encadrent ou dirigent.
- Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
- Dans la section Général, cliquez sur Autorisations.
- Placez-le sur le groupe d'accès où vous souhaitez ajouter l'employé externe
- Cliquez sur l' onglet utilisateur externe
- Cliquez sur (+) et recherchez puis sélectionnez l'utilisateur externe
- Cliquez sur Soumettre
Ce qu'un utilisateur externe peut et ne peut pas faire
Les utilisateurs externes ne peuvent pas participer aux processus actifs de la plateforme, par exemple :
- Pointage
- Demander un congé
- Téléverser les dépenses (pour le compte d'un autre employé)
- Avoir des documents pour eux-mêmes
- Etc
Ils ne peuvent pas avoir d'informations les concernant stockées, puisqu'ils ne font pas partie directement de l'entreprise.
Voici quelques-unes des fonctionnalités disponibles (selon les autorisations)
- Visualisez et téléchargez les informations
- Incidence sur les informations des autres employés. Cela inclut :
- Documents
- Congé
- Suivi du temps
- Dépenses
- Gérer les autorisations
Ils devraient avoir les autorisations nécessaires.
FAQ
Où puis-je trouver l'utilisateur externe que j'ai créé ?
Au sein du groupe d'autorisations, elles ont été créées/attribuées, sous l'onglet « Utilisateurs externes ».
Un utilisateur externe peut-il modifier/attribuer des horaires ?
Oui, à condition qu'elles soient destinées à un autre utilisateur.
Peuvent-ils télécharger des documents ou utiliser des documents en masse ?
Oui, s'ils ont les autorisations nécessaires.
Peuvent-ils faire partie d'un processus d'approbation ?
Non, ils ne peuvent pas faire partie d'un flux de travail.
Seront-ils mentionnés dans les rapports ?
Non, puisqu'ils ne sont pas des utilisateurs actifs de la plateforme.
Peuvent-ils faire partie d'une évaluation de performance/NPS/enquête ?
Ils peuvent le créer et en extraire des données, mais pas en faire partie.