Qu'est-ce que Factorial Professionals ?
Factorial Professionals est un outil performant conçu pour les entreprises qui externalisent la gestion de leur paie auprès de comptables. Il simplifie la communication en offrant un canal direct et efficace qui assure une connexion fluide entre les entreprises et leurs comptables.
L'un des principaux défis pour les entreprises est de suivre l'évolution des données des employés (embauches, mises à jour de contrats, départs, changements personnels ayant un impact sur la paie) et de communiquer ces informations à leur service comptable en fin de mois. Sans outils adaptés, ce processus peut s'avérer long et source d'erreurs. Les entreprises doivent souvent identifier et documenter manuellement les modifications, en s'appuyant sur des flux de travail ou en limitant l'accès aux produits pour gérer les mises à jour, ce qui peut engendrer une complexité inutile.
Avec Factorial Professionals, toute modification apportée au compte Factorial d'une entreprise (embauches, départs, absences, variables de paie, etc.) est instantanément partagée avec les comptables en temps réel. Cet outil est avantageux tant pour les clients que pour les comptables : il réduit les erreurs et centralise toutes les informations, simplifiant ainsi la gestion de la paie et la rendant plus précise pour tous.
Comment configurer Factorial Professionals ?
Pour activer les services Factorial Professionals pour le cabinet comptable d'une entreprise, celle-ci doit d'abord contacter son interlocuteur Factorial afin d'activer la fonctionnalité dans le système.
Une fois Factorial Professionals activé, suivez ces étapes pour inviter votre comptable :
- Accédez à Paramètres > Paie
- Cliquez sur Gérer dans la section Factorial Professionals
- Sélectionnez le ou les utilisateurs auxquels vous souhaitez accorder l'accès du comptable.
Une fois que le cabinet comptable a obtenu l'accès, il peut se connecter à son compte Factorial Professionals et gérer tous les incidents et mises à jour pour les entreprises où il a été invité en tant qu'utilisateur comptable.
Gestion des notifications
Les comptables peuvent personnaliser leurs préférences de notification pour rester informés des mises à jour importantes. Voici comment procéder :
- Ouvrir le compte Factorial Professionals
- Cliquez sur votre nom en bas à gauche de l'écran et sélectionnez Vos paramètres
Comment utiliser Factorial Professionals ?
Une fois que le comptable a accès à Factorial Professionals, l'entreprise peut envoyer facilement les mises à jour et les signalements d'incidents liés à la paie. Procédez comme suit :
- Accédez à la section « Mises à jour des employés » du compte Factorial de l'entreprise.
- Ouvrez la mise à jour de l'employé que vous souhaitez partager avec le comptable.
- Cliquez sur le bouton « Envoyer au comptable » en bas à droite.
Une fois envoyée, la mise à jour apparaîtra automatiquement dans le tableau des incidents du compte Factorial Professionals du comptable. Ce dernier pourra alors consulter et modifier le statut de chaque incident selon ses préférences.
Téléchargement de documents via « Professionnels »
Les clients comme les comptables peuvent télécharger des documents directement dans le panneau latéral « Mises à jour des employés » ; par exemple, lors de la création d’une mise à jour « Nouvelle embauche », de nombreux comptables y téléchargent le contrat de l’employé au format PDF.
Important : Ces documents ne sont pas enregistrés automatiquement . Après les avoir téléchargés, vous devrez les télécharger et les gérer séparément si vous souhaitez les conserver.
Communication entre l'entreprise et le comptable
Pour une collaboration optimale, l'entreprise et le comptable peuvent communiquer directement au sein de chaque incident. Utilisez la section « Messages » de l'incident pour clarifier les détails, demander des informations complémentaires ou résoudre les problèmes.
Activer les mises à jour pertinentes des employés
Pour que le comptable puisse recevoir les mises à jour concernant les employés, il doit les activer. Il lui incombe de définir les mises à jour pertinentes (par exemple, nouvelles embauches, départs, modifications de contrat) et de les activer dans la section « Préférences » de son compte Factorial Professionals.
.png)
FAQ
Une entreprise de comptabilité peut-elle gérer plusieurs sociétés utilisant Factorial au sein d'un même compte professionnel ?
Oui, les cabinets comptables gérant plusieurs entreprises utilisant Factorial peuvent centraliser toutes les mises à jour et les incidents concernant leurs clients depuis un seul compte Factorial Professionals. Cette centralisation améliore l'efficacité et la productivité, permettant aux comptables d'optimiser leur flux de travail et de gagner du temps.