Créer manuellement des plannings de travail est souvent chronophage, source d'erreurs et stressant. Les managers doivent concilier les besoins de l'entreprise avec le respect du droit du travail, les contraintes contractuelles et la disponibilité des employés, souvent sans les outils adéquats. La planification automatique des plannings , disponible exclusivement pour les offres Entreprise , simplifie ce processus en générant des plannings hebdomadaires optimisés en quelques clics.

Comment le configurer

La planification automatique des quarts de travail fonctionne en trois étapes simples :

1. Définir les règles de planification

Ces paramètres contribuent à garantir la conformité légale lors de la génération automatique des quarts. Commencez par définir les règles dans le contrat de chaque employé :

1. Dans votre barre latérale, accédez à Organisation
2. Choisissez un profil d'employé
3. Accédez à la section Contrat et cliquez sur Fixer les conditions ou Créer de nouvelles conditions
4. Dans la section Heures de travail , définissez les valeurs suivantes :
   1. Heures contractuelles
   2. Heures quotidiennes maximales
   3. Heures de repos minimales entre les jours de travail (par exemple, 12 heures en Espagne)

2. Définir les besoins de couverture

Cette étape définit le nombre de personnes nécessaires par rôle au cours de la semaine.

1. Dans votre barre latérale, accédez à Shifts
2. Cliquez sur le bouton Couverture
3. Sélectionnez le lieu de travail concerné (par exemple, votre magasin de Barcelone)
4. Cliquez sur l' icône plus pour définir la couverture
   1. Choisissez la plage de dates (par exemple, la semaine entière).
   2. Indiquez le nombre de personnes nécessaires par rôle (par exemple, 3 vendeurs le matin et 3 le soir)
   3. Sélectionnez un ou plusieurs quarts enregistrés qui correspondent aux rôles
5. Cliquez sur Enregistrer

3. Exécutez le planificateur automatique

Cette étape attribue des quarts de travail en fonction des règles et de la couverture que vous avez définies.

1. Dans votre barre latérale, accédez à Shifts
2. Dans la section Couverture, cliquez sur le bouton Planification automatique
3. Une fenêtre contextuelle apparaîtra où vous pourrez :
   1. Sélectionnez les règles à appliquer
   2. Choisissez les employés à inclure (si vous utilisez le filtre d'emplacement, par défaut, tous les employés de cet emplacement seront sélectionnés).
4. Cliquez sur Exécuter pour lancer le planificateur
5. Publiez les quarts de travail lorsque vous êtes prêt

Conseils et bonnes pratiques

• Assurez-vous que tous les contrats des employés sont mis à jour avec des heures d'accord précises et des temps de repos.
• Vérifiez régulièrement la couverture pour l’adapter aux pics d’activité ou aux jours fériés.

FAQ

1. Pourquoi les quarts de travail ne sont attribués à aucun employé ?
   Cela peut se produire s'il n'y a pas suffisamment d'employés disponibles correspondant aux règles et aux rôles définis.
    
2. Pourquoi les modifications ne sont-elles pas visibles après la planification ?
   Essayez d'actualiser la page si les nouveaux changements n'apparaissent pas immédiatement.
    
3. Que se passe-t-il si aucun employé n’est disponible pour un quart de travail ?
   Le système laissera le quart de travail non attribué et vous le verrez dans la section Couverture.
    
4. Puis-je modifier les quarts de travail après leur création ?
   Oui, les quarts de travail peuvent être ajustés manuellement une fois la planification automatique terminée (avant de la publier).