L'API Conectia de WoltersKluwer est requise pour l'intégration (à partir de 13,50 €/mois).
Qu'est-ce que a3innuva Nómina ?
a3innuva Nómina est un logiciel intuitif basé sur le cloud qui aide les entreprises à gérer leurs processus de paie, économisant du temps et rendant le travail encore plus efficace.
En intégrant a3innuva Nómina à Factorial, vous pourrez synchroniser des données telles que les nouvelles recrues, les licenciements, les absences, les compléments de paie, les mises à jour des employés et des contrats.
5 raisons de choisir a3innuva Nómina
- Protection des données : Vos informations sont cryptées et garanties sécurisées.
- Basé sur le cloud : Accessible de n'importe où, à tout moment, sur n'importe quel appareil avec internet.
- Gestion des tâches en masse : Gérez efficacement la paie, la sécurité sociale, les impôts et les contrats.
- Conformité réglementaire : Restez à jour avec les exigences légales et évitez les erreurs de calcul.
- Solutions unifiées : a3innuva par Wolters Kluwer offre une plateforme de gestion centralisée pour une productivité, une efficacité et une rentabilité accrues.
Avant de commencer
- La synchronisation entrante est disponible uniquement pour l'Espagne (a3innuva / Wolters Kluwer).
- Elle doit être activée pour votre entreprise par Factorial — ce n'est pas un paramètre en libre-service. Demandez à votre contact Customer Success ou au support de l'activer.
- Vous devez avoir l'intégration a3innuva déjà installée et connectée.
- Les clients peuvent décider si les nouvelles recrues, les licenciements, les changements de contrat ou les IT sont synchronisés de a3innuva à Factorial.
Processus d'installation
L'intégration avec Factorial fonctionne via une API, vous permettant d'apporter des modifications dans Factorial qui affecteront a3innuva.
Cliquez ici pour en savoir plus sur l'API
Étape 1 — Installer et connecter a3innuva
- Allez sur Marketplace et ouvrez l'intégration a3innuva
- Cliquez sur Installer pour l'entreprise
- Cliquez sur Se connecter à a3innuva et complétez la connexion Wolters Kluwer
La connexion est à l'échelle de l'entreprise : une connexion a3innuva valide couvre toutes vos entités légales.
Gardez la connexion active. Si la connexion a3innuva expire, aucune synchronisation entrante ne s'exécutera. Factorial vérifie la connexion une fois par jour et vous avertit si votre connexion n'est pas active. Vous pouvez vous reconnecter à tout moment depuis la page des paramètres a3innuva.
Étape 2 — Configurer a3innuva Nómina
- Connectez-vous à a3innuva : Pour lier votre compte a3innuva Nómina, il vous suffit de vous connecter et de sélectionner le « code client » souhaité pour une connexion transparente.
- Configuration de l'entreprise : Liez votre entreprise a3innuva avec l'entreprise ou les entités légales dans Factorial.
- Configuration des centres de travail : Liez vos lieux de travail a3innuva avec les entités légales ou les groupes d'employés dans Factorial.
- Configuration des rôles : Liez vos intitulés de poste a3innuva avec les rôles (catalogue de postes) dans Factorial.
- Configuration des concepts de paie : Liez vos concepts de paie a3innuva avec les concepts de paie dans Factorial (affiché uniquement si vous payez pour le module 'Rémunération')
- Configuration des absences : Liez vos absences a3innuva avec les absences dans Factorial et activez la bidirectionnalité des congés maladie depuis a3innuva
- Configuration des centres de coûts : Liez vos centres de coûts a3innuva avec le centre de coûts dans Factorial.
- Configuration du niveau d'éducation : Liez les niveaux d'éducation a3innuva avec les niveaux d'éducation de Factorial, au sein de chacune des entités légales de Factorial. Cette étape n'est pas obligatoire mais vous aidera à bien documenter les employés précédemment créés après cette configuration.
- Configuration du type de contrat : Liez les types de contrat a3innuva avec les types de contrat de Factorial, au sein de chacune des entités légales de Factorial. Cette étape n'est pas obligatoire mais vous aidera à bien documenter les employés précédemment créés après cette configuration.
- Cliquez sur Enregistrer
Étape 3 — Choisissez la direction de synchronisation par cas d'utilisation
Dans l'assistant, ouvrez l'étape Direction de synchronisation. Pour chaque cas d'utilisation, choisissez soit Factorial → A3innuva (par défaut, Factorial reste la source de vérité) ou A3innuva → Factorial (la direction entrante, A3innuva devient la source de vérité pour ce cas d'utilisation).
| Cas d'utilisation | Peut être défini sur A3innuva → Factorial |
|---|---|
| Nouvelles recrues | Oui |
| Licenciements | Oui |
| Changements de contrat | Oui |
| Incapacité temporaire (IT) | Oui |
| Changements personnels | Non — Factorial → a3innuva uniquement |
| Absentéisme | Non — Factorial → a3innuva uniquement |
| Variables de paie | Non — Factorial → a3innuva uniquement |
Chaque cas d'utilisation est indépendant — vous pouvez tirer de nouvelles recrues de a3innuva tout en continuant à pousser les licenciements vers celui-ci.
Définir un cas d'utilisation sur A3innuva → Factorial arrête la synchronisation sortante pour ce cas d'utilisation. Si quelqu'un effectue ensuite ce type de changement dans Factorial, la mise à jour ne sera pas poussée à a3innuva et Factorial affichera "Cette mise à jour ne peut pas être synchronisée avec a3innuva en fonction de la direction de synchronisation configurée". Ceci est intentionnel : un seul système peut être la source de vérité par cas d'utilisation.
Étape 4 — Sélectionnez les administrateurs à notifier
Dès qu'au moins un cas d'utilisation est défini sur A3innuva → Factorial, le champ Administrateurs à notifier devient obligatoire. Sélectionnez les personnes qui devraient recevoir le rapport de synchronisation lorsque quelque chose ne parvient pas à arriver. Seuls les employés ayant la permission d'installer des intégrations à l'échelle de l'entreprise peuvent être sélectionnés, et vous pouvez en choisir plusieurs.
Vous ne pouvez pas terminer l'étape tant que cela est vide — sans destinataires, personne ne serait informé lorsqu'un élément échoue à se synchroniser.
Configuration des codes employés a3innuva
Lorsque de nouvelles recrues sont créées dans Factorial et synchronisées avec a3innuva, leur code employé remplira automatiquement le champ Code employé a3innuva dans leur profil dans Factorial.
Pour les employés déjà enregistrés dans les systèmes Factorial et a3innuva, vous devez saisir le code employé a3innuva pour chaque individu dans Factorial. Cette étape est nécessaire pour permettre la synchronisation des mises à jour dans le système a3innuva.
Pour ajouter le code employé a3innuva à Factorial
- Allez sur Organisation
- Ouvrez un Profil d'employé
- Allez à l'onglet Détails personnels
- Faites défiler vers le bas jusqu'à Informations sur la paie
- Remplissez le code employé a3innuva
- Enregistrez
Synchronisation des données entre Factorial et a3innuva
Une fois a3innuva Nómina intégré à Factorial, vous pourrez synchroniser les données suivantes :
Nouvelles recrues
Lors de la création d'un nouvel employé dans Factorial, une mise à jour de l'employé sera générée dans Factorial, vous permettant de la synchroniser avec a3innuva. Une fois synchronisé, l'employé apparaîtra automatiquement dans la section Plantilla de a3innuva.
Les nouvelles recrues peuvent être synchronisées dans les deux sens : Factorial → a3innuva ou a3innuva → Factorial.
Pour synchroniser les nouvelles recrues :
- Tout d'abord, créez un nouveau profil d'employé
- Une fois cela fait, allez à Paie → Mises à jour des employés
- Cliquez pour ouvrir le nouvel employé engagé
- Cliquez sur Synchroniser avec a3innuva et vérifiez si la synchronisation a été réussie
Rappelez-vous : pour une synchronisation réussie, tous les champs obligatoires doivent être remplis.
Pour le marché espagnol, lors de l'importation de nouveaux employés ou de la modification de contrats pour des entités légales connectées à A3innuva, les utilisateurs verront 8 champs de contrat dans l'importateur :
- Code de l'accord
- Catégorie d'accord (classification)
- Catégorie professionnelle
- Type de contribution
- Régime
- Occupation TGSS
- Occupation CNO
- Niveau d'éducation et type de contrat → options fournies par A3innuva
Les entreprises espagnoles peuvent gérer des modifications en masse directement en utilisant l'Importateur de modification de contrat, et les champs peuvent être importés lors de la création de nouveaux employés via l'Importateur de création d'employés.
Licenciements
Lors du licenciement d'un employé dans Factorial, une mise à jour de l'employé sera générée dans Factorial, vous permettant de la synchroniser avec a3innuva. Une fois synchronisé, l'employé apparaîtra automatiquement dans a3innuva comme licencié.
Données synchronisées :
- Date de licenciement
- Raison du licenciement
Les licenciements peuvent être synchronisés dans les deux sens : Factorial → a3innuva ou a3innuva → Factorial.
Pour synchroniser les licenciements :
- Tout d'abord, licenciez l'employé
- Une fois cela fait, allez à Paie → Mises à jour des employés
- Cliquez pour ouvrir l'employé licencié
- Cliquez sur Licencier l'employé dans a3innuva
Mises à jour des employés
Lorsque vous mettez à jour un certain employé dans Factorial, une mise à jour de l'employé sera générée dans Factorial. Nous affichons un tableau avec les différences, vous permettant de la synchroniser avec a3innuva. Une fois synchronisées, les mises à jour des employés apparaîtront automatiquement dans a3innuva.
Pour synchroniser les mises à jour des employés :
- Tout d'abord, effectuez une mise à jour dans le profil de l'employé
- Allez à Paie → Mises à jour des employés
- Cliquez pour ouvrir l'incidence de mise à jour de l'employé nouvellement créé
- Si vous le souhaitez, vérifiez les différences entre Factorial et a3innuva
- Cliquez sur Mettre à jour dans a3innuva
Si les données d'un employé sont modifiées dans les 10 premières minutes suivant leur création, aucune mise à jour ne sera générée car le changement est considéré comme une correction pour la nouvelle recrue.
Changements de contrat
Lorsque vous mettez à jour certains champs de contrat dans Factorial, une mise à jour de l'employé sera générée dans Factorial, vous permettant de la synchroniser avec a3innuva. Une fois synchronisées, les mises à jour de contrat apparaîtront automatiquement dans a3innuva.
Les changements de contrat peuvent être synchronisés dans les deux sens : Factorial → a3innuva ou a3innuva → Factorial.
Pour synchroniser les mises à jour de contrat :
- Tout d'abord, effectuez une mise à jour dans le contrat de l'employé
- Allez à Paie → Mises à jour des employés
- Cliquez pour ouvrir l'incidence de mise à jour de contrat nouvellement créée
- Cliquez sur Synchroniser les mises à jour dans a3innuva
Absentéismes et congés maladie (de Factorial à a3innuva)
Lorsqu'une absence est créée dans Factorial, une mise à jour de l'employé sera générée dans Factorial, vous permettant de la synchroniser avec a3innuva. Une fois synchronisée, l'absence apparaîtra automatiquement dans A3innuva.
Pour synchroniser les absences entre Factorial et a3innuva, vous devez d'abord inclure les types d'absence a3innuva dans votre politique de congés dans Factorial et les configurer pour générer une mise à jour d'employé.
Pour inclure les types d'absence a3innuva :
- Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
- Dans la section Temps, cliquez sur Congé
- Cliquez pour voir la politique de congé
- Cliquez sur Modifier l'allocation de congé
- Sous Informations de base → Types d'absence, sélectionnez les types d'absence a3innuva
- Enregistrer les modifications
Pour générer des mises à jour d'employés à partir des absences :
- Dans votre barre latérale, cliquez sur Paie → Mises à jour des employés
- Cliquez sur l'icône des trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez Paramètres de mise à jour 3. Activez les types d'absence a3innuva
Il est important de noter que l'absence ne sera synchronisée avec a3innuva que lorsque l'utilisateur sélectionne un type d'absence provenant de a3innuva. Pour empêcher les employés de demander un type d'absence ne provenant pas de a3innuva (un préconfiguré par Factorial), désactivez ces types d'absence dans Paramètres → congé.
Pour synchroniser les absences :
- Tout d'abord, assurez-vous que l'absence est demandée et approuvée
- Allez à Paie → Mises à jour des employés
- Cliquez pour ouvrir l'incidence d'absence
- Cliquez sur Créer une absence dans a3innuva
Lorsqu'un absentéisme (congé, grève, permission rémunérée, personnalisé, congé injustifié, et suspension d'emploi non rémunérée) a été modifié dans Factorial, vous pouvez également synchroniser l'édition et la suppression avec a3innuva, afin que le logiciel de paie soit à jour. D'autre part, les changements dans les IT ne peuvent pas être synchronisés.
L'absence sera automatiquement affichée dans a3innuva Nómina → Présence
Congés maladie (de a3innuva à Factorial)
```Pour garantir que les calendriers de vos employé·e·s et les données de paie sont toujours alignés, Factorial peut importer automatiquement les enregistrements de Disabilité Temporaire (IT) créés dans a3innuva. Cela signifie que lorsqu'un congé maladie est enregistré dans a3innuva (via les mises à jour des institutions publiques), il apparaîtra automatiquement dans Factorial sans saisie manuelle.
Comment fonctionne la synchronisation
La synchronisation est un processus proactif qui s'exécute quotidiennement pour maintenir l'harmonie entre les deux plateformes.
- Fréquence : La synchronisation s'exécute chaque nuit à 00:00h CET.
- Portée : Factorial vérifie les nouveaux congés maladie ou les congés mis à jour du mois en cours et du mois précédent pour s'assurer qu'aucun changement tardif n'est manqué.
- Mises à jour automatiques : Si un congé maladie est modifié dans a3innuva (par exemple, une date de fin est ajoutée), l'absence existante dans Factorial sera mise à jour automatiquement.
Que se passe-t-il dans Factorial ?
Une fois que la synchronisation s'exécute et trouve un nouvel enregistrement :
- Calendrier de l'employé·e : Une nouvelle absence est automatiquement créée.
- Mise à jour de l'employé·e : Une nouvelle entrée apparaît dans Paie → Mises à jour des employé·e·s. Ces mises à jour comporteront une bannière spécifique indiquant qu'elles ont été Synchronisées depuis a3innuva
- Notifications : Le·la Responsable d'équipe et le·la Superviseur·e de l'absence de l'employé·e recevront un email et une notification dans leur boîte de réception. Et les responsables RH désigné·e·s (sélectionné·e·s dans les paramètres de l'intégration) recevront un résumé quotidien de tous les résultats importés.
Suppléments de paie (si vous utilisez le module de compensation)
Vous pouvez gérer les suppléments de paie pour vos employé·e·s dans la section Suppléments du module de Paie. Une fois que vous avez vérifié et confirmé que tous les suppléments des employé·e·s sont exacts :
- Cliquez sur le bouton Synchroniser avec a3innuva
- Tous les suppléments précédemment définis dans Factorial seront automatiquement transférés à a3innuva. Vous trouverez ces suppléments dans la section Conceptos salariales dans a3innuva.
Vous pouvez trouver plus d'informations sur la façon de gérer les suppléments de paie dans cet article : Comment gérer les suppléments de paie.
Pour synchroniser les suppléments de paie avec a3innuva, vous devez :
- Avoir l'intégration a3nom installée (intégration a3nom)
- Assurer la paramétrisation de l'intégration a3nom (code de l'entreprise, codes des entités légales, codes des concepts de paie et code de l'employé·e a3nom), pour cela, allez dans Paramètres > Paie > Intégrations de paie > a3nom
Factorial Professionnel·le·s et a3innuva Nómina
Factorial Professionnel·le·s est un outil de Factorial qui connecte les entreprises utilisant Factorial avec des comptables. Il fournit un canal de communication direct et rapide où les mises à jour liées à la paie peuvent être facilement signalées. Il détecte automatiquement les changements pertinents pour la paie (par exemple, nouvelles recrues, licenciements, congés maladie) et notifie le comptable en temps réel.