Le paramètre « Modifier les restrictions de feuille de temps » de Factorial permet aux entreprises d'ajouter un niveau d'approbation aux modifications des feuilles de temps, permettant ainsi aux employés de demander des modifications au lieu de modifier directement leurs quarts. Cela permet aux organisations de mieux contrôler les enregistrements de présence, notamment sur des marchés comme le Brésil, où la traçabilité et l'approbation des quarts sont essentielles.
Cette fonctionnalité introduit un flux d'approbation complet pour la création, la modification ou la suppression de quarts de travail, offrant aux responsables une visibilité et une autorité complètes sur les modifications des feuilles de temps.
Comment le configurer
- Accédez à Paramètres > Suivi du temps
- Sélectionnez la politique de suivi du temps à modifier
- Dans l'onglet Paramètres de stratégie , faites défiler jusqu'à trouver le bouton « Activer la restriction de modification »
- Activez-le pour activer le flux d'approbation
Lorsque cette option est activée, les employés ne peuvent plus créer, modifier ou supprimer directement des quarts de travail. Toute modification doit être demandée et approuvée.
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Ce que vivent les employés
Lorsqu'ils essaient de modifier leur feuille de temps :
- Dans la barre latérale, cliquez sur Pointer à l'entrée
- Sélectionnez le jour où vous souhaitez ajouter ou modifier un quart de travail. Vous pouvez choisir :
- Ajouter un nouveau quart de travail
- Modifier un quart de travail existant (heures d'arrivée et de départ)
- Supprimer un quart de travail existant
Une étiquette de demande en attente apparaîtra sur le quart de travail jusqu'à ce qu'il soit examiné.
Les employés peuvent mettre à jour ou annuler leurs demandes avant leur traitement. Les responsables ne peuvent pas les modifier.
Expérience de gestionnaire
- Les gestionnaires verront toutes les demandes dans leur boîte de réception > section Suivi du temps .
- Pour chaque demande, ils peuvent :
- Afficher la modification demandée (ajouter, modifier, supprimer)
- Découvrez comment cela affecte le nombre total d'heures travaillées
- Approuver ou rejeter la demande
Une fois traité :
- L' étiquette En attente disparaît.
- Les heures approuvées sont indiquées sur la feuille de temps.
Notifications
- Les utilisateurs sont avertis lorsque leurs demandes sont approuvées ou rejetées , à condition que les notifications soient activées dans leurs préférences de notification (activées par défaut).
- Cela élimine le besoin de vérifier manuellement la plateforme pour les mises à jour de statut.
Exemple de cas d'utilisation
- Un employé soumet trois demandes :
- Ajouter un quart de travail de 5h30 à 5h31
- Modifier un quart de travail de 5h25 à 5h30
- Supprimer un quart de travail
- La responsable, Helen, reçoit les demandes dans sa boîte de réception.
- Elle en approuve deux et en rejette un.
- La feuille de temps de l'employé est mise à jour en conséquence :
- Le décalage ajouté apparaît.
- Le changement supprimé a disparu.
- Le changement édité reste inchangé.
Intégration avec d'autres fonctionnalités
Cette fonctionnalité fonctionne en parallèle avec « Laisser les quarts de travail ouverts lorsque les employés oublient de pointer ».
- Si un quart de travail est laissé ouvert en raison d'un pointage de sortie manquant, l'employé peut désormais envoyer une demande pour le corriger .