Vergütungsmodelle verstehen

Wenn Mitarbeiter außerhalb ihrer Arbeitszeit arbeiten, wird dies normalerweise als Überstunden eingestuft und erfordert eine andere Vergütung.

Bei dieser Überstundenvergütung wird häufig ein Umrechnungsfaktor verwendet, wobei der Wert einer Stunde von den Standardstunden abweicht. Diese Umrechnungsfaktoren können basierend auf dem spezifischen Tag oder der Uhrzeit bestimmt werden, zu der der Mitarbeiter arbeitet.

Darüber hinaus kann die Überstundenvergütung über die Freistellungs- oder Gehaltsabrechnung verwaltet werden, wobei häufig spezifische Kriterien gelten, nach denen die Vergütung berechnet wird.

Zeitkategorien und Zeitblöcke

Durch die Verwendung von Zeitkategorien und Blöcken können Sie bestimmte Tage oder Zeitfenster für die differenzierte Zeiterfassung definieren. Dazu gehört die Anwendung von Umrechnungsfaktoren und die Angabe, ob die innerhalb dieser Bereiche erfasste Zeit durch Freizeitausgleich, Lohnabrechnung oder Guthabenzuschlag ausgeglichen werden kann.

Zeitkategorien und -blöcke ermöglichen Ihnen:

• Erstellen Sie Zeitkategorien und legen Sie fest, ob diese reguläre Tage/Stunden oder Überstunden erfassen sollen.
• Definieren Sie Umrechnungsfaktoren für jede Kategorie
• Weisen Sie jeder Zeitkategorie Zeitblöcke (bestimmte Tage oder Zeitfenster) zu
• Geben Sie an, ob die Überstundenblöcke mit Freizeit, Lohn oder Gehalt abgegolten werden oder zum Saldo hinzugefügt werden.

Einrichten von Zeitkategorien und Zeitblöcken

Arbeitszeitkategorien erstellen

Erstellen Sie Zeitkategorien, um Regelarbeitszeit und Überstunden zu erfassen und zu vergüten.

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Einstellungen“
2. Klicken Sie im Abschnitt „Zeit“ auf „Zeitkategorien“.
3. Klicken Sie auf Neue Kategorie
4. Benennen Sie die neue Kategorie
5. Wählen Sie den Typ :
   • Regulär: Standardarbeitszeiten, die ein Mitarbeiter voraussichtlich arbeiten wird
   • Überstunden : jede Stunde, die über die Standardarbeitszeit oder die reguläre Arbeitszeit hinaus gearbeitet wird
   • Flexibel : Kategorien, mit denen jede Arbeitsstunde erfasst werden kann, unabhängig davon, ob es sich um Normalarbeitszeit oder Überstunden handelt.
6. Speichern

Definieren von Werten für Zeitkategorien

Definieren Sie die Äquivalenz der in jeder Zeitkategorie gearbeiteten Stunden.

1. Klicken Sie auf der Seite „Zeitkategorien“ im blauen Banner auf die Schaltfläche „Zu den Einstellungen für die Zeiterfassung gehen“ .
2. Wählen Sie die Zeiterfassungsrichtlinie (falls Sie mehr als eine haben)
3. Klicken Sie auf Neuer Wert
4. Wählen Sie die Kategorie Zeit
5. Definieren Sie den Umrechnungsfaktor
6. Speichern

Erstellen und Zuweisen von Zeitblöcken zu jeder Zeitkategorie

Ordnen Sie die Zeitkategorien bestimmten Tagen oder Zeitfenstern zu und legen Sie deren Vergütung fest.

1. Klicken Sie auf der Seite Arbeitszeitkategorisierung auf Neuer Zeitblock
2. Wählen Sie die Kategorie Zeit
3. Wählen Sie die Tage
4. Entscheiden Sie, ob Sie sich bewerben auf:
   1. Ganztägig
   2. Bestimmtes Zeitfenster
5. Klicken Sie auf Weiter
6. Wählen Sie die Kompensationsmethode:

• Freie Zeit : Die in diesem Zeitblock erfasste Zeit wird automatisch kompensiert.
• Gehaltsabrechnung: Die in diesem Zeitblock erfasste Zeit steht für die manuelle Gehaltsabrechnung auf der Arbeitszeitnachweisseite des Mitarbeiters zur Verfügung.
• Saldo : Die in diesem Zeitblock erfasste Zeit wird in den Abschnitt „Saldo“ auf der Arbeitszeitnachweisseite des Mitarbeiters übertragen.

7. Speichern

Wo kann die Arbeitszeit in Zeitkategorien visualisiert werden?

Auf der Seite „Anmelden“ können Sie auf die folgenden Informationen zugreifen:

• Geleistete Stunden: die Gesamtzeit (einschließlich regulärer Stunden und Überstunden), für die ein Arbeitnehmer Anspruch auf Vergütung hat.
• Geplante Stunden: die Gesamtzeit, die ein Mitarbeiter basierend auf der geplanten Arbeitszeit voraussichtlich arbeiten wird.
• Saldo: Differenz zwischen regulär geleisteten und geplanten Stunden. Überstunden aus Zeitblöcken werden nicht berücksichtigt.
• Gesamtsumme der Vergütung (nur für Manager sichtbar)
  • Ausgleich durch Freizeitausgleich: Der Ausgleich erfolgt automatisch.
  • Ausgleich über die Gehaltsabrechnung: Überstunden können Sie auf der Seite „Einstempeln“ mit einem Klick auf „Ausgleichen“ kompensieren.

So exportieren Sie Zeiterfassungsberichte mit Informationen zu Zeitkategorien und Zeitblöcken

Dieser Zeiterfassungsexport ist in zwei Versionen verfügbar: der Vollversion und der Zusammenfassung.

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Zeiterfassung
2. Klicken Sie oben rechts auf (...).
3. Klicken Sie auf Export herunterladen
4. Wählen Sie den Exporttyp Zeiterfassungsexport - Vollversion oder Zeiterfassungsexport - Zusammenfassung, entsprechend Ihren Anforderungen
5. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus
6. Klicken Sie auf Speichern

Sie erhalten den Zeiterfassungsexport per E-Mail und finden ihn auch im Abschnitt „Dokumente“ in Factorial .

So kompensieren Sie Zeit aus Zeitkategorien

Wir können für jeden Zeitblock zwei Kompensationsmethoden auswählen.

• Auszeit
• Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Ausgleichung von Freizeit erfolgt automatisch. Die Genehmigung des Vorgesetzten ist nicht erforderlich. Der Mitarbeiter sieht direkt die durch Freizeitausgleich angesammelte Zeit, wobei die Überstundenausgleichung unter Berücksichtigung des Äquivalenzverhältnisses automatisch aktualisiert wird.

Bei der Gehaltsabrechnung müssen Manager mit der Berechtigung zum Überprüfen und Genehmigen von Arbeitszeitnachweisen diese Zeit manuell kompensieren, indem sie auf Compensate klicken.

1. Wählen Sie aus, was Sie kompensieren möchten

2. Wählen Sie den Abrechnungszeitraum

Sobald dies erledigt ist, sehen Mitarbeiter und Manager auf dem Stundenzettel, dass diese Zeit bereits an die Lohnbuchhaltung gesendet wurde.

Benutzer mit Zugriff auf die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter sehen diese Ergänzung in der Gehaltsabrechnung.