Créez, gérez et suivez facilement des budgets adaptés à vos besoins spécifiques. Respectez les limites, gérez vos dépenses ou toute autre dépense et prenez des décisions financières éclairées. Grâce aux mises à jour en temps réel, Budgets vous permet d'optimiser vos ressources et d'atteindre vos objectifs financiers.

Comment commencer à utiliser Budgets

Pour activer la fonctionnalité

1. Dans Paramètres, accédez à Autorisations
2. Créez un groupe d'autorisations ou sélectionnez-en un existant
3. Cliquez sur Finance
4. Activer l'autorisation Gérer les budgets financiers
5. Sauvegarder

Pour configurer les propriétaires de budget

Lors de la création d'un budget, les utilisateurs disposant de l'autorisation Gérer les budgets peuvent désigner des propriétaires. Ces propriétaires disposent d'un accès exclusif pour afficher et gérer les budgets dont ils sont propriétaires, ce qui garantit qu'ils ne peuvent pas accéder aux budgets auxquels ils ne sont pas associés.

Comment créer de nouveaux budgets

1. Dans votre barre latérale, accédez à Dépenses → Budgets
2. En haut, cliquez sur + Nouveau budget
3. Définissez les informations de base telles que :
   1. Entité juridique : cela définit la devise du budget, mais les utilisateurs de n'importe quelle entité juridique peuvent signaler les dépenses pour celle-ci.
   2. Titre : cela vous aide à identifier le budget.
   3. Description : ceci est facultatif et vous permet d'ajouter des informations supplémentaires.
4. Accès : définissez qui sera le propriétaire du budget. Par défaut, ce sera le créateur, mais vous pouvez modifier et ajouter n'importe quel utilisateur de l'entreprise. Ils pourront voir, gérer et modifier toutes les informations du budget.
5. Limites :
   1. Date de début : par défaut, la date de création sera définie, mais vous pouvez facilement la modifier si vous avez besoin de retarder le lancement du budget.
   2. Date de fin : il s'agit d'un champ facultatif, utile pour définir quand le budget se termine et empêcher de nouvelles déclarations de dépenses par les utilisateurs.
   3. Période de temps : elle peut être quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle
   4. Limite : définir un montant pour chaque période.
6. Employés : sélectionnez les employés qui peuvent utiliser le budget. Vous pouvez ignorer cette étape et la réaliser plus tard.

Comment ajouter des enregistrements

Tous les employés concernés par le budget peuvent les sélectionner lors de l'ajout d'un nouvel enregistrement dans Dépenses.

1. Lors de la création d'un nouvel enregistrement, sélectionnez un budget dans la liste

Suivi de l'état du budget

Les utilisateurs disposant d'autorisations peuvent facilement surveiller chaque statut dans la section Budgets, où ils ont accès à des informations budgétaires complètes.

Définitions des statuts :

• Dans les limites du budget : les dépenses restent dans les limites du budget alloué. En d'autres termes, le total des enregistrements déclarés est bien inférieur à la limite.
• Risque budgétaire : cela indique que les dépenses se rapprochent de la limite budgétaire.
• Dépassement du budget : les dépenses ont dépassé la limite du budget alloué. Dans ce cas, une notification par e-mail sera envoyée à tous les responsables du budget.

Avis budgétaires

Les approbateurs de dépenses recevront des alertes sur les détails des dépenses et des notifications pour faciliter la prise de décision éclairée lors de la gestion des dépenses.

• Courriel : lors de la réception de nouvelles dépenses en attente, le statut de la limite budgétaire à ce moment-là sera affiché.
• Détail des dépenses : une balise de statut est incluse, accompagnée d'une info-bulle contenant des informations budgétaires (nom, montant déclaré et montant disponible ou dépassé).
• Boîte de réception : une balise d'état avec une info-bulle associée reflétant l'état du budget sera ajoutée.