Les utilisateurs ou utilisatrices externes sont des collaborateurs ou collaboratrices qui ne sont pas directement employés par l'entreprise. Par exemple, les comptables peuvent être considérés comme des utilisateurs ou utilisatrices externes. Ces profils externes n'engageront aucun frais pour l'entreprise et n'auront pas la possibilité de pointer ou faire des demandes d'absences.
Les personnes externes ne seront pas enregistrés en tant qu'employé·es et n'auront pas de profil collaborateur ou collaboratrice dans Factorial.
Comment ajouter une personne externe ?
- Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
- Sous Général, cliquez sur Utilisateurs externes
- Cliquez sur + Créer un utilisateur externe
- Remplissez l'adresse mail, le prénom et le nom
- Cliquez sur Enregistrer
Comment ajouter un utilisateur externe à un groupe d'autorisation ?
Nous vous recommandons de créer un groupe d'autorisation personnalisé avec des niveaux de visibilité et d'accès spécifiques pour vos employés externes, mais cette étape n'est pas obligatoire !
Factorial met à votre disposition un niveau d'accès par défaut entièrement dédié aux profils externes :
Utilisateurs externes (visiteurs/invités) Effectuent des réservations pour eux-mêmes et pour les personnes qu'ils gèrent ou dirigent
- Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
- Sous Général, cliquez sur Droits d'accès
- Choisissez le groupe d'accès dans lequel vous souhaitez ajouter le profil externe
- Cliquez sur l'onglet utilisateur externe
- Cliquez sur (+) et recherchez et sélectionnez l'utilisateur externe
- Cliquez sur Enregistrer
Ce qui peut et ne peut pas être fait par un utilisateur externe
Les utilisateurs externes ne peuvent pas participer aux processus actifs de la plateforme, à titre d'exemple :
- Enregistrer des heures de travail
- Demander des congés
- Télécharger des dépenses (pour eux-mêmes)
- Disposer de documents pour eux-mêmes
- etc
Ils ne peuvent pas avoir d'informations stockées sur eux-mêmes, puisqu'ils ne font pas directement partie de l'entreprise.
Voici quelques-unes des fonctions qui peuvent être utilisées (en fonction des autorisations)
- Visualisation et téléchargement des informations
- Impact sur les informations des autres employés. Cela inclut :
- Les documents
- Les congés
- Suivi du temps
- Les dépenses
- Gestion des autorisations
Questions fréquentes
Où puis-je trouver l'utilisateur externe que j'ai créé?
Dans le groupe de permissions, ils ont été créés/assignés, sous l'onglet «Utilisateurs externes».
Un utilisateur externe peut-il modifier/attribuer des équipes?
Oui, à condition qu'ils soient destinés à un autre utilisateur.
Peuvent-ils télécharger des documents ou utiliser des documents en masse?
Oui, s'ils ont les autorisations nécessaires.
Peuvent-ils faire partie d'un processus d'approbation?
Oui, ils ne peuvent pas faire partie d'un flux de travail.
Apparaîtront-ils dans les rapports?
Non, car ils ne sont pas des utilisateurs actifs de la plateforme.
Peuvent-ils faire partie d'un examen des performances, d'une enquête ou d'un sondage?
Ils peuvent le créer et en extraire des données, mais pas en faire partie.