Los usuarios externos son colaboradores que no están directamente empleados por la empresa. Por ejemplo, los contables pueden ser considerados usuarios externos. Estos usuarios externos no incurrirán en ningún costo para la empresa y no tendrán la capacidad de fichar o solicitar tiempo libre.
Los usuarios externos no serán registrados como empleados y no tendrán un perfil de empleado en Factorial.
¿Cómo agregar un usuario externo?
- En tu barra lateral, ve a Configuración
- Bajo General, haz clic en Usuarios externos
- Haz clic en + Crear usuario externo
- Completa el Correo electrónico, Nombre y Apellido
- Haz clic en Guardar
No hay límite para crear usuarios externos.
¿Cómo agregar un usuario externo a un grupo de autorización?
Recomendamos crear un grupo de autorización personalizado con niveles de visibilidad y acceso específicos para tus empleados externos, pero este paso no es obligatorio.
Factorial te proporciona un nivel de acceso predeterminado que está completamente dedicado a los usuarios externos:
Usuarios externos (Visitantes/Invitados) Hacen reservas para ellos mismos y para las personas que gestionan o lideran
- En tu barra lateral, ve a Configuración
- Bajo General, haz clic en Permisos
- Coloca en el grupo de acceso donde deseas agregar al empleado externo
- Haz clic en la pestaña de usuario externo
- Haz clic en (+) y busca y selecciona al usuario externo
- Haz clic en Enviar
¿Qué puede y qué no puede hacer un usuario externo?
Los usuarios externos no pueden ser parte de procesos activos de la plataforma, siendo algunos ejemplos:
- Fichar
- Solicitar tiempo libre
- Subir gastos (en nombre de otro empleado)
- Tener documentos para sí mismos
- Etc
No pueden tener información almacenada sobre sí mismos, ya que no son parte de la empresa directamente.
Algunas de las funciones que pueden hacer (dependiendo de los permisos)
- Visualizar y descargar información
- Impactar en la información de otros empleados. Esto incluye:
- Documentos
- Tiempo libre
- Seguimiento del tiempo
- Gastos
- Gestionar permisos
- Recibir notificaciones personalizadas
Deberían tener los permisos correctos.
FAQ
¿Dónde puedo encontrar al usuario externo que creé?
Dentro del grupo de permisos, fueron creados/as/asignados/as, bajo la pestaña “Usuarios externos”.
¿Puede un usuario externo editar/asignar turnos?
Sí, siempre que sean para otro usuario.
¿Pueden subir documentos o usar documentos en masa?
Sí, si tienen los permisos correctos.
¿Pueden ser parte de un flujo de trabajo de aprobación?
No, no pueden ser parte de un flujo de trabajo.
¿Aparecerán en los informes?
No, ya que no son usuarios activos de la plataforma.
¿Pueden ser parte de una revisión de rendimiento/nps/encuesta?
Pueden crearla y extraer datos, pero no ser parte de ella.
¿Puedo autenticarme en una aplicación OAuth?
Sí. Puedes autenticarte en una aplicación OAuth utilizando un usuario externo, siempre que el proveedor de identidad (por ejemplo, Google, GitHub, etc.) esté configurado como un proveedor OAuth y la aplicación confíe en él.
¿Pueden los usuarios externos aprobar solicitudes de tiempo libre?
Sí, los usuarios externos pueden aprobar solicitudes de tiempo libre si tienen los permisos apropiados asignados a su rol.
¿Pueden los usuarios externos recibir tareas de aprobación en su bandeja de entrada?
Sí, los usuarios externos pueden recibir tareas de aprobación en su bandeja de entrada si tienen los permisos apropiados asignados a su rol.
Si un usuario está en un grupo de permisos con todos los permisos habilitados, ¿puede ver esos datos?
Sí. Si un usuario externo es agregado a un grupo de permisos con los permisos relevantes habilitados, podrá acceder y ver los datos correspondientes, al igual que cualquier otro usuario asignado a ese grupo.
Usuarios externos en Capacitación
Un usuario externo tiene las mismas opciones de Capacitación que un empleado. El grupo de permisos que asignes determina qué pueden ver y hacer.
- Asistir a capacitaciones. Puedes agregar usuarios externos como participantes cuando creas una clase, o desde Agregar participantes en una capacitación o clase. Pueden ver la capacitación en Mis capacitaciones, completar contenido, subir entregas y unirse a sesiones en vivo.
- Crear y gestionar capacitaciones. Esto es posible si su grupo de permisos tiene permisos de gestión de capacitación. No hay un límite exclusivo para externos.
- Solicitar capacitaciones. Si el catálogo de la empresa está abierto, los usuarios externos pueden ver Mis solicitudes y solicitar una capacitación.
Límites
- Los usuarios externos no están incluidos en los archivos de bonificación de FUNDAE.
- Los filtros y reglas de inscripción basados en equipo, entidad legal o gerente no coinciden con los usuarios externos porque están fuera de la jerarquía de la empresa.