Comment solliciter des signatures électroniques pour des documents internes ?

1. Dans votre barre latérale, accédez à Documents
2. Sélectionnez Administrateurs
3. Ouvrez le dossier auquel vous souhaitez accéder
4. Cliquez sur la flèche à côté du document pour l'ouvrir
5. Cliquez sur Solliciter une signature électronique
6. Sélectionnez les collaborateurs qui doivent signer électroniquement le document
7. Cliquez sur Demander des signatures électroniques pour X utilisateurs

Par le biais du profil de l'employé

1. Dans la barre latérale, cliquez sur Employés
2. Sélectionnez l'employé pour lequel vous souhaitez demander une signature électronique
3. Téléchargez un document PDF
4. Choisissez le dossier de destination (si vous n'êtes pas déjà dans un dossier)
5. Sélectionnez Demander une signature électronique 
   
   1. Destinataire : Le destinataire du document recevra une demande de signature
   2. Signataire supplémentaire : Les utilisateurs sélectionnés recevront également une demande de signature du fichier
6. Sélectionnez « Paramètres de signature avancés » si vous souhaitez placer la signature

7. Faites glisser et déposez les cartes de signature à l'endroit où vous souhaitez que le destinataire signe et redimensionnez-les si nécessaire

8. Cliquer sur Télécharger un document et demander une signature électronique

Statut de la signature électronique

Le statut de la signature électronique est disponible dans les listes de documents et le visualiseur de documents.

Statut des documents

Dans les listes de documents, le statut global apparaît, et variera en fonction du statut de la ou des signatures demandées.

Dans la visionneuse de documents, vous pouvez voir le statut de chaque signataire:

• En attente: Le signataire n'a pas encore signé le document.
• Signé: Le signataire a terminé et signé le document.
• Refusé: Le signataire a refusé de signer le document. Il doit fournir une raison, qui est collectée par Signaturit par le biais d'un message texte. Le demandeur recevra une notification par courriel avec la raison, qui sera également affichée dans le visualisateur de documents.
• E-mails rebondis: L'adresse électronique du signataire peut être incorrecte ou connaître des problèmes de livraison, ce qui entraîne un rejet par le serveur de messagerie. La signature électronique est automatiquement annulée et cette copie du document ne peut pas être signée. Le demandeur recevra une notification par courrier électronique concernant ce problème. Pour le résoudre, vérifiez l'adresse électronique et envoyez une nouvelle demande de signature.
• Annulée: La demande de signature a été annulée parce que le document a été déplacé dans la corbeille ou que la période de signature a expiré. Les signataires recevront un courriel de notification de Signaturit.
• Erreur: La demande de signature a échoué. Assurez-vous que le fichier n'est pas protégé en écriture, qu'il comporte des pages, qu'il n'est pas endommagé ou crypté et qu'il ne dépasse pas la limite de taille de 15 Mo. Réessayez avec un document valide.

Notifications de signature électronique

Le collaborateur ou collaboratrice recevra :

• Une notification par mail
• Une tâche en attente sur son accueil

L'admin recevra :

• Une notification par mail une fois le document signé