Comment solliciter des signatures électroniques pour des documents internes ?

1. Dans votre barre latérale, accédez à Documents
2. Sélectionnez Administrateurs
3. Ouvrez le dossier auquel vous souhaitez accéder
4. Cliquez sur la flèche à côté du document pour l'ouvrir
5. Cliquez sur Solliciter une signature électronique
6. Sélectionnez les collaborateurs qui doivent signer électroniquement le document
7. Cliquez sur Demander des signatures électroniques pour X utilisateurs

1. Dans votre barre latérale, accédez à Documents
2. Sélectionnez Envoi groupé
3. Importez un document PDF
4. Sélectionnez le nom du dossier
5. Choisissez le type de téléchargement :
   • Fractionner les pages en nouveaux documents
   • Combinez tous les documents en un seul
   • Conservez les documents avec toutes leurs pages
6. Cliquez sur Importer un document
7. Une fois le document importé, appliquez des filtres si nécessaire et sélectionnez les collaborateurs
8. Activer Solliciter une signature électronique
9. Cliquez sur Envoyer à X collaborateurs

Statut de la signature électronique

Le statut de la signature électronique est disponible dans les listes de documents et le visualiseur de documents.

Statut des documents

Dans les listes de documents, le statut global apparaît, et variera en fonction du statut de la ou des signatures demandées.

• En attente : le groupe doit encore signer
• Partiellement signé : certaines personnes ont signé mais d'autres n'ont pas encore signé
• Complété : toutes les personnes ont signé
• Refusé : au moins une personne a refusé de signer le document
• Mail non remis : l'adresse mail d'au moins un ou une signataire est incorrecte, ou rencontre des problèmes de réception. Un mail non remis est un message qui n'a pas pu être délivré parce qu'il a été rejeté par le serveur de messagerie.
  Dans ce cas, la signature électronique est automatiquement annulée, et la copie du document ne peut pas être signée. Pour résoudre le problème, vérifiez l'adresse mail et envoyez une nouvelle demande de signature.

Statuts des signatures

Dans l'aperçu des documents, vous pouvez afficher le statut spécifique de chaque signataire.

• En attente : la personne n'a pas encore signé
• Signé : la personne a signé
• Refusé : la personne a refusé de signer le document. Lorsqu'une personne refuse de signer un document, elle doit fournir une raison par le biais d'un message texte collecté par Signaturit. La personne ayant réalisé la demande de signature électronique recevra une notification par email comprenant le motif, qui sera également visible dans le lecteur de documents.
• Mail non remis : l'adresse mail d'au moins un ou une signataire est incorrecte, ou rencontre des problèmes de réception. Un mail non remis est un message qui n'a pas pu être délivré parce qu'il a été rejeté par le serveur de messagerie.
  Dans ce cas, la signature électronique est automatiquement annulée, et la copie du document ne peut pas être signée. La personne ayant réalisé la demande de signature électronique recevra une notification par email à ce sujet. Pour résoudre le problème, vérifiez l'adresse mail et envoyez une nouvelle demande de signature.

Notifications de signature électronique

Le collaborateur ou collaboratrice recevra :

• Une notification par mail
• Une tâche en attente sur son accueil

L'admin recevra :

• Une notification par mail une fois le document signé