Come richiedere firme elettroniche per documenti interni
- Nella barra laterale, vai su Documenti
- Seleziona Interno
- Apri la cartella a cui vuoi accedere al documento
- Fare clic sulla freccia accanto al documento per aprirlo
- Fare clic su Richiedi firma elettronica
- Seleziona i dipendenti che devono firmare elettronicamente il documento
- Fai clic su Richiedi firme elettroniche per X utenti
💡 Tutti i firmatari riceveranno una notifica via email.
Come richiedere la firma elettronica per i documenti che invierai ai dipendenti
- Nella barra laterale, vai su Documenti
- Seleziona Invia in blocco
- Carica un documento PDF
- Seleziona il nome della cartella
- Scegli il tipo di caricamento:
- Dividi le pagine come nuovi documenti
- Combina tutti i documenti in uno
- Conserva i documenti con tutte le loro pagine
- Clicca su Carica documento
- Una volta caricato il documento, applica i filtri se necessario e seleziona i dipendenti
- Attiva Richiedi firma elettronica
- Fai clic su Invia a X dipendenti
💡 Puoi anche aggiungere altri firmatari
Stato della firma elettronica
Lo stato della firma elettronica è disponibile negli elenchi dei documenti e nel visualizzatore di documenti.
Stato del documento
Negli elenchi dei documenti viene visualizzato lo stato globale, che varierà in base allo stato della/e firma/e richiesta/e.
- In attesa: ci sono ancora persone che devono firmare.
- Parzialmente firmato: alcune persone hanno firmato ma altre non hanno ancora firmato.
- Completato: tutte le persone hanno firmato.
- Rifiutato: almeno una persona ha rifiutato di firmare il documento.
- Email respinta: l'email di almeno un firmatario potrebbe essere errata o avere problemi di consegna. Un'e-mail respinta è un'e-mail che non è stata consegnata perché rifiutata dal server di posta. In questi casi, la firma elettronica viene automaticamente annullata e questa copia del documento non può essere firmata. Il richiedente della firma elettronica riceverà un'e-mail di notifica del problema. Per risolvere il problema, verificare l'indirizzo e-mail e inviare una nuova richiesta di firma.
Stato della firma
All'interno del visualizzatore di documenti, puoi visualizzare lo stato specifico di ciascun firmatario.
- In sospeso: la persona non ha ancora firmato.
- Firmato: la persona ha firmato.
- Rifiutato: la persona si è rifiutata di firmare il documento. Quando una persona rifiuta di firmare un documento, deve fornire una motivazione tramite un messaggio di testo raccolto da Signaturit. Il richiedente della firma elettronica riceverà un'e-mail di notifica con il motivo, che sarà visibile anche nel visualizzatore del documento.
- Email respinta: l'email del firmatario potrebbe essere errata o avere problemi di consegna. Un'email respinta è un'email che non è stata consegnata perché rifiutata dal server di posta. In questi casi, la firma elettronica viene automaticamente annullata e questa copia del documento non può essere firmata. Il richiedente della firma elettronica riceverà un'e-mail di notifica del problema. Per risolvere il problema, verificare l'indirizzo e-mail e inviare una nuova richiesta di firma.
Stato della firma rifiutato
Quando una persona rifiuta di firmare un documento, deve fornire una motivazione tramite un messaggio di testo che Signaturit raccoglie.
L'amministratore riceverà una notifica via email con il motivo, che apparirà anche nel visualizzatore di documenti.
Notifiche di firma elettronica
Il dipendente riceverà:
- Una notifica via e-mail
- Un'attività in sospeso sulla dashboard
L' amministratore riceverà:
- Una notifica via e-mail una volta che il documento è stato firmato
💡 Hai difficoltà a creare una firma elettronica? Non preoccuparti, siamo qui per aiutarti! Ulteriori informazioni sugli errori tipici.