Factorial mantém funcionários, aprovadores e equipes financeiras alinhados, enviando notificações em etapas importantes do fluxo de despesas. As notificações são enviadas por e-mail e na caixa de entrada do aplicativo ( 🔔 barra superior). Se ativada, os funcionários também recebem notificações push no celular .

Notificações padrão

Para funcionários

Os funcionários são notificados automaticamente quando:

• Uma despesa de cartão é criada: push/e-mail solicitando o upload do recibo.
• Alterações solicitadas : a despesa é movida para Alterações solicitadas , com o comentário do aprovador.
• Uma despesa é rejeitada: eles recebem o motivo da rejeição, e a despesa é exibida como Rejeitada .
• Uma despesa é aprovada : quando ela passa por todos os níveis de aprovação.
• Uma despesa é marcada como Paga : confirmação de que o reembolso foi concluído (via Payslip ou SEPA).

Para aprovadores

Os aprovadores são notificados quando:

• Uma nova despesa requer aprovação → notificação por caixa de entrada/e-mail.
• Um funcionário reenvia uma despesa após alterações terem sido solicitadas.
• Uma despesa tem alertas (por exemplo, fora da política ou fora do orçamento).

Para finanças/administradores

As equipes financeiras e os administradores podem receber notificações quando:

• Exportações ou relatórios de despesas concluídos → confirmação de que o arquivo está pronto.
• Os arquivos de pagamento SEPA são gerados → notificação de criação.
• Ocorrem erros (por exemplo, falha na exportação, dados bancários ausentes).

Notificações personalizadas

Além das notificações padrão do sistema, os administradores podem criar notificações personalizadas no painel Configurações. Elas podem ser configuradas para se adaptar aos fluxos de trabalho da sua empresa:

• Gatilho – quando a notificação deve ser enviada:
  • Uma ação manual (por exemplo, quando uma despesa é criada).
  • Com base em uma data (por exemplo, lembretes de fim de mês).
  • Repetir periodicamente (por exemplo, relatório semanal).
• Condições – quem deve recebê-lo:
  • Por equipe, projeto, centro de custo, função, etc.
  • Exemplo: somente a equipe Financeira é notificada quando uma nova despesa excede 500€.
• Consequência – o que acontece uma vez acionado:
  • Envie um e-mail personalizado (você pode configurar o modelo e a mensagem).
  • Notificação push ou de caixa de entrada.
  • Lembretes internos para aprovadores ou funcionários específicos.

Perguntas frequentes

1. Os funcionários podem desativar as notificações necessárias?
   Os usuários podem ajustar suas preferências pessoais, mas algumas notificações de despesas podem ser impostas pela política da empresa.
    
2. As notificações personalizadas substituem as padrão?
   Não - notificações personalizadas complementam (não substituem) as notificações padrão do sistema.
    
3. Podemos segmentar notificações por projeto ou centro de custo?
   Sim - os administradores podem definir condições por equipe, projeto, centro de custo, função e outros atributos.
    
4. Os funcionários serão notificados quando uma despesa for paga?
   Sim - os funcionários recebem uma notificação quando a despesa é marcada como Paga (contracheque ou SEPA).