Factorial hält Mitarbeiter, Genehmiger und Finanzteams auf dem Laufenden, indem es in wichtigen Schritten des Ausgabenflusses Benachrichtigungen sendet. Benachrichtigungen werden per E-Mail und im In-App-Posteingang ( 🔔 obere Leiste) zugestellt. Wenn aktiviert, erhalten Mitarbeiter auch mobile Push-Benachrichtigungen .

Standardbenachrichtigungen

Für Arbeitnehmer

Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt, wenn:

• Es wird eine Kartenausgabe erstellt: Push/E-Mail mit der Aufforderung, den Beleg hochzuladen.
• Änderungen werden angefordert : Die Ausgabe wird mit dem Kommentar des Genehmigers in den Bereich „Änderungen angefordert“ verschoben.
• Eine Ausgabe wird abgelehnt: Sie erhalten den Ablehnungsgrund und die Ausgabe wird als Abgelehnt angezeigt.
• Eine Ausgabe gilt als genehmigt , sobald sie alle Genehmigungsebenen durchlaufen hat.
• Eine Ausgabe wird als „Bezahlt“ markiert : Bestätigung, dass die Erstattung abgeschlossen ist (über Gehaltsabrechnung oder SEPA).

Für Genehmiger

Genehmiger werden benachrichtigt, wenn:

• Eine neue Ausgabe erfordert eine Genehmigung → Benachrichtigung per Posteingang/E-Mail.
• Ein Mitarbeiter reicht eine Ausgabe erneut ein, nachdem Änderungen angefordert wurden.
• Für eine Ausgabe gibt es Warnungen (z. B. „Verstoß gegen Richtlinien“ oder „Überschreitung des Budgets“).

Für Finanzen/Admins

Finanzteams und Administratoren können Benachrichtigungen erhalten, wenn:

• Spesenexporte oder -berichte sind abgeschlossen → Bestätigung, dass die Datei fertig ist.
• Es werden SEPA-Zahlungsdateien erstellt → Benachrichtigung über Erstellung.
• Es treten Fehler auf (z. B. fehlgeschlagener Export, fehlende Bankdaten).

Benutzerdefinierte Benachrichtigungen

Zusätzlich zu den Standard-Systembenachrichtigungen können Administratoren im Einstellungsbereich benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen . Diese können so konfiguriert werden, dass sie an die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens angepasst sind:

• Auslöser – wann die Benachrichtigung gesendet werden soll:
  • Eine manuelle Aktion (z. B. wenn eine Ausgabe erstellt wird).
  • Basierend auf einem Datum (z. B. Erinnerungen zum Monatsende).
  • Regelmäßige Wiederholung (z. B. Wochenbericht).
• Bedingungen – wer soll es erhalten:
  • Nach Team, Projekt, Kostenstelle, Rolle usw.
  • Beispiel: Nur das Finanzteam wird benachrichtigt, wenn eine neue Ausgabe 500 € übersteigt.
• Konsequenz – was passiert, wenn es ausgelöst wird:
  • Senden Sie eine benutzerdefinierte E-Mail (Sie können die Vorlage und die Nachricht konfigurieren).
  • Push- oder Posteingangsbenachrichtigung.
  • Interne Erinnerungen für bestimmte Genehmiger oder Mitarbeiter.

Häufig gestellte Fragen

1. Können Mitarbeiter erforderliche Benachrichtigungen deaktivieren?
   Benutzer können ihre persönlichen Präferenzen anpassen, einige Spesenbenachrichtigungen können jedoch durch Unternehmensrichtlinien erzwungen werden.
    
2. Ersetzen benutzerdefinierte Benachrichtigungen Standardbenachrichtigungen?
   Nein – benutzerdefinierte Benachrichtigungen ergänzen die Standardsystembenachrichtigungen (ersetzen sie nicht).
    
3. Können wir Benachrichtigungen gezielt nach Projekt oder Kostenstelle versenden?
   Ja – Administratoren können Bedingungen nach Team, Projekt, Kostenstelle, Rolle und anderen Attributen festlegen.
    
4. Werden die Mitarbeiter benachrichtigt, wenn eine Ausgabe bezahlt wird?
   Ja – Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung, wenn die Ausgabe als bezahlt markiert wird (Lohnabrechnung oder SEPA).