1- Quand est-il nécessaire d’obtenir une autorisation écrite préalable avant d’utiliser les cartes Factorial ? Et qu’est-ce qui peut conduire à l’imposition de catégories d’entreprises restreintes ?

Vous ne devez pas utiliser les cartes Factorial sans avoir reçu notre approbation écrite préalable. Les catégories professionnelles restreintes peuvent être imposées par les normes de sécurité des cartes de paiement, les exigences des partenaires financiers ou en raison de la conformité et des obligations légales. Si votre entreprise appartient à l'une des catégories restreintes, veuillez nous contacter. Notre équipe est prête à vous fournir assistance et soutien.

2- Quels sont les coûts supplémentaires liés à la création de comptes cartes pour les clients ? Y a-t-il des frais pour l'utilisation des cartes à l'international ?

La création d'un compte cartes n'implique aucun coût supplémentaire pour les clients, autres que ce qu'ils ont déjà payé pour utiliser l'un de nos abonnements Factorial qui incluent l'utilisation de cartes. Toutefois, des frais internationaux s'appliqueront lorsque les cartes sont utilisées à l'étranger :

• Des frais de 1%+0,3€ seront appliqués pour les paiements hors Union Européenne
• Des frais de 2% seront appliqués pour les paiements dans une devise autre que l'euro.)

Pour les clients britanniques, les frais seront les suivants :

• Des frais de 1 % + 0,3 € seront appliqués pour les paiements en dehors du Royaume-Uni.
• Des frais de 2 % seront appliqués pour les paiements dans une devise autre que GBP

3- Quelles sont les démarches pour annuler une carte perdue dans Factorial ? Le titulaire de la carte et le responsable des dépenses peuvent-ils annuler la carte ?

Si une carte est perdue, le titulaire de la carte ou le responsable des dépenses peut l'annuler immédiatement depuis Factorial et elle ne fonctionnera plus. Il est important de noter que cette action est irréversible. De la même manière, si la carte est utilisée par une personne non autorisée, les responsables des dépenses peuvent annuler la carte. Dans ce cas, veuillez contacter Factorial pour obtenir une assistance et un support supplémentaires.

4- Que se passe-t-il lorsque vous effectuez un paiement avec une carte Factorial ?

Lorsque vous payez avec une carte Factorial, une notification apparaîtra sur votre téléphone portable. Pour relier une facture ou un reçu au paiement, vous pouvez soit prendre une photo à l'aide de l'appareil photo de votre téléphone, soit importer une photo depuis votre galerie. Les détails restants des dépenses, tels que la date, le nom du commerçant, la devise, le montant, la catégorie et autres, seront automatiquement renseignés.

Vous aurez deux options : enregistrer la note de frais sous forme de brouillon (au cas où vous souhaiteriez apporter d'autres modifications) ou la soumettre pour approbation (si toutes les informations sont prêtes).

5- Les multi-comptes Stripe sont-ils pris en charge ?

Oui. Actuellement, les entreprises disposant d'un abonnement Enterprise Expenses peuvent créer un compte carte Factorial pour chaque entité juridique.

6- Peut-on bloquer ou autoriser certaines dépenses (nourriture, déplacement, etc) avec la carte Factorial ?

Oui ! Grâce aux contrôles des cartes, les entreprises ont la possibilité d'autoriser les paiements uniquement lorsque des conditions spécifiques sont remplies, notamment le montant maximum, la période (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle) et la catégorie.

7- Quels sont les principaux objectifs des cartes virtuelles pour les entreprises ?

Les cartes virtuelles sont principalement utilisées pour deux cas d'utilisation : les paiements en ligne et les abonnements à des logiciels. Cela inclut les achats en ligne de vols et de fournitures de bureau, ainsi que l'abonnement à divers outils et services comme Hubspot.

8- Que signifie « Inversé » ?

Lorsqu'une transaction est notée comme « Inversée », cela indique que le titulaire de la carte a initialement autorisé le paiement. Mais pour une raison quelconque, après un certain temps, le vendeur décide de ne pas récupérer le paiement. Pendant cette période, le montant sera affiché comme retenu ou en attente.

Voici une explication plus détaillée du fonctionnement du processus lorsqu'un·e employé·e effectue un paiement avec une carte :

1. Nous vérifions le solde disponible si le paiement est autorisé pour cette catégorie.
2. Si le paiement est refusé, l'autorisation est refusée et aucune dépense n'est créée.
3. Si le paiement est approuvé, une autorisation est créée.
4. Un paiement autorisé entraîne alors la création d'une dépense.

Une autorisation acceptée n'entraîne pas nécessairement une transaction immédiate. Certaines autorisations peuvent ne jamais être capturées. Il est simplement vérifié que la carte soit valide. La transaction (retrait d'argent du compte) peut intervenir jusqu'à 1 mois plus tard, selon le commerçant. Nous définissons les dépenses comme « Annulées » (expirées) lorsque la transaction n'a pas été capturée dans les 15 jours. Cependant, cela pouvait provoquer des problèmes lorsque la transaction était traitée (argent déduit du compte) après 20 jours par exemple, et le statut restait « Inversé » sans possibilité de le modifier.

9- Que sont les transactions en attente ?

Les transactions en attente sont des paiements par carte qui n'ont pas encore été confirmés par le commerçant.

Dans cette section, vous pouvez consulter :

• Le total des transactions en attente de confirmation
• Pour chaque transaction en attente, des informations supplémentaires telles que le montant, la carte utilisée, le collaborateur ou la collaboratrice, le commerçant ou la commerçante, la date, etc…
• Un lien vers la dépense correspondante

10- Qu'est-ce qui apparaîtra comme catégorie de dépenses lorsque quelqu'un effectue un paiement avec la Carte Factorial ?

Lorsqu'un paiement est effectué avec une Carte Factorial dans un Point de Vente (POS), la carte récupère automatiquement la catégorie Commerçant pour la transaction. Cette catégorie de commerçant est ensuite renseignée automatiquement. Toutefois, les employés ont la possibilité de modifier la catégorie du commerçant lors de la soumission d'une note de frais.

Imaginez un·e employé·e payant un repas dans un hôtel avec une carte Factorial, la catégorie normalement récupérée est Nuitée. Cependant, la personne pourra changer la catégorie en Repas avant de soumettre la dépense pour approbation.

11- Est-il possible de retirer de l'argent aux distributeurs automatiques avec ces cartes ?

Pour le moment, il n’est pas possible de retirer de l’argent aux distributeurs automatiques avec les cartes.