Wenn du Factorial nutzt, kannst du alle Mitarbeitenden aus deinem DATEV-Konto in Factorial importieren, um den Onboarding-Prozess zu vereinfachen und eine manuelle Dateneingabe zu vermeiden.

1. Gehe zum Bereich Organisationen in Factorial
2. Klicke auf die Ellipsen-Schaltfläche (drei Punkte) oben rechts in der Tabelle und wähle Mitarbeitende importieren → Aus DATEV importieren, um den Importvorgang zu starten
3. Du erhältst in Kürze eine E-Mail, um den Import fortzusetzen. Klicke in der E-Mail auf die Schaltfläche Import fortsetzen
4. Überprüfe die Liste der zur Verfügung stehenden Mitarbeitenden für den Import
5. Klicke auf Mitarbeitende importieren, um den Vorgang abzuschließen

Wenn du DATEV nutzt, kannst du alle Mitarbeitenden aus deinem Factorial-Konto nach DATEV exportieren, um den Onboarding-Prozess zu vereinfachen und eine manuelle Dateneingabe zu vermeiden.

1. Gehe zum Bereich Organisationen in Factorial
2. Klicke auf die Ellipsen-Schaltfläche (drei Punkte) oben rechts in der Tabelle und wähle Mitarbeiterdaten exportieren → Nach DATEV exportieren, um den Exportvorgang zu starten
3. Du erhältst in Kürze eine E-Mail mit der Bestätigung, dass die Mitarbeitenden erfolgreich in DATEV erstellt wurden.

Wenn ein neuer Mitarbeiter in Factorial angelegt wird, erscheint automatisch ein Update im Bereich Lohnabrechnung > Mitarbeiter-Updates.

1. Öffnen Sie das Mitarbeiter-Update, und überprüfen Sie die Mitarbeiterdaten.
2. Validieren Sie die Details, indem Sie sicherstellen, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
3. Sobald alles korrekt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Zu DATEV synchronisieren“, um die Daten zu synchronisieren.

Wann immer die Personaldaten eines Mitarbeiters in Factorial geändert werden, erstellt das System ein Update im Bereich Lohnabrechnung > Mitarbeiter-Updates.

1. Öffnen Sie das Mitarbeiter-Update und überprüfen Sie die vorgenommenen Änderungen.
2. Validieren Sie die Informationen, um sicherzustellen, dass die aktualisierten Daten korrekt sind.
3. Sobald die Änderungen bestätigt sind, klicken Sie auf „Zu DATEV synchronisieren“, um das Update zu senden.

Wann immer der Vertrag eines Mitarbeiters in Factorial geändert wird, erstellt das System ein Update im Bereich Lohnabrechnung > Mitarbeiter-Update.

1. Öffnen Sie das Mitarbeiter-Update und überprüfen Sie die vorgenommenen Änderungen.
2. Validieren Sie die Informationen, um sicherzustellen, dass die aktualisierten Daten korrekt sind.
3. Sobald die Änderungen bestätigt sind, klicken Sie auf „Zu DATEV synchronisieren“, um das Update zu senden.

Wenn ein/e Mitarbeiter:in in Factorial gekündigt wird, erstellt das System eine Aktualisierung im Bereich Lohnabrechnung > Mitarbeitendenaktualisierung.

1. Öffne die Mitarbeitendenaktualisierung und überprüfe die Kündigungsinformationen
2. Bestätige die Informationen, um sicherzustellen, dass die aktualisierten Daten korrekt sind
3. Sobald bestätigt, klicke auf „Kündigung synchronisieren“, um die Aktualisierung zu senden

Um die DATEV-Integration in Factorial zu aktivieren, ist eine Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater erforderlich. Bitte stellen Sie sicher, dass alle Voraussetzungen erfüllt sind, bevor Sie mit dem Einrichtungsprozess in Factorial beginnen. Dies sorgt für eine reibungslose Integration und vermeidet Verzögerungen.

Wenn Sie Fragen zu diesen Anforderungen haben, können Sie sich gerne an Ihren Lohnbuchhaltungsberater wenden.

Wichtig: Der Einrichtungsprozess kann je nach Art der Lohnbuchhaltung (intern verwaltet oder durch einen externen Steuerberater) leicht variieren.

Beginnen Sie damit, zu ermitteln, wer Ihr DATEV-Konto verwaltet:

• Wenn Ihr Unternehmen einen eigenen DATEV-Administrator hat, können Sie die Einrichtungsschritte eigenständig durchführen.
• Wenn Ihr Steuerberater das DATEV-Konto verwaltet, muss dieser die erforderlichen Datendienste in Ihrem Auftrag bestellen und autorisieren.

1. Integration im Factorial Marketplace installieren
   • Gehen Sie zum Factorial Integration Marketplace und klicken Sie auf DATEV – dies funktioniert für sowohl LODAS als auch Lohn und Gehalt.
   • Klicken Sie auf Installieren in der oberen rechten Ecke.
      
2. Relevante Daten für die Einrichtung eingeben

Nachdem Sie auf „Integration installieren“ geklickt haben, öffnet sich die Einstellungsseite. Sie werden durch die folgenden Schritte geführt:

• Schritt 1: Melden Sie sich bei DATEV über SmartCard oder SmartLogin an
• Schritt 2: Geben Sie die Beraternummer (Beraternummer) und die Mandantennummer(n) (Mandantennummern) ein und wählen Sie das Lohnprogramm (DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt)
• Schritt 3: Verbinden Sie die Geschäftseinheiten von Factorial mit den „Beschäftigungsbetrieben“ in DATEV (die im Dropdown-Menü sind die, die in DATEV eingerichtet sind. Bei Bedarf fragen Sie Ihren Steuerberater um Klärung). Diese Seite kann eine Weile dauern, um zu laden. Wenn ein Fehler bei der Verbindung zu DATEV auftritt, wird dies hier angezeigt.
• Schritt 4: Ordnen Sie die Lohnarten in Factorial den Lohnarten in DATEV zu (die im Dropdown-Menü sind die, die in DATEV eingerichtet sind. Bei Bedarf fragen Sie Ihren Steuerberater um Klärung).

Diese Einstellungen können immer überprüft werden, wenn Sie zur Integration zurückkehren und auf die Einstellungen zugreifen.

Um die DATEV-Integration erfolgreich zu nutzen, stellen Sie sicher, dass der "Mitarbeitercode DATEV-API" für alle Mitarbeiter hinzugefügt wurde (dieses Feld finden Sie unter den Personaldaten im Mitarbeiterprofil). Sie können dies entweder manuell tun oder über den Importer, indem Sie auf die drei Punkte unter „Organisation“ klicken, „Mitarbeiter bearbeiten“ auswählen, die Datei für die jeweilige rechtliche Einheit herunterladen und das Feld für alle Mitarbeiter in der Datei hinzufügen, bevor Sie sie erneut importieren.

Du kannst Daten von Factorial jederzeit mit DATEV synchronisieren. Da der Prozess nicht automatisch ist, hast du die volle Kontrolle darüber, wann und welche Daten gesendet werden.

Zusätzliche Anmerkung: Wenn du einen neuen Mitarbeiter in DATEV synchronisierst, können Änderungen an seinen persönlichen oder vertraglichen Informationen erst ab dem folgenden Monat synchronisiert werden. Änderungen, die im selben Monat wie die erste Synchronisierung des neuen Mitarbeiters vorgenommen werden, können erst beim nächsten Synchronisationszyklus übertragen werden.

Sobald Daten an DATEV übertragen wurden, können sie nicht aus Factorial rückgängig gemacht werden. Bei Fehlern müssen Korrekturen direkt in DATEV vorgenommen oder die korrigierten Daten aus Factorial erneut gesendet werden.

Wenn ein Mitarbeiter bereits in DATEV existiert, lässt die Integration es nicht zu, dass er erneut nach DATEV synchronisiert wird, um doppelte Einträge zu vermeiden und eine genaue Daten-Synchronisation zu gewährleisten.

Die DATEV-Integration sollte von HR-Profis und Lohnabrechnungsadministratoren verwaltet werden, die Zugang sowohl zu Factorial als auch erforderliche Rechte und Einsicht in DATEV haben. Eine Abstimmung mit Ihrem Steuerberater oder Lohnbuchhalter kann für die Einrichtung und Fehlerbehebung erforderlich sein.

Wenn gewünscht, können für Steuerberater oder Lohnbuchhalter externe Benutzer in Factorial angelegt werden, welche selbst Zugriff auf die Integration haben. Wenden Sie sich dafür bitte an Ihren Account Manager.

Nein, jede Mitarbeiteraktualisierung muss einzeln gesendet werden, um sicherzustellen, dass die Daten für jeden von ihnen korrekt sind.