Berechtigungen konfigurieren

Um den von Ihnen gewünschten Mitarbeitergruppen die Möglichkeit zu geben, Schulungen anzufordern.

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen.
2. Im Allgemeinen: Offene Berechtigungen
3. Wählen Sie die Berechtigungsgruppe aus
4. Klicken Sie auf „Schulung“ .
5. Berechtigung zum Erstellen von Schulungsanfragen aktivieren
6. Wählen Sie den Umfang :
   • Für sich selbst
   • Für direkte und indirekte Berichtspflichtige
   • Für Personen in Teams, die sie leiten
   • Für Personen in ihrer juristischen Person
   • Für das gesamte Unternehmen
7. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“ .

Um den Mitarbeitergruppen (Managern oder Personalabteilung) die Möglichkeit zu geben, Schulungsanträge zu prüfen, zu genehmigen oder abzulehnen.

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen.
2. Im Allgemeinen: Offene Berechtigungen
3. Wählen Sie die Berechtigungsgruppe aus
4. Klicken Sie auf „Schulung“ .
5. Aktivieren Sie die Berechtigungen:
   • Zugang zum Schulungsmanagementbereich
   • Schulungsanträge genehmigen
   • Schulungsanfragen ablehnen
   • Schulungsanfragen verwalten (Umfang auswählen)
6. Klicken Sie auf Speichern.

Genehmigungsprozesse erstellen

Erstellen wir einen typischen Fall mit drei Genehmigungsgruppen:

1. Standardmäßige Genehmigungsgruppe: Sobald ein Mitarbeiter eine Schulungsanfrage stellt, muss diese im ersten Schritt vom Vorgesetzten geprüft und genehmigt werden. Genehmigt der Vorgesetzte die Anfrage, muss sie im zweiten Schritt von einem beliebigen Mitglied der Personalabteilung geprüft und genehmigt werden.
2. Genehmigungsgruppe für Manageranfragen: Wenn die Anfrage von einem Manager gestellt wird, muss nur das Personal der Personalabteilung sie prüfen und annehmen oder ablehnen.
3. Genehmigungsgruppe für Anfragen von HR-Mitarbeitern: Wenn die Anfrage von einem HR-Mitarbeiter gestellt wird, wird sie automatisch genehmigt.

1. Standard-Genehmigungsgruppe

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen .
2. Hier geht es zum Schulungsbereich.
3. Öffnen Sie im Abschnitt „Genehmigungskonfiguration für Kursanfragen“ die Standardgenehmigungsgruppe .
4. Ändern Sie den Titel und die Beschreibung, wenn Sie möchten.
5. Konfigurieren Sie die erste Genehmigungsstufe:
   1. Klicken Sie auf die Genehmigungsstufe.
   2. Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um den Genehmiger zu ändern.
   3. Konfigurieren Sie die Genehmigungsebene wie folgt: Genehmigertyp: relative Rolle und Genehmiger: Manager
   4. Klicken Sie auf „Genehmiger speichern“.
6. Konfigurieren Sie die zweite Genehmigungsebene:
   1. Klicken Sie auf „Genehmigungsstufe hinzufügen“.
   2. Wählen Sie „Benutzer“ als Genehmigertyp aus
   3. Wählen Sie alle Benutzer aus, die in dieser Ebene Genehmiger sein sollen.
   4. Klicken Sie auf „Genehmigungsstufe speichern“.
7. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“ – oben rechts auf der Seite.

2. Genehmigungsgruppe für Anfragen von Managern

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen .
2. Hier geht es zum Schulungsbereich.
3. Klicken Sie im Abschnitt „Genehmigungskonfiguration für Schulungsanfragen“ auf „Neue Genehmigungsgruppe hinzufügen“ .
4. Geben Sie einen Titel und eine Beschreibung ein
   • Sie können es als Gruppe für automatische Genehmigung festlegen.
5. Klicken Sie auf Speichern.

   

6. Klicken Sie auf die Genehmigungsstufe.
7. Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um den Genehmiger zu ändern.
8. Wählen Sie „Benutzer“ als Genehmigertyp aus
9. Wählen Sie alle Benutzer aus, die in dieser Ebene Genehmiger sein sollen.
10. Klicken Sie auf Speichern.
11. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“ .
12. Wechseln Sie zum Reiter „Mitarbeiter“ .
13. Klicken Sie oben rechts auf „ Mitarbeiter hinzufügen“ .
14. Wählen Sie die Mitarbeiter aus, deren Anfragen dieser Genehmigungsgruppe vorgelegt werden sollen.
    Sie können die Filter verwenden, um beispielsweise nur die Manager zu finden.
15. Klicken Sie abschließend auf Speichern.

3. Genehmigungsgruppe für Anträge von Personalmitarbeitern

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen .
2. Hier geht es zum Schulungsbereich.
3. Klicken Sie im Abschnitt „Genehmigungskonfiguration für Schulungsanfragen“ auf „Neue Genehmigungsgruppe hinzufügen“ .
4. Geben Sie einen Titel und eine Beschreibung ein
5. Aktivieren Sie die Option „Gruppe für automatische Genehmigung“ .
6. Klicken Sie auf Speichern.
7. Wechseln Sie zum Reiter „Mitarbeiter“ .
8. Klicken Sie oben rechts auf „Mitarbeiter hinzufügen“ .
9. Wählen Sie die Mitarbeiter aus, deren Anfragen dieser Genehmigungsgruppe vorgelegt werden sollen.
10. Klicken Sie abschließend auf Speichern.

Aktivierung des Anforderungszeitraums

Möglicherweise möchten Sie festlegen, wann Ihre Mitarbeiter Schulungen anfordern können. Sie könnten die Zeiten einschränken, zu denen sie diese Anfragen stellen können.

Dafür:

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen .
2. Hier geht es zum Schulungsbereich.
3. Aktivieren Sie im Abschnitt „Kursanfragen“ die Option „Kursanfragen aktivieren“ .
   • Wenn diese Option aktiviert ist, können Mitarbeiter mit den entsprechenden Berechtigungen Schulungen anfordern.
   • Wenn diese Option deaktiviert ist, kann niemand mehr Schulungen anfordern.

Erstellung einer Schulungsanfrage

Neuer Vorschlag

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Mein Training“ .
2. Wechseln Sie zum Tab „Meine Trainingsanfragen“.
3. Klicken Sie auf „Kurs anfordern“.
4. Füllen Sie das Feld „Schulungsanfrage“ aus. Sie müssen Folgendes angeben:
   • Der Kurs benötigt
   • Grundlegende Informationen
     • Kursname
     • Name des Anbieters
     • Externer Link
     • Verwandte Kompetenzen
   • Zeit- und Kosteninformationen
     • Termine
     • Gesamtkursstunden
     • Kursplan
     • Kosten
     • Subventionierter Kurs (falls erforderlich)
   • Teilnehmer
   • Kommentare
5. Klicken Sie auf „Zur Genehmigung senden“.

Aus dem Katalog

Mitarbeiter können auch die Teilnahme an einem bereits im Schulungsplan enthaltenen Kurs beantragen, indem sie

1. Klicken Sie auf „Vollständigen Katalog ansehen“ .
2. Direkt im Katalog-Tab
3. Durch Klicken auf „+ Kurs anfragen“ → „Aus dem Katalog“

Genehmigung oder Ablehnung einer Schulungsanfrage

Sobald eine Anfrage eingereicht wird, beginnt der Genehmigungsprozess. Für jede Genehmigungsstufe werden Benachrichtigungen an die Genehmigenden gesendet, und die Anfrage wird erst dann zur nächsten Stufe weitergeleitet, wenn mindestens ein Genehmigender der aktuellen Stufe sie genehmigt hat .

Die Genehmigenden erhalten:

• Eine Benachrichtigung im Posteingang → Anfragen, in der die grundlegenden Informationen der Anfrage eingesehen und diese genehmigt oder abgelehnt werden können.
• Eine E-Mail, über die sie die Anfrage direkt genehmigen oder ablehnen können.

Genehmiger können die Liste aller Anfragen unter Training → Anfragen aufrufen, wo sie die Anfragen nach Status anzeigen und Filter nach Antragsteller, Kompetenzen und/oder Anfragedatum anwenden können.

Genehmiger können:

• Fügen Sie einer ausstehenden Anfrage Informationen hinzu.
• Genehmigen Sie eine Anfrage: Solange im Genehmigungsprozess noch Schritte ausstehen, bleibt die Anfrage ausstehend; ist es der letzte Schritt, ändert sich ihr Status zu „Genehmigt“.
• Eine Anfrage ablehnen: Die Angabe des Grundes ist obligatorisch, und die Anfrage wird ohne weitere Schritte abgelehnt.