Durch die Integration von DATEV und Factorial können Sie Daten wie Neueinstellungen, Änderungen der Personaldaten und Vertragsänderungen einfach synchronisieren, ohne die Dateneingabe in beiden Systemen zu duplizieren.
Was ist DATEV?
DATEV ist eine eingetragene deutsche Genossenschaft (eG), die als Softwareunternehmen und IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Anwälte und deren Mandanten tätig ist. Mit ihren Lohnabrechnungssoftware-Lösungen DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt führen sie den deutschen Markt für kleine und mittelständische Unternehmen an. Ein einzigartiges Merkmal von DATEV ist die Integration mit den deutschen Steuerbehörden, wodurch die Lohnabrechnungsvorschriften eingehalten werden.
Wie synchronisiere ich Daten zwischen DATEV und Factorial?
Wir geben Ihnen die Kontrolle, um zu entscheiden, welche Daten synchronisiert werden sollen und wann. Dieser Prozess ist nicht automatisch. Sie können die Synchronisation im Lohnabrechnungsbereich von Factorial durchführen.
Neueinstellungen
Wenn ein neuer Mitarbeiter in Factorial angelegt wird, erscheint automatisch ein Update im Bereich Lohnabrechnung > Mitarbeiter-Updates.
- Öffnen Sie das Mitarbeiter-Update, und überprüfen Sie die Mitarbeiterdaten.
- Validieren Sie die Details, indem Sie sicherstellen, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
- Sobald alles korrekt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Zu DATEV synchronisieren“, um die Daten zu synchronisieren.
Wichtig: Wenn Pflichtfelder für die Synchronisation fehlen, werden diese im Banner angezeigt und die Synchronisation kann nicht erfolgen, bis die fehlenden Daten eingegeben wurden.
Änderungen der Personaldaten
Wann immer die Personaldaten eines Mitarbeiters in Factorial geändert werden, erstellt das System ein Update im Bereich Lohnabrechnung > Mitarbeiter-Updates.
- Öffnen Sie das Mitarbeiter-Update und überprüfen Sie die vorgenommenen Änderungen.
- Validieren Sie die Informationen, um sicherzustellen, dass die aktualisierten Daten korrekt sind.
- Sobald die Änderungen bestätigt sind, klicken Sie auf „Zu DATEV synchronisieren“, um das Update zu senden.
Vertragsänderungen
Wann immer der Vertrag eines Mitarbeiters in Factorial geändert wird, erstellt das System ein Update im Bereich Lohnabrechnung > Mitarbeiter-Update.
- Öffnen Sie das Mitarbeiter-Update und überprüfen Sie die vorgenommenen Änderungen.
- Validieren Sie die Informationen, um sicherzustellen, dass die aktualisierten Daten korrekt sind.
- Sobald die Änderungen bestätigt sind, klicken Sie auf „Zu DATEV synchronisieren“, um das Update zu senden.
Bitte beachten Sie, dass Datenänderungen und neue Mitarbeiter nach der Synchronisation automatisch in DATEV angezeigt werden. Stellen Sie daher sicher, dass Sie sich mit Ihrem Steuerberater über diesen Prozess abstimmen.
Wenn der Steuerberater die Daten vor der Synchronisation überprüfen möchte, kann er die Daten einsehen und selbst synchronisieren, indem er Factorial Professionals verwendet.
Wie nehme ich die Integration vor?
Voraussetzungen
Um die DATEV-Integration in Factorial zu aktivieren, ist eine Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater erforderlich. Bitte stellen Sie sicher, dass alle Voraussetzungen erfüllt sind, bevor Sie mit dem Einrichtungsprozess in Factorial beginnen. Dies sorgt für eine reibungslose Integration und vermeidet Verzögerungen.
Wenn Sie Fragen zu diesen Anforderungen haben, können Sie sich gerne an Ihren Lohnbuchhaltungsberater wenden.
Wichtig: Der Einrichtungsprozess kann je nach Art der Lohnbuchhaltung (intern verwaltet oder durch einen externen Steuerberater) leicht variieren.
Beginnen Sie damit, zu ermitteln, wer Ihr DATEV-Konto verwaltet:
- Wenn Ihr Unternehmen einen eigenen DATEV-Administrator hat, können Sie die Einrichtungsschritte eigenständig durchführen.
- Wenn Ihr Steuerberater das DATEV-Konto verwaltet, muss dieser die erforderlichen Datendienste in Ihrem Auftrag bestellen und autorisieren.
Am Ende des Einrichtungsprozesses sollten Sie entweder ein DATEV SmartLogin (App) oder eine DATEV SmartCard (USB-Stick) haben, für die die Autorisierung zur Nutzung des Lohn-Austauschdatenservices („Lohnaustauschdatenservice“) aktiviert ist. In der Regel muss Ihr Steuerberater dies für Sie aktivieren.
Lohnaustauschdatenservice bestellen
Um die DATEV-Integration (sowohl LODAS als auch Lohn und Gehalt) zu nutzen, ist der DATEV Lohnaustauschdatenservice erforderlich.
Bitte stellen Sie sicher, dass dieser Service von Ihrem Steuerberater bestellt und aktiviert wurde.
Berater- und Mandantennummer
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie die Beraternummer und die Mandantennummer wissen, mit denen Sie die Integration verbinden möchten. Wenn die Integration für mehrere Mandantennummern eingerichtet werden soll, kann die Verbindung gleichzeitig für alle hergestellt werden, solange Sie die gleiche Beraternummer verwenden. Stellen Sie auch sicher, dass Sie wissen, welches Lohnprogramm (Lohnprogramm DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt) Sie verwenden.
Ihr Steuerberater kann Ihnen diese Informationen geben.
Autorisierung konfigurieren
Um die Integration in Factorial einzurichten, benötigen Sie ein DATEV SmartLogin oder eine SmartCard, für die der Zugang zum Lohnaustauschdatenservice autorisiert wurde. Diese Autorisierung kann über das Online-Rechteverwaltung vom Steuerberater oder einem internen DATEV-Administrator erteilt werden.
Hinweis: Zusätzliche Informationen zum SmartLogin.
Integration installieren
-
Integration im Factorial Marketplace installieren
- Gehen Sie zum Factorial Integration Marketplace und klicken Sie auf DATEV – dies funktioniert für sowohl LODAS als auch Lohn und Gehalt.
- Klicken Sie auf Installieren in der oberen rechten Ecke.
- Relevante Daten für die Einrichtung eingeben
Nachdem Sie auf „Integration installieren“ geklickt haben, öffnet sich die Einstellungsseite. Sie werden durch die folgenden Schritte geführt:
- Schritt 1: Melden Sie sich bei DATEV über SmartCard oder SmartLogin an
- Schritt 2: Geben Sie die Beraternummer (Beraternummer) und die Mandantennummer(n) (Mandantennummern) ein und wählen Sie das Lohnprogramm (DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt)
- Schritt 3: Verbinden Sie die Geschäftseinheiten von Factorial mit den „Beschäftigungsbetrieben“ in DATEV (die im Dropdown-Menü sind die, die in DATEV eingerichtet sind. Bei Bedarf fragen Sie Ihren Steuerberater um Klärung). Diese Seite kann eine Weile dauern, um zu laden. Wenn ein Fehler bei der Verbindung zu DATEV auftritt, wird dies hier angezeigt.
- Schritt 4: Ordnen Sie die Lohnarten in Factorial den Lohnarten in DATEV zu (die im Dropdown-Menü sind die, die in DATEV eingerichtet sind. Bei Bedarf fragen Sie Ihren Steuerberater um Klärung).
Diese Einstellungen können immer überprüft werden, wenn Sie zur Integration zurückkehren und auf die Einstellungen zugreifen.
Um die DATEV-Integration erfolgreich zu nutzen, stellen Sie sicher, dass der "Mitarbeitercode DATEV-API" für alle Mitarbeiter hinzugefügt wurde (dieses Feld finden Sie unter den Personaldaten im Mitarbeiterprofil). Sie können dies entweder manuell tun oder über den Importer, indem Sie auf die drei Punkte unter „Organisation“ klicken, „Mitarbeiter bearbeiten“ auswählen, die Datei für die jeweilige rechtliche Einheit herunterladen und das Feld für alle Mitarbeiter in der Datei hinzufügen, bevor Sie sie erneut importieren.
Häufig gestellte Fragen
Wie oft kann ich Daten mit DATEV synchronisieren?
Du kannst Daten von Factorial jederzeit mit DATEV synchronisieren. Da der Prozess nicht automatisch ist, hast du die volle Kontrolle darüber, wann und welche Daten gesendet werden.
Zusätzliche Anmerkung: Wenn du einen neuen Mitarbeiter in DATEV synchronisierst, können Änderungen an seinen persönlichen oder vertraglichen Informationen erst ab dem folgenden Monat synchronisiert werden. Änderungen, die im selben Monat wie die erste Synchronisierung des neuen Mitarbeiters vorgenommen werden, können erst beim nächsten Synchronisationszyklus übertragen werden.
Kann ich eine Synchronisierung rückgängig machen?
Sobald Daten an DATEV übertragen wurden, können sie nicht aus Factorial rückgängig gemacht werden. Bei Fehlern müssen Korrekturen direkt in DATEV vorgenommen oder die korrigierten Daten aus Factorial erneut gesendet werden.
Was passiert, wenn ich versuche, einen Mitarbeiter zu synchronisieren, der bereits in DATEV existiert?
Wenn ein Mitarbeiter bereits in DATEV existiert, lässt die Integration es nicht zu, dass er erneut nach DATEV synchronisiert wird, um doppelte Einträge zu vermeiden und eine genaue Daten-Synchronisation zu gewährleisten.
Wer sollte die DATEV-Integration verwalten?
Die DATEV-Integration sollte von HR-Profis und Lohnabrechnungsadministratoren verwaltet werden, die Zugang sowohl zu Factorial als auch zu DATEV haben. Eine Abstimmung mit deinem Steuerberater kann auch für die Einrichtung und Fehlerbehebung erforderlich sein.
Kann ich Daten in großen Mengen synchronisieren?
Nein, jede Mitarbeiteraktualisierung muss einzeln gesendet werden, um sicherzustellen, dass die Daten für jeden von ihnen korrekt sind.