Introdução
O que é Milena?
Milena é um software de gestão de folha de pagamento desenvolvido pela Seresco , projetado para automatizar e simplificar todos os processos relacionados à gestão de pessoal e ao cálculo da folha de pagamento .
A integração entre Factorial e Milena conecta seu sistema de RH com seu sistema de folha de pagamento , automatizando a transferência de informações entre as duas plataformas.
Com essa integração, você poderá:
- Sincronizar dados de funcionários
- Reduzir erros na entrada manual de dados
- Economize tempo em processos administrativos e de folha de pagamento.
Processos e funcionalidades
A integração funciona em ambas as direções, dependendo da configuração:
Arquitetura
A integração foi desenvolvida pelo nosso parceiro tecnológico, Illusion Studio .
É baseado em:
- Consumo da API Factorial .
- Geração de arquivos via SFTP para Milena.
- Validação manual no Milena antes da criação ou atualização de registros.
Na interface Milena, um formulário de validação de RH é exibido para que a equipe de RH possa revisar as informações antes de confirmá-las.
Dados sincronizados
De Factorial a Milena
- Cadastro de funcionários (apenas dados pessoais, sem dados contratuais)
- Rescisões contratuais de funcionários (data e motivo da rescisão)
- Atualizações de funcionários (somente dados pessoais)
- Suplementos de folha de pagamento (arquivo gerado e enviado por e-mail, não importado automaticamente)
De Milena a Factorial
- Documentos de folha de pagamento (PDF)
- Certificados de retenção (sincronização diária durante a noite)
Campos sincronizados
| Sincronizado | Não sincronizado |
|---|---|
| Dados pessoais | Dados contratuais |
| Contratações e demissões | Salários |
| Motivos da rescisão | Ausências |
| Documentos de folha de pagamento | Controle de tempo |
| Certificados fiscais | Contabilidade |
Dados que estão sincronizados
De Factorial → Milena (Contratações, Atualizações e Demissões)
| Categoria | Campo Factorial | Campo Milena | Notas |
|---|---|---|---|
| Identificação | Primeiro nome | Nome | Texto livre |
| Identificação | Sobrenome(s) | Sobrenome 1 / Sobrenome 2 | Divisão automática |
| Identificação | DNI/ID | Documento | Deve existir previamente em Milena |
| Seguro Social | Número da Segurança Social | SSN | 14 dígitos, sem separadores |
| Organização | Pessoa jurídica | Empresa | O código deve corresponder. |
| Organização | Centro de trabalho | Centro | Obrigatório |
| Organização | Departamento | Departamento | Deve existir em Milena |
| Organização | Centro de custos | Centro de custos | Apenas um por funcionário. |
| Contato | Primário | ||
| Contato | Número de telefone | Telefone | Prioridades pessoais |
| Endereço | Endereço completo | Rua | Campo único |
| Situação profissional | Data de contratação | Data de início | |
| Situação profissional | Data de término | Data de término | |
| Situação profissional | Motivo da rescisão | Motivo da rescisão | Códigos sincronizados |
De Milena → Factorial (Documentos)
| Tipo de documento | Fonte | Freqüência | Destino em Factorial |
|---|---|---|---|
| Recibo de pagamento | Milena | Mensal | Documentos do funcionário (PDF) |
| Certificado de retenção | Milena | Trabalho diário (noturno) | Documentos do funcionário |
Complementos salariais
| Fonte | Formatar | Método |
|---|---|---|
| Factorial | Formato de arquivo Seresco | Entrega por e-mail (sem importação automática) |
Campos que não estão sincronizados
Informações contratuais (não enviadas da Factorial para a Milena)
| Categoria | Campo | Razão |
|---|---|---|
| Contrato | Tipo de contrato | A integração sincroniza apenas os dados dos funcionários. |
| Contrato | Data de início do contrato | Fora do escopo |
| Contrato | data de término do contrato | Fora do escopo |
| Contrato | Horário de trabalho / % | Gerenciado exclusivamente em Milena |
| Contrato | Salário base | Dados salariais não sincronizados |
| Contrato | Categoria profissional | Gerenciado diretamente em Milena |
| Contrato | Acordo coletivo | Não mapeado |
| Contrato | Grupo de contribuição | Não sincronizado |
Dados financeiros e contábeis
| Categoria | Campo | Razão |
|---|---|---|
| Contabilidade | Contas contábeis | Fora do escopo do conector |
| Contabilidade | Lançamentos automáticos no diário | Não gerado a partir de Factorial |
| Contabilidade | Alocação analítica | Não suportado |
| Contabilidade | Histórico de folha de pagamento | Somente os documentos novos são sincronizados. |
Horário e ausências
| Categoria | Campo | Razão |
|---|---|---|
| Tempo | Férias | Não integrado à folha de pagamento. |
| Tempo | Licença médica | Não sincronizado |
| Tempo | Ausências | Não sincronizado |
| Tempo | Ao longo do tempo | Não sincronizado |
| Tempo | Turnos | Não sincronizado |
| Tempo | Controle de tempo | Não sincronizado |
Outros dados não suportados
| Categoria | Campo | Razão |
|---|---|---|
| Personalização | Campos personalizados | Não mapeável em Milena |
| Organização | Gerente | Nenhum campo correspondente |
| Organização | Organograma | Não sincronizado |
| Organização | Múltiplos centros de custo | Apenas um permitido |
| Documentos | Anexos não relacionados à folha de pagamento | Apenas recibos de pagamento e certificados. |
Como configurar a integração
Passo 1: Habilite a integração no Factorial
- Acesse Configurações → Integrações .
- Selecione Milena e clique em Conectar .
- Seu gerente de conta Factorial entrará em contato com você para:
- Compartilhe a documentação.
- Coordenar o processo de integração com o Illusion Studio .
Etapa 2: Configuração do mapeamento de campos
Você receberá um arquivo de configuração para definir o mapeamento de campos entre os dois sistemas, juntamente com seus consultores (Seresco e Factorial ).
Principais áreas a serem analisadas:
- Pessoa jurídica (obrigatório)
- Centro de trabalho (deve corresponder exatamente a Milena)
- Motivos da rescisão (verificar códigos)
Salve a configuração após a validação.
Juntamente com sua equipe de TI, você deve gerar um subdomínio (URL) para se conectar ao servidor e compartilhá-lo com o Illusion Studio.
Etapa 3: Validação
- Criar ou atualizar um funcionário de teste.
- Verifique se os dados estão refletidos corretamente no Milena.
Caso ocorram erros, revise o mapeamento dos campos.
Limitações e Considerações Técnicas
Campos e formatos
- Sobrenomes: Factorial usa um único campo; o Milena os divide automaticamente.
- Número de Segurança Social: Deve conter 14 dígitos consecutivos , sem espaços nem hífenes.
- Endereço: Envie-o inteiramente no campo "Rua".
- Números de telefone: O telefone pessoal tem prioridade; caso não esteja disponível, utiliza-se o telefone do trabalho.
-
E-mail: Recomenda-se um único endereço de e-mail principal.
Regras de sincronização
- O período de experiência pode ser alterado dependendo da categoria profissional na Milena.
- Algumas áreas aplicam-se apenas a contratos de tempo parcial .
- É permitido apenas um centro de custos por funcionário .
- Os departamentos devem ser previamente configurados no Milena.
-
Os suplementos devem seguir o formato Seresco.
Âmbito geográfico
As funcionalidades disponíveis variam conforme o país (Chile, Colômbia, Porto Rico, Alemanha e Estados Unidos).
As listas suspensas devem estar alinhadas em ambos os sistemas.
Perguntas frequentes (FAQs)
-
Quem é o Illusion Studio?
A Illusion Studio é a parceira tecnológica que desenvolveu e mantém a integração Factorial – Milena.
-
A integração tem algum custo?
Sim. Existe uma taxa mensal recorrente para manutenção, atualizações e suporte.Para mais detalhes, entre em contato com seu Gerente de Contas.
-
A sincronização é em tempo real?
Não. A frequência é definida durante a configuração inicial com o parceiro.
-
O que acontece se um campo não existir em Milena?
Esses dados não serão sincronizados e deverão ser gerenciados manualmente ou criados previamente no Milena.
-
Posso configurar variáveis diferentes por país?
Sim. Listas e variáveis são configuradas por país.
-
Por que o endereço aparece em um único campo?
Porque Factorial envia o endereço completo em um único campo.
-
O que devo fazer se a sincronização falhar?
Analise o mapeamento do campo.
Validar os códigos de entidade e centro.
Se o problema persistir, entre em contato com o suporte.
-
Onde posso reportar problemas?
- Envie um e-mail para:
suporte@illusionstudio.es - Inclua sempre:
- Passos para reproduzir o problema.
- Evidências ou capturas de tela.
- Envie um e-mail para: