O Inventário de TI da Factorial permite gerar documentos de atribuição (transferência) e remoção (devolução) automaticamente sempre que dispositivos forem atribuídos ou desatribuídos.

Esses documentos incluem as políticas de TI da sua empresa, detalhes dos dispositivos e são enviados para assinatura eletrônica através do Signaturit.

Este guia irá mostrar-lhe:

• Como criar políticas de TI como modelos
• Como atribuir modelos a cada entidade jurídica
• Como os documentos são gerados ao atribuir ou remover dispositivos
• Como enviar documentos para assinatura e acompanhar o status do envio.

Configure seus modelos

Antes de começar

Para gerar documentos de TI, certifique-se de que sua conta atenda aos seguintes requisitos:

• Você utiliza o módulo de Inventário de TI .
• Você criou pelo menos um modelo de Atribuição e um modelo de Remoção .
• Cada entidade jurídica recebeu um modelo.
• A atribuição de dispositivos está vinculada a um funcionário (não são gerados documentos para espaços ou equipamentos compartilhados).

Criar modelos de documentos

Os modelos de documentos definem as políticas de TI que aparecerão no PDF final enviado aos funcionários.

1. Acesse as Configurações de Inventário de TI.
   • Clique em Configurações na barra lateral.
   • Deslize a tela e abra o Inventário de TI.
   • Selecione a guia Modelos de documento
2. Criar um novo modelo
   • Clique em Novo modelo
   • Insira um título
   • Escolha um idioma principal
3. Selecione se este modelo se destina a:
   • Atribuição (entrega de documentos)
   • Remoção (devolução de documentos)
4. Cole o texto da sua política de TI na caixa de texto grande.
   • Não há limite prático de caracteres (suporta políticas muito longas).
   • Este texto aparece antes da tabela de dispositivos no PDF.
5. (Opcional) Ativar um segundo idioma
   • Se ativada, a opção exibirá o PDF primeiro no idioma principal e, em seguida, no idioma secundário.
6. Clique em Salvar

Atribuir modelos a entidades legais

Cada entidade jurídica deve ser vinculada aos modelos corretos de Cessão e Remoção.

1. Acesse Configurações → Inventário de TI → Entidades legais
2. Para cada entidade, selecione:
   • Um modelo de atribuição de dispositivos
   • Modelo para remoção de dispositivo

Você pode atribuir modelos diferentes dependendo do país, das regulamentações ou dos processos internos.

Como os documentos são gerados

Após a configuração dos modelos, Factorial gera documentos automaticamente sempre que dispositivos são atribuídos ou removidos de atribuição.

A. Documentos de Atribuição (Entrega)

Ao atribuir um dispositivo a um funcionário:

1. Selecione o(s) dispositivo(s)
2. Clique em Atribuir
3. Escolha um funcionário
4. Confirme a atribuição

Factorial gera um documento de rascunho e o armazena em:

• Inventário de TI → Pessoas → (Perfil do funcionário) → Documentos de TI

B. Documentos de Remoção (Devolução)

Ao desatribuir ou reatribuir um dispositivo:

1. Abra o menu de ações do dispositivo
2. Selecione Reatribuir
3. Escolha um novo status (por exemplo, Em estoque, Em manutenção, Aposentado, Atribuído a outra pessoa…).
4. Confirmar

Factorial gera um documento de Remoção , seguindo o mesmo fluxo dos documentos de atribuição.

Envio de documentos para assinatura

Os documentos são gerados como rascunhos . Você deve enviá-los para assinatura manualmente, o que lhe dá controle total sobre o momento da assinatura.

Você pode enviar documentos de três maneiras:

A. Na aba Pessoas (Envio em massa)

1. Acesse o Inventário de TI → Pessoas
2. Selecione um ou mais funcionários
3. Clique em Enviar documentos para assinatura.

Ideal para integrar ou desligar várias pessoas ao mesmo tempo.

B. Do Perfil do Funcionário no Inventário de TI

1. Acesse o Inventário de TI → Pessoas
2. Clique em um funcionário
3. Acesse a seção de Documentos de TI.
4. Clique nos 3 pontos
5. Clique em Enviar para assinatura

Acompanhamento do status do documento

Os documentos passam pelo mesmo ciclo de vida que qualquer outro documento Factorial :

• Rascunho – gerado, mas não enviado
• Em andamento – aguardando a assinatura do funcionário.
• Assinado – concluído com sucesso
• Cancelado/Reprovado – o documento é inválido ou a assinatura foi rejeitada.

Onde os documentos estão armazenados

Você pode encontrar documentos de TI em:

• Inventário de TI → Pessoas → Perfil do funcionário → Documentos de TI
• Perfil do funcionário → Documentos → Pasta de dispositivos de TI

Isso proporciona total auditabilidade e consistência tanto para o RH quanto para a TI.

Solução de problemas

1. O documento não foi gerado.
   Confira isso:
   • A entidade jurídica possui modelos atribuídos.
   • O dispositivo selecionado está sendo atribuído a uma pessoa (e não a um espaço).
   • O modelo existe e está ativo.
      
2. O PDF contém o idioma incorreto.
   • Certifique-se de que o idioma principal do modelo esteja configurado corretamente.
   • Verifique se um segundo idioma está habilitado.
      
3. O funcionário não pode assinar o documento.
   • Tente reenviar o documento.
   • Verifique se há algum documento recente gerado aguardando assinatura.

Perguntas frequentes

1. Posso usar modelos diferentes para equipes ou países diferentes?
   Sim, você pode atribuir modelos exclusivos para cada entidade jurídica.
    
2. Posso editar um documento depois de ele ter sido gerado?
   Não é possível editar um PDF gerado, mas você pode:
   • Atualizar modelos para documentos futuros
   • Exclua os documentos em rascunho e reatribua o dispositivo.
      
3. Existe um limite de tamanho para o texto da política?
   Praticamente não - o campo suporta textos extremamente longos.
    
4. Os documentos aparecem no perfil do funcionário?
   Sim, tanto no inventário de TI quanto no perfil do funcionário de RH.