Introduction
Qu'est-ce que Milena ?
Milena est un logiciel de gestion de la paie développé par Seresco , conçu pour automatiser et simplifier tous les processus liés à la gestion de l'emploi et au calcul de la paie .
L'intégration entre Factorial et Milena connecte votre système RH à votre système de paie , automatisant ainsi le transfert d'informations entre les deux plateformes.
Grâce à cette intégration, vous pourrez :
- Synchroniser les données des employés
- Réduire les erreurs de saisie manuelle de données
- Gagnez du temps sur les processus administratifs et de paie
Processus et fonctionnalités
L'intégration fonctionne dans les deux sens, selon la configuration :
Architecture
L'intégration a été développée par notre partenaire technologique Illusion Studio .
Il est basé sur :
- Consommation de l' API Factorial .
- Génération de fichiers via SFTP pour Milena.
- Validation manuelle dans Milena avant la création ou la mise à jour des enregistrements.
Dans l'interface Milena, un formulaire de validation RH s'affiche afin que l'équipe RH puisse examiner les informations avant de les confirmer.
Données synchronisées
De Factorial à Milena
- Création d'un employé (données personnelles uniquement, aucune donnée contractuelle)
- Licenciements d'employés (date et motif du licenciement)
- Mises à jour des employés (données personnelles uniquement)
- Suppléments de paie (fichier généré et envoyé par courriel, non importé automatiquement)
De Milena à Factorial
- Documents de paie (PDF)
- Retenue des certificats (synchronisation quotidienne nocturne)
Champs synchronisés
| Synchronisé | Non synchronisé |
|---|---|
| données personnelles | Données contractuelles |
| Embauches et licenciements | Salaires |
| Motifs de licenciement | Absences |
| Documents de paie | Suivi du temps |
| certificats fiscaux | Comptabilité |
Données synchronisées
De Factorial → Milena (Embauches, mises à jour et licenciements)
| Catégorie | Champ Factorial | Champ de Milena | Notes |
|---|---|---|---|
| Identification | Prénom | Nom | Texte libre |
| Identification | Nom(s) de famille | Nom de famille 1 / Nom de famille 2 | Division automatique |
| Identification | DNI / ID | Document | Doit exister préalablement à Milena |
| Sécurité sociale | Numéro de sécurité sociale | SSN | 14 chiffres, sans séparateurs |
| Organisation | Entité juridique | Entreprise | Le code doit correspondre |
| Organisation | centre de travail | Centre | Obligatoire |
| Organisation | Département | Département | Doit exister à Milena |
| Organisation | centre de coûts | centre de coûts | Un seul par employé |
| Contact | Primaire | ||
| Contact | Numéro de téléphone | Téléphone | Priorité personnelle |
| Adresse | Adresse complète | Rue | Champ unique |
| Statut d'emploi | Date d'embauche | Date de début | |
| Statut d'emploi | Date de résiliation | Date de fin | |
| Statut d'emploi | Motif de résiliation | Motif de résiliation | Codes synchronisés |
De Milena → Factorial (Documents)
| Type de document | Source | Fréquence | Destination dans Factorial |
|---|---|---|---|
| fiche de paie | Milena | Mensuel | Documents destinés aux employés (PDF) |
| certificat de retenue à la source | Milena | Travail quotidien (travail de nuit) | Documents des employés |
Suppléments de paie
| Source | Format | Méthode |
|---|---|---|
| Factorial | Format de fichier Seresco | Livraison par e-mail (pas d'importation automatique) |
Champs non synchronisés
Informations contractuelles (non transmises par Factorial à Milena)
| Catégorie | Champ | Raison |
|---|---|---|
| Contracter | Type de contrat | L'intégration synchronise uniquement les données des employés. |
| Contracter | date de début du contrat | Hors champ |
| Contracter | date de fin de contrat | Hors champ |
| Contracter | Heures de travail / % | Géré exclusivement à Milena |
| Contracter | Salaire de base | Données salariales non synchronisées |
| Contracter | Catégorie professionnelle | Géré directement à Milena |
| Contracter | convention collective | Non cartographié |
| Contracter | Groupe de contribution | Non synchronisé |
données financières et comptables
| Catégorie | Champ | Raison |
|---|---|---|
| Comptabilité | comptes comptables | Hors du périmètre du connecteur |
| Comptabilité | Écritures de journal automatiques | Non généré à partir de Factorial |
| Comptabilité | Allocation analytique | Non pris en charge |
| Comptabilité | Historique de la paie | Seuls les nouveaux documents sont synchronisés. |
Temps et absences
| Catégorie | Champ | Raison |
|---|---|---|
| Temps | Vacances | Non intégré à la paie |
| Temps | congé maladie | Non synchronisé |
| Temps | Absences | Non synchronisé |
| Temps | Au fil du temps | Non synchronisé |
| Temps | Changements | Non synchronisé |
| Temps | Suivi du temps | Non synchronisé |
Autres données non prises en charge
| Catégorie | Champ | Raison |
|---|---|---|
| Personnalisation | Champs personnalisés | Non cartographiable à Milena |
| Organisation | Directeur | Aucun champ correspondant |
| Organisation | Organigramme | Non synchronisé |
| Organisation | Plusieurs centres de coûts | Un seul autorisé |
| Documents | Pièces jointes hors paie | Seuls les bulletins de salaire et les certificats |
Comment configurer l'intégration
Étape 1 : Activer l’intégration dans Factorial
- Accédez à Paramètres → Intégrations .
- Sélectionnez Milena et cliquez sur Connecter .
- Votre gestionnaire de compte Factorial vous contactera pour :
- Partagez la documentation.
- Coordonner l'intégration avec Illusion Studio .
Étape 2 : Configuration du mappage des champs
Vous recevrez un fichier de configuration pour définir le mappage des champs entre les deux systèmes avec vos consultants (Seresco et Factorial ).
Principaux domaines à examiner :
- Personne morale (obligatoire)
- Centre de travail (doit correspondre exactement à Milena)
- Motifs de résiliation (vérifier les codes)
Enregistrez la configuration une fois validée.
Avec votre équipe informatique, vous devez générer un sous-domaine (URL) pour vous connecter au serveur et le partager avec Illusion Studio.
Étape 3 : Validation
- Créer ou mettre à jour un employé test.
- Vérifiez que les données sont correctement reflétées dans Milena.
En cas d'erreurs, vérifiez le mappage des champs.
Limitations et considérations techniques
Champs et formats
- Noms de famille : Factorial utilise un seul champ ; Milena les sépare automatiquement.
- Numéro de sécurité sociale : Doit contenir 14 chiffres consécutifs , sans espaces ni tirets.
- Adresse : Envoyée intégralement dans le champ « Rue ».
- Numéros de téléphone : Le téléphone personnel est privilégié ; à défaut, le téléphone professionnel est utilisé.
-
Courriel : Il est recommandé d’utiliser une seule adresse courriel principale.
Règles de synchronisation
- La période d'essai peut être modifiée en fonction de la catégorie professionnelle à Milena.
- Certains champs ne s'appliquent qu'aux contrats à temps partiel .
- Un seul centre de coûts par employé est pris en charge.
- Les services doivent avoir été préalablement configurés dans Milena.
-
Les compléments alimentaires doivent respecter le format Seresco.
Étendue géographique
Les fonctionnalités disponibles varient selon le pays (Chili, Colombie, Porto Rico, Allemagne et États-Unis).
Les listes déroulantes doivent être alignées dans les deux systèmes.
Foire aux questions (FAQ)
-
Qui est Illusion Studio ?
Illusion Studio est le partenaire technologique qui a développé et maintient l'intégration Factorial – Milena.
-
L'intégration a-t-elle un coût ?
Oui. Des frais mensuels récurrents couvrent la maintenance, les mises à jour et l'assistance.Veuillez contacter votre gestionnaire de compte pour plus de détails.
-
La synchronisation est-elle en temps réel ?
Non. La fréquence est définie lors de la configuration initiale avec le partenaire.
-
Que se passe-t-il si un champ n'existe pas dans Milena ?
Ces données ne seront pas synchronisées et devront être gérées manuellement ou créées au préalable dans Milena.
-
Puis-je configurer des variables différentes selon le pays ?
Oui. Les listes et les variables sont configurées par pays.
-
Pourquoi l'adresse apparaît-elle dans un seul champ ?
Parce que Factorial envoie l'adresse complète dans un seul champ.
-
Que dois-je faire si la synchronisation échoue ?
Examinez la cartographie du terrain.
Valider les codes d'entité et de centre.
Contactez le support si le problème persiste.
-
Où puis-je signaler les problèmes ?
- Envoyez un courriel à :
soporte@illusionstudio.es - Inclure systématiquement :
- Étapes pour reproduire le problème.
- Preuves ou captures d'écran.
- Envoyez un courriel à :