Cómo solicitar firmas electrónicas para documentos internos

1. En la barra lateral, diríjase a Documentos
2. Seleccione Internos
3. Abra la carpeta a la que desea acceder al documento
4. Haga clic en la flecha al lado del documento para abrirlo
5. Haga clic en Pedir firma electrónica
6. Seleccione a las personas que deben firmar electrónicamente el documento
7. Haga clic en Pedir firmas electrónicas para  X usuarios

Cómo solicitar firmas electrónicas para los documentos que enviará a los/as colaboradores/as

A través de la función de envío en masa

1. En la barra lateral, vaya a Documentos
2. Seleccione Enviar en masa
3. Suba un documento PDF
4. Decida las opciones de división:
   1. Mantener los documentos con todas sus páginas
   2. Dividir por páginas
   3. Combinar todos los documentos en uno solo
5. Elija la carpeta de destino
6. Seleccione Solicitar firma electrónica
   1. Destinatario/a: El destinatario del documento recibirá una solicitud de firma.
   2. Firmante adicional: Los usuarios/as seleccionados también recibirán una solicitud para firmar el archivo.
7. Haga clic en Subir archivo
8. Una vez que el documento se haya subido, aplique los filtros si es necesario y seleccione a los/as colaboradores/as como destinatarios7as
9. Haga clic en Enviar a X colaboradores/as

A través del perfil del colaborador/a

1. En la barra lateral, vaya a Colaborador/a
2. Seleccione al colaborador del que desea solicitar una firma electrónica
3. Suba un documento PDF
4. Elija la carpeta de destino (si no se encuentra ya dentro de una carpeta)
5. Seleccione “Solicitar firma electrónica”
   1. Destinatario/a: El destinatario/a del documento recibirá una solicitud de firma.
   2. Firmante adicional: Los/as usuarios/as seleccionados también recibirán una solicitud para firmar el archivo.
6. Seleccione Configuración avanzada de firma si desea colocar la firma en el documento.

7. Arrastre y suelte los campos de firma en el lugar donde desea que el destinatario firme y redimensiona los si es necesario

8. Haga clic en Subir documento y solicitar firma electrónica

Estado de firma electrónica

Estado del documento

En los listados de documentos aparece el estado global, que variará según el estado de la(s) firma(s) solicitada(s).

Dentro del visor de documentos, puede ver el estado de cada firmante:

• Pendiente: El firmante aún no ha firmado el documento.
• Firmado: El firmante ha completado y firmado el documento.
• Rechazado: El firmante ha rechazado firmar el documento. Debe proporcionar una razón, que es recopilada por Signaturit mediante un mensaje de texto. El solicitante recibirá una notificación por correo electrónico con la razón, que también se mostrará en el visor de documentos.
• Correo rebotado: La dirección de correo electrónico del firmante puede ser incorrecta o estar experimentando problemas de entrega, lo que provoca el rechazo por parte del servidor de correo. La firma electrónica se cancela automáticamente y esta copia del documento no puede ser firmada. El solicitante recibirá una notificación por correo electrónico sobre el problema. Para resolverlo, verifica la dirección de correo electrónico y envía una nueva solicitud de firma.
• Cancelado: La solicitud de firma ha sido cancelada porque el documento fue movido a la papelera o el periodo de firma expiró. Los firmantes recibirán una notificación por correo electrónico de Signaturit.
• Error: La solicitud de firma ha fallado. Asegúrate de que el archivo no esté protegido contra escritura, que tenga páginas, que no esté dañado ni cifrado, y que no exceda el límite de tamaño de 15 MB. Intenta nuevamente con un documento válido.

Notificaciones de firma electrónica

El/La colaborador/a recibirá:

• Una notificación por correo electrónico
• Una tarea pendiente en el tablero de incio

El/La administrador/a recibirá:

• Una notificación vía correo electrónico una vez firmado el documento