La API Conectia de WoltersKluwer es necesaria para la integración (desde 13,50 €/mes).
¿Qué es a3innuva Nómina?
a3innuva Nómina es un software intuitivo basado en la nube que ayuda a las empresas a gestionar sus procesos de nómina, ahorrando tiempo y haciendo el trabajo aún más eficiente.
Al integrar a3innuva Nómina con Factorial, podrá sincronizar datos como nuevas contrataciones, despidos, ausencias, suplementos de nómina, actualizaciones de empleados/as y contratos.
5 razones para elegir a3innuva Nómina
- Protección de datos: Su información está cifrada y garantizada como segura.
- Basado en la nube: Accesible desde cualquier lugar, en cualquier momento, en cualquier dispositivo con internet.
- Gestión de tareas en masa: Maneje eficientemente nómina, seguridad social, impuestos y contratos.
- Cumplimiento normativo: Manténgase actualizado/a con los requisitos legales y evite errores de cálculo.
- Soluciones unificadas: a3innuva de Wolters Kluwer ofrece una plataforma de gestión centralizada para mejorar la productividad, eficiencia y rentabilidad.
Antes de comenzar
- La sincronización entrante está disponible solo para España (a3innuva / Wolters Kluwer).
- Debe ser activada para su empresa por Factorial — no es una configuración autoservicio. Pídale a su contacto de Soporte que la habiliten.
- Necesita tener la integración de a3innuva ya instalada y conectada.
- Los clientes pueden decidir si las nuevas contrataciones, despidos, cambios de contrato o ITs se sincronizan de a3innuva a Factorial.
Proceso de instalación
La integración con Factorial funciona a través de una API, permitiéndole hacer cambios en Factorial que afectarán a a3innuva.
Haz clic aquí para aprender más sobre la API
Paso 1 — Instalar y conectar a3innuva
- Vaya a Marketplace y abra la integración de a3innuva
- Haga clic en Instalar para la empresa
- Haga clic en Iniciar sesión en a3innuva y complete el inicio de sesión de Wolters Kluwer
La conexión es a nivel de empresa: un inicio de sesión válido de a3innuva cubre todas sus entidades legales.
Mantenga la conexión activa. Si la conexión de a3innuva expira, no se ejecutará ninguna sincronización entrante. Factorial verifica la conexión una vez al día y le advierte si su conexión no está activa. Puede reconectar en cualquier momento desde la página de configuración de a3innuva.
Paso 2 — Configurar a3innuva Nómina
- Iniciar sesión en a3innuva: Para vincular su cuenta de a3innuva Nómina, simplemente inicie sesión y seleccione el “código de cliente” deseado para conectarse sin problemas.
- Configuración de la empresa: Vincule su empresa de a3innuva con la empresa o entidades legales en Factorial.
- Configuración del centro de trabajo: Vincule sus lugares de trabajo de a3innuva con las entidades legales o grupos de empleados/as en Factorial.
- Configuración de roles: Vincule sus títulos de trabajo de a3innuva con los roles (catálogo de trabajo) en Factorial.
- Configuración de conceptos de nómina: Vincule sus conceptos de nómina de a3innuva con los conceptos de nómina en Factorial (solo se muestra si se paga por el módulo 'Compensación')
- Configuración de ausencias: Vincule sus ausencias de a3innuva con las ausencias en Factorial y habilite la bidireccionalidad de las bajas por enfermedad desde a3innuva
- Configuración de centros de costo: Vincule sus centros de costo de a3innuva con el centro de costo en Factorial.
- Configuración de nivel educativo: Vincule los niveles educativos de a3innuva con los niveles educativos de Factorial, dentro de cada una de las entidades legales de Factorial. Este paso no es obligatorio, pero le ayudará a mantener bien documentados/as a los/as empleados/as creados/as previamente después de esta configuración.
- Configuración de tipo de acuerdo: Vincule los tipos de contrato de a3innuva con los tipos de contrato de Factorial, dentro de cada una de las entidades legales de Factorial. Este paso no es obligatorio, pero le ayudará a mantener bien documentados/as a los/as empleados/as creados/as previamente después de esta configuración.
- Haga clic en Guardar
Paso 3 — Elegir la dirección de sincronización por caso de uso
En el asistente, abra el paso de Dirección de sincronización. Para cada caso de uso, elija entre Factorial → A3innuva (el predeterminado, Factorial sigue siendo la fuente de verdad) o A3innuva → Factorial (la dirección entrante, A3innuva se convierte en la fuente de verdad para ese caso de uso).
| Caso de uso | Puede configurarse a A3innuva → Factorial |
|---|---|
| Nuevas contrataciones | Sí |
| Despidos | Sí |
| Cambios de contrato | Sí |
| Incapacidad Temporal (IT) | Sí |
| Cambios personales | No — Factorial → a3innuva solamente |
| Absentismo | No — Factorial → a3innuva solamente |
| Variables de nómina | No — Factorial → a3innuva solamente |
Cada caso de uso es independiente: puede extraer nuevas contrataciones de a3innuva mientras sigue enviando despidos a ella.
Establecer un caso de uso a A3innuva → Factorial detiene la sincronización saliente para ese caso de uso. Si alguien realiza ese tipo de cambio en Factorial, la actualización no se enviará a a3innuva y Factorial mostrará "Esta actualización no se puede sincronizar con a3innuva según la dirección de sincronización configurada". Esto es intencional: solo un sistema puede ser la fuente de verdad por caso de uso.
Paso 4 — Seleccionar a los/as administradores/as a notificar
Tan pronto como al menos un caso de uso esté configurado a A3innuva → Factorial, el campo Administradores a notificar se vuelve obligatorio. Seleccione a las personas que deben recibir el informe de sincronización cuando algo falle en entrar. Solo se pueden seleccionar empleados/as con permiso para instalar integraciones a nivel de empresa, y puede elegir más de uno.
No puede finalizar el paso mientras esto esté vacío: sin destinatarios, nadie sería informado/a cuando un elemento falla en sincronizar.
Configuración de códigos de empleado a3innuva
Cuando se crean nuevas contrataciones en Factorial y se sincronizan con a3innuva, su código de empleado se rellenará automáticamente en el campo Código de empleado a3innuva dentro de su perfil en Factorial.
Para empleados/as que ya están registrados/as en ambos sistemas Factorial y a3innuva, debe ingresar el código de empleado de a3innuva para cada individuo dentro de Factorial. Este paso es necesario para habilitar la sincronización de actualizaciones al sistema a3innuva.
Para agregar el código de empleado a3innuva a Factorial
- Vaya a Organización
- Abra un Perfil de empleado
- Vaya a la pestaña Detalles personales
- Desplácese hacia abajo hasta Información de nómina
- Complete el código de empleado a3innuva
- Guardar
Sincronizando datos entre Factorial y a3innuva
Una vez que a3innuva Nómina esté integrada con Factorial, podrá sincronizar los siguientes datos:
Nuevas contrataciones
Al crear un/a nuevo/a empleado/a en Factorial, se generará una actualización de empleado dentro de Factorial, permitiéndole sincronizarla con a3innuva. Una vez sincronizado, el/la empleado/a aparecerá automáticamente en la sección Plantilla de a3innuva.
Las nuevas contrataciones se pueden sincronizar en ambas direcciones: Factorial → a3innuva o a3innuva → Factorial.
Para sincronizar nuevas contrataciones:
- Primero, cree un nuevo perfil de empleado
- Una vez hecho, navegue a Nómina → Actualizaciones de empleados/as
- Haga clic para abrir el/la nuevo/a empleado/a contratado/a
- Haga clic en Sincronizar a a3innuva y verifique si la sincronización fue exitosa
Recuerda: para tener una sincronización exitosa, todos los campos obligatorios deben estar llenos.
Para el mercado español, al importar nuevos/as empleados/as o editar contratos para entidades legales conectadas a A3innuva, los usuarios verán 8 campos de contrato en el importador:
- Código de acuerdo
- Categoría de acuerdo (clasificación)
- Categoría profesional
- Tipo de contribución
- Régimen
- Ocupación TGSS
- Ocupación CNO
- El nivel educativo y tipo de contrato → opciones proporcionadas por A3innuva
Las empresas españolas pueden manejar ediciones masivas directamente utilizando el Importador de Edición de Contratos, y los campos pueden ser importados al crear nuevos empleados/as a través del Importador de Creación de empleados/as.
Despidos
Al despedir a un/a empleado/a en Factorial, se generará una actualización de empleado dentro de Factorial, permitiéndole sincronizarla con a3innuva. Una vez sincronizado, el/la empleado/a aparecerá automáticamente en a3innuva como despedido/a.
Datos sincronizados:
- Fecha de despido
- Razón del despido
Los despidos se pueden sincronizar en ambas direcciones: Factorial → a3innuva o a3innuva → Factorial.
Para sincronizar despidos:
- Primero, despida al/la empleado/a
- Una vez hecho, navegue a Nómina → Actualizaciones de empleados/as
- Haga clic para abrir al/la empleado/a despedido/a
- Haga clic en Despedir empleado en a3innuva
Actualizaciones de empleados
Cuando actualiza a un/a cierto/a empleado/a en Factorial, se generará una actualización de empleado dentro de Factorial. Mostramos una tabla con las diferencias, permitiéndole sincronizarla con a3innuva. Una vez sincronizado, las actualizaciones de empleados/as aparecerán automáticamente en a3innuva.
Para sincronizar actualizaciones de empleados/as:
- Primero, realice una actualización dentro del perfil del/la empleado/a
- Navegue a Nómina → Actualizaciones de empleados/as
- Haga clic para abrir la incidencia de actualización del/la nuevo/a empleado/a
- Si desea, verifique las diferencias entre Factorial y a3innuva
- Haga clic en Actualizar en a3innuva
Si los datos de un/a empleado/a cambian dentro de los primeros 10 minutos después de su creación, no se generará ninguna actualización ya que el cambio se considera una corrección para la nueva contratación.
Cambios de contrato
Cuando actualiza ciertos campos de contrato en Factorial, se generará una actualización de empleado dentro de Factorial, permitiéndole sincronizarla con a3innuva. Una vez sincronizado, las actualizaciones de contrato aparecerán automáticamente en a3innuva.
Los cambios de contrato se pueden sincronizar en ambas direcciones: Factorial → a3innuva o a3innuva → Factorial.
Para sincronizar actualizaciones de contrato:
- Primero, realice una actualización dentro del contrato del/la empleado/a
- Navegue a Nómina → Actualizaciones de empleados/as
- Haga clic para abrir la incidencia de actualización de contrato nuevo
- Haga clic en Sincronizar actualizaciones en a3innuva
Absentismos y bajas (de Factorial a a3innuva)
Cuando se crea una ausencia en Factorial, se generará una actualización de empleado dentro de Factorial, permitiéndole sincronizarla con a3innuva. Una vez sincronizado, la ausencia aparecerá automáticamente en A3innuva.
Para sincronizar ausencias entre Factorial y a3innuva, primero debe incluir los tipos de ausencia de a3innuva en su política de ausencias en Factorial y configurarlos para generar una actualización de empleado.
Para incluir los tipos de ausencia de a3innuva:
- En su barra lateral, vaya a Configuración
- En la sección Tiempo, haga clic en Ausencias
- Haga clic para ver la política de ausencias
- Haga clic en Editar asignación de ausencias
- Bajo Información básica → Tipos de ausencia seleccione los tipos de ausencia de a3innuva
- Guarde los cambios
Para generar actualizaciones de empleado a partir de ausencias:
- En su barra lateral, haga clic en Nómina → Actualizaciones de empleados
- Haga clic en el icono de tres puntos en la esquina superior derecha y seleccione Configuraciones de actualizaciones 3. Habilite los tipos de ausencia de a3innuva
Es importante tener en cuenta que la ausencia solo se sincronizará con a3innuva cuando el usuario seleccione un tipo de ausencia proveniente de a3innuva. Para evitar que los/as empleados/as soliciten un tipo de ausencia que no provenga de a3innuva (uno predefinido por Factorial), desactive esos tipos de ausencia en Configuración → ausencias.
Para sincronizar ausencias:
- Primero, asegúrese de que la ausencia sea solicitada y aprobada
- Navegue a Nómina → Actualizaciones de empleados/as
- Haga clic para abrir la incidencia de ausencia
- Haga clic en Crear ausencia en a3innuva
Cuando un absentismo (vacaciones, huelga, permiso retribuido, personalizado, ausencia injustificada y suspensión de empleo no remunerada) ha sido editado en Factorial, también puede sincronizar la edición y eliminación a a3innuva, para que el software de nómina esté actualizado. Por otro lado, los cambios en ITs no pueden ser sincronizados.
La ausencia se mostrará automáticamente en a3innuva Nómina → Presencia
Bajas (de a3innuva a Factorial)
Para asegurar que los calendarios de sus empleados/as y los datos de nómina estén siempre alineados, Factorial puede importar automáticamente los registros de Incapacidad Temporal (IT) creados en a3innuva. Esto significa que cuando se registre una baja por enfermedad en a3innuva (a través de actualizaciones de instituciones públicas), aparecerá automáticamente en Factorial sin necesidad de entrada manual.
Cómo funciona la sincronización
La sincronización es un proceso proactivo que se ejecuta a diario para mantener ambas plataformas en armonía.
- Frecuencia: La sincronización se ejecuta cada noche a las 00:00h CET.
- Alcance: Factorial verifica las bajas por enfermedad nuevas o actualizadas del mes actual y del mes anterior para asegurarse de que no se pierdan cambios reportados tarde.
- Actualizaciones Automáticas: Si se edita una baja por enfermedad en a3innuva (por ejemplo, se añade una fecha de finalización), la ausencia existente en Factorial se actualizará automáticamente.
¿Qué sucede en Factorial?
Una vez que se ejecuta la sincronización y se encuentra un nuevo registro:
- Calendario del/la empleado/a: Se crea automáticamente una nueva ausencia.
- Actualización del/la empleado/a: Aparece una nueva entrada en Nómina → Actualizaciones de empleados. Estas actualizaciones contarán con un banner específico indicando que fueron Sincronizadas desde a3innuva
- Notificaciones: El/la manager de equipo del/la empleado/a y el/la supervisor/a de ausencias recibirán un correo electrónico y una notificación en su bandeja de entrada. Y los/as managers de RRHH designados/as (seleccionados/as en la configuración de la integración) recibirán un resumen diario de todos los resultados importados.
Suplementos de nómina (si usa el módulo de compensación)
Puede gestionar los suplementos de nómina para sus empleados/as en la sección de Suplementos del módulo de Nómina. Una vez que haya revisado y confirmado que todos los suplementos de los/as empleados/as son precisos:
- Haga clic en el botón Sincronizar a a3innuva
- Todos los suplementos previamente definidos en Factorial se transferirán automáticamente a a3innuva. Encontrará estos suplementos en la sección de Conceptos salariales en a3innuva.
Puede encontrar más información sobre cómo gestionar los suplementos de nómina en este artículo: Cómo gestionar los suplementos de nómina.
Para sincronizar los suplementos de nómina a a3innuva, necesita:
- Tener instalada la integración de a3nom (integración de a3nom)
- Asegurarse de la parametrización de la integración de a3nom (código de empresa, códigos de entidades legales, códigos de conceptos de nómina y código de empleado de a3nom). Para ello, vaya a Configuración > Nómina > Integraciones de nómina > a3nom
Factorial Profesionales y a3innuva Nómina
Factorial Profesionales es una herramienta de Factorial que conecta a las empresas que utilizan Factorial con contables. Proporciona un canal de comunicación directo y rápido donde las actualizaciones relacionadas con la nómina se pueden reportar fácilmente. Detecta automáticamente cambios relevantes para la nómina (por ejemplo, nuevas contrataciones, despidos, bajas por enfermedad) y notifica al contable en tiempo real.