1. ¿Qué significa el estado "rechazado" en un documento que he enviado para firmar?
El estado "rechazado" en un documento que ha enviado para firmar significa que la persona se ha negado a firmar el documento. Cuando una persona se niega, debe proporcionar un motivo a través de un mensaje de texto que recopila el sistema. El administrador recibirá una notificación por correo electrónico con el motivo, que también aparecerá en el visor de documentos.
2. ¿Cómo enviar varios documentos para firmar?
Para enviar varios documentos a firmar, siga estos pasos:
- En su barra lateral, vaya a Documentos
- Seleccione Enviar en masa
- Cargue un documento PDF
- Decida la configuración de división
- Mantener los documentos con todas sus páginas
- Dividir por páginas
- Combinar todos los documentos en uno
- Elija la carpeta de destino
- Seleccione Solicitar firma electrónica
- Destinatario: El destinatario del documento recibirá una solicitud de firma.
- Firmante adicional: Los usuarios seleccionados también recibirán una solicitud para firmar el archivo.
- Haga clic en Cargar archivo
- Una vez subido el documento, aplica filtros si es necesario, y selecciona los empleados = destinatarios
- Haga clic en Enviar a X empleados
El documento se subirá a la sección «Mis documentos» del destinatario en la carpeta definida. Se enviará un correo electrónico al empleado cada vez que se cargue un nuevo documento, y este recibirá una notificación por correo electrónico y en su Tarea pendiente.
3. ¿Cómo firmar un documento?
Para firmar un documento, debes seguir los pasos a continuación:
- Abra la notificación recibida en su panel de control que indica que se requiere una firma
- Lea las instrucciones y haga clic en Iniciar
- Firmar el documento
- Aceptar las condiciones
- Haga clic en Enviar documento
El documento que estás firmando debe estar en formato PDF y no debe estar editado ni cifrado. Asegúrate de colocar la firma dentro del cuadro provisto.
Luego de firmar y enviar el documento, su Administrador será notificado de su firma y también recibirá una confirmación vía correo electrónico.
4. ¿Es posible firmar varias páginas de un documento?
Sí, puede firmar varias páginas de un documento. Sin embargo, con nuestra firma digital avanzada, solo tiene que firmar una página. La firma digital actúa como un sello que cubre todas las páginas del documento. Para más información, visite la página de nuestro socio: Documentos - Preguntas.
Si prefiere que un usuario firme cada página, puede hacerlo a través del perfil del empleado. Esta opción solo está disponible para los archivos cargados individualmente con un único destinatario.
- En su barra lateral, diríjase a Empleados
- Seleccione el empleado al que desea solicitar una firma electrónica
- Cargue un documento PDF
- Elija la carpeta de destino (si no está ya dentro de una carpeta)
- Seleccione «Solicitar firma electrónica»
- Destinatario: El destinatario del documento recibirá una solicitud de firma
- Firmante adicional: Los usuarios seleccionados también recibirán una solicitud para firmar el archivo
- Seleccione «Configuración avanzada de firma» si desea colocar la firma
- Arrastre y suelte las tarjetas de firma donde desee que firme el destinatario y cambie su tamaño si es necesario
Puede colocar varias firmas en el mismo documento, lo que significa que el usuario puede firmar varias veces en el mismo documento.
8. Haz clic en Subir documento y solicita la firma electrónica
5. ¿Es posible decidir la ubicación de las firmas?
Sí, puede decidir dónde colocar las firmas. Esta opción está disponible a través del perfil del empleado y solo cuando se cargan archivos individuales. Estos ajustes avanzados le permiten especificar la ubicación exacta de la firma.
Para ello, siga los pasos indicados en la pregunta anterior.
6. ¿Es legal la firma electrónica Factorial?
Sí, la firma electrónica Factorial es legal. La solución de firma electrónica que ofrece Factorial se ofrece a través de Signaturit, empresa de tecnología legal acreditada como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza (QTSP). Esta empresa ofrece soluciones de firma electrónica, entrega electrónica certificada e identificación electrónica. En la Unión Europea, el reglamento eIDAS establece los requisitos mínimos para considerar válida una firma electrónica y sus efectos legales. No obstante, la validez legal de las firmas electrónicas puede variar en función del documento y está sujeta a la legislación de cada país, por lo que se recomienda consultar con su asesor legal para casos de uso específicos.
7. ¿Cuál es el tamaño máximo de un documento enviado a firmar?
El tamaño máximo de un documento que se puede enviar para firma electrónica es de 15 MB . Cualquier archivo que supere ese tamaño se guardará correctamente, pero no se solicitará firma electrónica.