Dónde encontrar documentos en masa

1. En su barra lateral, diríjase a Documentos
2. Seleccione la pestaña Distribuir archivos
3. Seleccione Recibos de salario

El flujo de recibos de salario fusionará automáticamente los recibos que pertenecen al/la empleado/a (basado en Nombre, Apellido e ID). Primero, el sistema los emparejará automáticamente. Luego, también puede emparejarlos manualmente para asegurarse de que todos los recibos de salario estén correctamente identificados y combinados.

Enviar recibos de salario a través del flujo de recibos de salario

1. Arrastre y suelte un documento PDF
2. Defina la Configuración de división
   1. Dividir por empleado: Se crearán archivos separados para cada empleado/a, conteniendo solo las páginas específicamente asignadas a ellos del documento original.
   2. Mantener el formato original: Cada archivo PDF conservará su formato de página original y será asignado a un/a empleado/a específico/a.
3. Elija las Preferencias
   1. Selector de carpeta: Recibos de salario
   2. Firmas electrónicas: Si desea solicitar firmas electrónicas, active esta función y decida si incluir firmas adicionales.
4. Haga clic en Subir archivos

5. Una vez que se haya subido el documento, verifique si se emparejó correctamente con el recibo de salario. Si no, haga clic en cambiar y asigne al/la empleado/a correcto/a.

6. Si por error subió una página equivocada, puede hacer clic en el ícono de la papelera en la parte inferior izquierda y descartar la página actual.

7. Después de asignar todos los recibos de salario al/la empleado/a correcto/a, haga clic en el botón Distribuir para distribuir todos los recibos de salario.

8. Verifique el número de recibos de salario a distribuir y haga clic en Distribuir para confirmar. Los recibos de salario se entregan en segundo plano, por lo que puede abandonar la página y volver más tarde. Cada recibo de salario aparece en la lista a medida que se entrega, con el/la empleado/a, la carpeta y la fecha en que se envió.

Enviar recibos de salario pidiendo a One

También puede pedir a One que prepare un envío de recibos de salario para usted. One solo pregunta lo que necesita y abre el envío listo para que lo revise.

1. Abra One desde cualquier página
2. Pida a One que envíe los recibos de salario del mes y adjunte el PDF con cada recibo de salario. Por ejemplo: "Quiero enviar los recibos de salario de octubre al equipo"
3. Responda a las preguntas de One:
   • Cómo dividir el archivo: Dividir por empleado/a o Mantener el formato original
   • Carpeta: confirme la carpeta donde cada empleado/a recibirá su recibo de salario
   • Firma: Sin firma, Cada empleado firma, o Cada empleado y alguien más
4. One abre el nuevo envío en Distribuir archivos con el estado Para revisar
5. Verifique el/la empleado/a asignado/a a cada página y haga clic en Distribuir

Verifica el progreso de un envío

Pida a One en cualquier momento cómo va un envío de recibos de salario. One le dirá cuántos recibos de salario se han entregado y cuántos están pendientes, con un enlace al envío.

Cómo funciona el emparejamiento de empleados

El motor de emparejamiento de recibos de salario en masa identifica a cada empleado comparando simultáneamente los siguientes tres campos:

• Nombre — tal como aparece en el perfil de Factorial del/la empleado/a.
• Apellido — tal como aparece en el perfil de Factorial del/la empleado/a.
• Número de identificación (ID) — el principal documento de identificación almacenado en la pestaña Personal del/la empleado/a bajo Documentos de identificación (por ejemplo, Número de Seguridad Social, DNI, NIE o similar).

Un recibo de salario se asigna automáticamente solo cuando:

• Los tres campos están presentes tanto en el PDF como en el perfil de Factorial del/la empleado/a.
• Los valores coinciden exactamente, sin espacios adicionales, diferencias de formato o problemas de codificación.

Solución de problemas de emparejamiento automático de empleados/sa

Si uno o más recibos de salario no se asignan automáticamente después de subir el PDF, verifique lo siguiente.

1. Verifique el documento de identificación del/la empleado/a

Vaya a:

Perfil del empleado → Personal → Documentos de identificación

Confirme que el/la empleado/a tenga al menos un documento de identificación completo (por ejemplo, Número de Seguridad Social, DNI, NIE o pasaporte).

Si este campo está vacío, el/la empleado/a no puede ser emparejado automáticamente.

Esta es la razón más común por la que solo algunos/as empleados/as se asignan correctamente mientras que otros permanecen sin asignar.

2. Compara el número de identificación

Abra el PDF del recibo de salario y localice el número de identificación del/la empleado/a.

Compárelo carácter por carácter con el valor almacenado en el perfil de Factorial del/la empleado/a.

Asegúrese de que no haya diferencias como:

• Ceros a la izquierda
• Espacios adicionales
• Diferente formato (por ejemplo, 00011 vs 11)

3. Verifique el nombre del empleado

Verifique que el Nombre y Apellido que se muestran en el PDF coincidan exactamente con los valores almacenados en Factorial.

Diferencias en cualquiera de los siguientes pueden impedir un emparejamiento:

• Acentos
• Nombres intermedios
• Apellidos dobles
• Orden de nombre invertido

4. Verifique que el PDF contenga texto seleccionable

El PDF subido debe ser basado en texto.

Cuando intenta subir un documento o enviar documentos en masa, uno de los requisitos es que el documento esté en PDF, no editable y en formato de texto.

Para saber si el PDF está en formato de texto:

• Abra el PDF.
• Intente seleccionar o copiar el nombre o número de identificación del/la empleado/a.

Si puede seleccionar palabras individuales, el PDF está basado en texto.

Si toda la página se selecciona como una sola imagen, el PDF es un documento escaneado y no puede procesarse correctamente.

También puede verificar esto abriendo:

1. Abra un documento PDF
2. Haga clic en Archivos
3. Seleccione Propiedades y fuentes: si el formato es texto, se listarán las diferentes fuentes utilizadas, de lo contrario, aparecerá un espacio en blanco.

5. Verifique problemas de codificación del PDF

Copie el número de identificación del empleado del PDF y péguelo en un editor de texto simple (por ejemplo, Bloc de notas).

Si aparecen caracteres inesperados, invisibles o corruptos, el PDF puede tener problemas de codificación.

Cómo resolver problemas de emparejamiento

Dependiendo de la causa, utilice una de las siguientes soluciones.

El documento de identificación está faltando

Pida al administrador que añada el documento de identificación del/la empleado/a:

1. Vaya a Organización → Perfil del empleado → Personal.
2. Abra Documentos de identificación.
3. Agregue el mismo número de identificación que aparece en el recibo de salario.
4. Guarde los cambios.
5. Reintente la distribución masiva de recibos de salario.

El número de identificación no coincide

Actualice el documento de identificación en Factorial para que coincida exactamente con el valor mostrado en el PDF.

Asegúrese de que no haya diferencias de formato, dígitos faltantes, ceros a la izquierda o espacios adicionales.

El PDF es un documento escaneado

Utilice un PDF generado directamente desde el software de nómina en lugar de una copia escaneada.

El PDF tiene problemas de codificación

Genere un nuevo PDF desde el software de nómina o vuelva a guardar el archivo existente usando:

Abrir → Imprimir → Guardar como PDF

Alternativamente, valide el documento utilizando software de validación PDF/A.