Die manuelle Erstellung von Schichtplänen ist oft zeitaufwändig, fehleranfällig und stressig. Manager müssen Geschäftsanforderungen mit der Einhaltung von Arbeitsrecht, vertraglichen Grenzen und der Mitarbeiterverfügbarkeit in Einklang bringen – oft ohne die richtigen Tools. Die automatische Schichtplanung , exklusiv für Enterprise-Tarife verfügbar, vereinfacht diesen Prozess, indem sie mit nur wenigen Klicks optimierte Wochenpläne erstellt.
Nur für Enterprise-Pläne verfügbar.
So konfigurieren Sie es
Die automatische Schichtplanung funktioniert in drei einfachen Schritten:
1. Planungsregeln definieren
Diese Einstellungen tragen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei der automatischen Schichtgenerierung bei. Legen Sie zunächst die Regeln im Vertrag jedes Mitarbeiters fest:
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Organisation
- Wählen Sie ein Mitarbeiterprofil
- Gehen Sie zum Abschnitt „Vertrag“ und klicken Sie auf „Bedingungen festlegen“ oder „Neue Bedingungen erstellen“.
- Legen Sie im Abschnitt „Arbeitsstunden“ die folgenden Werte fest:
- Vertragsstunden
- Maximale tägliche Arbeitszeit
- Mindestruhezeiten zwischen den Arbeitstagen (z. B. 12 Stunden in Spanien)
2. Deckungsbedarf festlegen
In diesem Schritt wird festgelegt, wie viele Personen pro Rolle während der Woche benötigt werden.
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Schichten
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Abdeckung
- Wählen Sie den entsprechenden Arbeitsplatz (z. B. Ihr Geschäft in Barcelona)
- Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um die Abdeckung zu definieren
- Wählen Sie den Datumsbereich (z. B. die ganze Woche).
- Geben Sie die Anzahl der benötigten Personen pro Rolle an (z. B. 3 Verkaufsassistenten morgens und 3 abends).
- Wählen Sie eine oder mehrere gespeicherte Schichten aus, die zu den Rollen passen
- Klicken Sie auf Speichern
Sie sehen nun die geplanten Schichten entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen – allerdings sind diese noch nicht bestimmten Mitarbeitern zugewiesen.
3. Führen Sie den Auto-Scheduler aus
In diesem Schritt werden Schichten basierend auf den von Ihnen definierten Regeln und der Besetzung zugewiesen.
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Schichten
- Klicken Sie im Abschnitt „Abdeckung“ auf die Schaltfläche „Automatisch planen“
- Es wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie Folgendes tun können:
- Wählen Sie die anzuwendenden Regeln aus
- Wählen Sie die einzubeziehenden Mitarbeiter aus (wenn Sie den Standortfilter verwenden, werden standardmäßig alle Mitarbeiter an diesem Standort ausgewählt).
- Klicken Sie auf „Ausführen“ , um den Planer zu starten
- Veröffentlichen Sie die Schichten, wenn Sie bereit sind
Überprüfen Sie den Zeitplan
Zurück in der Abdeckungsansicht sehen Sie, welche Schichten vollständig ausgelastet sind und welche noch Personal benötigen. Wenn Schichten nicht ausgelastet sind, liegt das in der Regel daran:
- Es stehen nicht genügend Mitarbeiter zur Verfügung
- Einige Einschränkungen (Regeln oder Vertragsstunden) verhindern die Zuweisung
Nehmen Sie bei Bedarf manuelle Anpassungen vor, um verbleibende Lücken zu schließen.
Tipps und bewährte Methoden
- Stellen Sie sicher, dass alle Arbeitsverträge mit den genauen vereinbarten Arbeitszeiten und Ruhezeiten aktualisiert sind.
- Überprüfen Sie regelmäßig die Abdeckung, um sie an Geschäftsspitzen oder Feiertage anzupassen.
Häufig gestellte Fragen
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Warum werden keinem Mitarbeiter Schichten zugewiesen?
Dies kann passieren, wenn nicht genügend Mitarbeiter verfügbar sind, die den definierten Regeln und Rollen entsprechen.
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Warum sind Änderungen nach der Planung nicht sichtbar?
Versuchen Sie, die Seite zu aktualisieren, wenn die neuen Schichten nicht sofort angezeigt werden.
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Was passiert, wenn für eine Schicht kein Mitarbeiter verfügbar ist?
Das System lässt die Schicht nicht zugewiesen und Sie sehen dies im Abschnitt „Abdeckung“.
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Kann ich Schichten nach ihrer Erstellung bearbeiten?
Ja, Schichten können nach Abschluss der automatischen Planung (vor der Veröffentlichung) manuell angepasst werden.