Factorial registra despesas em várias moedas e exibe tanto a moeda original da transação quanto o valor convertido na moeda base da sua empresa. Utilizamos uma taxa de câmbio média diária para calcular o valor base, portanto, pequenas diferenças em relação à taxa exata do cartão/banco são esperadas. Abaixo, você encontra o motivo pelo qual as diferenças ocorrem, como identificá-las e medidas práticas para resolvê-las.

Por que os valores podem ser diferentes

• Taxa média diária vs. taxa de câmbio do momento da transação - Factorial aplica uma taxa de câmbio média diária para o dia, enquanto o emissor do cartão ou o comerciante registra uma transação usando a taxa em tempo real no momento da liquidação. Essas duas taxas raramente correspondem exatamente.
• Taxas e margem de lucro do emissor do cartão - O valor lançado pelo seu banco pode incluir taxas de câmbio ou margem de lucro, fazendo com que o valor cobrado seja diferente do valor convertido puro.
• Liquidação ou reembolso atrasados - Uma liquidação ou reembolso tardio pode alterar o valor final cobrado no seu extrato.
• Diferenças de arredondamento - Conversões e regras de arredondamento podem diferir entre sistemas, criando lacunas em nível de centavo.
• Moeda diferente usada para liquidação - O comerciante pode apresentar uma opção de conversão de moeda ao titular do cartão (conversão dinâmica de moeda). A moeda do recibo e a moeda final de postagem podem ser diferentes.

Onde fazer check-in Factorial

• Detalhe da despesa - abra a despesa para ver document_amount (moeda original), moeda , taxa de câmbio (usada pelo Factorial ) e base_amount (valor na moeda da empresa).
• Pagamentos com cartão (titulares de cartão, gerentes, finanças) - a tabela de detalhes do cartão mostra registros de transações e geralmente inclui informações de câmbio ou sinalizadores para autorizações, transações liquidadas e reembolsos.
• Exportações / API - inclua document_amount, currency, exchange_rate e base_amount na sua exportação para verificar essas informações cuidadosamente.

Exemplo prático - como calcular e interpretar uma diferença

Suponha um recebimento de USD 100, taxa média diária Factorial = 0,91 EUR por USD e o banco cobrou € 92.

1. Cálculo do valor base Factorial :
   • valor_do_documento = 100 USD
   • taxa de câmbio (EUR por USD) = 0,91
   • valor_base = 100 * 0,91 = 91,00 EUR
2. Valor do banco/emissor no extrato:
   • taxa_bancária = 92,00 EUR
3. Diferença:
   • diferença = taxa_bancária - valor_base
   • diferença = 92,00 - 91,00 = 1,00 EUR

Resultado: uma variação cambial de 1,00 EUR a ser reconciliada. Essa variação pode ser lançada como ganho ou perda cambial no sistema contábil.

Como lidar com discrepâncias - fluxo de trabalho recomendado

1. Comparar valores
   • Exporte linhas de despesas, incluindo document_amount, currency, exchange_rate , base_amount e compare base_amount com o valor no seu extrato bancário/de cartão.
2. Decidir sobre a autoridade de publicação
   • Para reconciliação, use o valor real lançado pelo banco/cartão como valor oficial ao lançar os diários do banco/cartão. Use document_amount e exchange_rate do Factorial como informações de suporte.
3. Diferenças pós-FX
   • Se o valor base Factorial e o valor bancário forem diferentes, lance o valor bancário no razão e registre o pequeno ganho ou perda cambial na conta de câmbio de lucros e perdas apropriada.
4. Documente a decisão
   • Adicione um breve comentário sobre a despesa explicando a entrada de conciliação e faça referência à linha do extrato bancário para que os auditores vejam a justificativa.
5. Automatize sempre que possível
   • Inclua exchange_rate e base_amount em suas exportações ou feed de API. Automatize a comparação entre o base_amount Factorial e os valores do extrato bancário e crie um diário de ajuste cambial de rotina.

Dicas políticas e operacionais

• Mantenha sempre a moeda original na despesa ( document_amount e currency ), não apenas o valor convertido. Isso preserva a auditabilidade.
• Sempre que possível, prefira cartões corporativos para gastos em diferentes moedas . Isso centraliza os lançamentos e facilita a conciliação.
• Defina uma abordagem contábil consistente : registre usando o valor base Factorial e aceite pequenos lançamentos de conciliação, ou registre usando valores de extrato bancário e considere o valor base Factorial como suporte. Seja consistente e documente a escolha.
• Comunique-se com os funcionários : peça que enviem recibos na moeda original e informem se a conversão dinâmica de moeda foi oferecida pelo comerciante.
• Para IVA e impostos : as regras de conversão e as taxas permitidas variam de acordo com a jurisdição. Consulte seu consultor tributário para escolher a taxa de câmbio correta (às vezes, as autoridades fiscais exigem uma fonte e um método específicos).

Quando entrar em contato com o suporte

Entre em contato com o Suporte Factorial se:

• Os campos exchange_rate ou base_amount parecem incorretos para muitas transações na mesma data.
• As transações com cartão mostram moedas inconsistentes ou informações de câmbio ausentes.
• Você precisa de ajuda para incluir campos FX específicos em uma exportação avançada ou feed de API.

Ao entrar em contato com o Suporte, inclua um ID de despesa de exemplo, a data, a moeda e o valor do recibo, o valor base Factorial e a taxa de câmbio, e o valor lançado no extrato bancário.