Factorial enregistre les dépenses multidevises et affiche la devise de transaction d'origine et le montant converti dans la devise de base de votre entreprise. Nous utilisons un taux de change moyen quotidien pour calculer le montant de base ; de légères différences avec le taux exact de la carte/banque sont donc attendues. Vous trouverez ci-dessous les raisons de ces différences, comment les identifier et les solutions pratiques pour les résoudre.

Pourquoi les montants peuvent différer

• Taux de change moyen quotidien vs taux de change instantané : Factorial applique un taux de change moyen quotidien pour la journée, tandis que l'émetteur de la carte ou le commerçant comptabilise la transaction en utilisant le taux en temps réel au moment du règlement. Ces deux taux sont rarement identiques.
• Frais et marge de l'émetteur de la carte - Le montant affiché par votre banque peut inclure des frais de change ou une marge, ce qui fait que le montant facturé diffère du montant converti pur.
• Règlement ou remboursement différé - Un règlement ou un remboursement ultérieur peut modifier le montant final facturé sur votre relevé.
• Différences d'arrondi - Les conversions et les règles d'arrondi peuvent différer d'un système à l'autre, créant des écarts au niveau des centimes.
• Devise de règlement différente : le commerçant peut proposer au titulaire de la carte une option de conversion de devise (conversion dynamique). La devise du reçu et la devise finale peuvent différer.

Où s'enregistrer dans Factorial

• Détail des dépenses - ouvrez la dépense pour voir document_amount (devise d'origine), currency , exchange_rate (utilisé par Factorial ) et base_amount (montant dans la devise de l'entreprise).
• Paiements par carte (titulaires de carte, gestionnaires, finances) - le tableau des détails de la carte affiche les enregistrements de transaction et inclut généralement des informations FX ou des indicateurs pour les autorisations, les transactions réglées et les remboursements.
• Exportations / API - incluez document_amount, currency, exchange_rate et base_amount dans votre exportation pour vérifier ces informations en profondeur.

Exemple pratique - comment calculer et interpréter une différence

Supposons un reçu de 100 USD, un taux moyen quotidien Factorial = 0,91 EUR par USD et une banque facturée 92 €.

1. Calcul du montant de base Factorial :
   • document_amount = 100 USD
   • taux de change (EUR par USD) = 0,91
   • montant_de_base = 100 * 0,91 = 91,00 EUR
2. Montant bancaire/émetteur sur le relevé :
   • frais_bancaires = 92,00 EUR
3. Différence:
   • différence = frais_bancaires - montant_de_base
   • différence = 92,00 - 91,00 = 1,00 EUR

Résultat : un écart de change de 1,00 EUR à rapprocher. Cet écart peut être comptabilisé comme un gain ou une perte de change.

Comment gérer les écarts - flux de travail recommandé

1. Comparer les valeurs
   • Exportez les lignes de dépenses, y compris document_amount, currency, exchange_rate , base_amount et comparez base_amount au montant de votre relevé bancaire/carte.
2. Déterminer l'autorité de publication
   • Pour le rapprochement, utilisez le montant réel enregistré sur la banque/carte comme valeur de référence lors de la comptabilisation des journaux bancaires/cartes. Utilisez les informations document_amount et exchange_rate de Factorial comme informations complémentaires.
3. Différences post-FX
   • Si le montant de base Factorial et le montant bancaire diffèrent, enregistrez le montant bancaire dans le grand livre et enregistrez le petit gain ou la petite perte de change sur le compte de change P&L approprié.
4. Documenter la décision
   • Ajoutez un bref commentaire sur la dépense expliquant l'écriture de rapprochement et faites référence à la ligne du relevé bancaire, afin que les auditeurs voient la justification.
5. Automatiser là où c'est possible
   • Incluez exchange_rate et base_amount dans vos exportations ou flux API. Automatisez la comparaison entre Factorial base_amount et les montants des relevés bancaires, et créez un journal d'ajustement de change régulier.

Conseils politiques et opérationnels

• Conservez toujours la devise d'origine de la dépense ( document_amount et currency ), et non seulement le montant converti. Cela préserve la vérifiabilité.
• Privilégiez les cartes d'entreprise pour les dépenses multidevises, dans la mesure du possible. Cela centralise les écritures et facilite le rapprochement.
• Choisissez une approche comptable cohérente : comptabilisez vos comptes en utilisant le montant de base Factorial et acceptez les petits journaux de rapprochement, ou comptabilisez vos comptes en utilisant les montants des relevés bancaires et considérez le montant de base Factorial comme un support. Soyez cohérent et documentez votre choix.
• Communiquez aux employés : demandez-leur de télécharger les reçus dans la devise d'origine et de noter si la conversion dynamique de devise a été proposée par le commerçant.
• Pour la TVA et les impôts : les règles de conversion et les taux autorisés varient selon la juridiction. Consultez votre conseiller fiscal pour choisir le taux de change approprié (les autorités fiscales imposent parfois une source et une méthode spécifiques).

Quand contacter le support

Contactez le support Factorial si :

• Les champs exchange_rate ou base_amount semblent incorrects pour de nombreuses transactions à la même date.
• Les transactions par carte affichent des devises incohérentes ou des informations FX manquantes.
• Vous avez besoin d’aide pour inclure des champs FX spécifiques dans une exportation avancée ou un flux API.

Lorsque vous contactez le support, incluez un exemple d'identifiant de dépense, la date, la devise et le montant du reçu, le montant de base Factorial et le taux de change, ainsi que le montant publié sur le relevé bancaire.